Nieuws

Organisatie én service aan klanten verbeteren

Avant Accountants helpt jaarlijks een duizendtal particuliere klanten bij het doen van de belastingaangifte. Sinds kort maken die zelf online een afspraak via Reflex software, dat scheelt een duizendtal telefoontjes en een heleboel geregel aan de balie. Een volgende stap is wellicht om ook ondernemers online hun afspraken te laten maken voor het bespreken van de jaarrekening.

Lees meer

Navin Rewti, IT-Bedrijfsadviseur Avantgroep
Organisatie én service aan klanten verbeteren


Avant Accountants helpt jaarlijks een duizendtal particuliere klanten bij het doen van de belastingaangifte. Sinds kort maken die zelf online een afspraak via Reflex software, dat scheelt een duizendtal telefoontjes en een heleboel geregel aan de balie. Een volgende stap is wellicht om ook ondernemers online hun afspraken te laten maken voor het bespreken van de jaarrekening.

 

Topdrukte

Elk jaar zorgen de belastingaangiftes voor topdrukte bij Avant Accountants, een middelgrote financiële dienstverlener in IJsselstein met ongeveer 45 medewerkers. Ruim duizend particuliere klanten, evenzoveel brieven de deur uit en dus ook ruim duizend telefoontjes om een afspraak in te plannen. ‘We wilden dit proces stroomlijnen en de efficiency van de balie verhogen, maar met behoud van de service die onze klanten van ons gewend zijn’, zegt Navin Rewti, IT-bedrijfsadviseur bij Avant Accountants.

 

Real time beschikbaarheid

Uit een groot aantal leveranciers koos Avant voor Reflex afsprakensoftware. Navin Rewti: ‘Het systeem van Reflex geeft real time de beschikbaarheid van onze mensen weer. De klant kijkt als het ware in de Outlook-agenda van onze medewerkers. Dat gaat een stap verder dan veel andere online afsprakensoftware. Voor ons de belangrijkste reden voor deze keuze.’ In plaats van een brief krijgt de klant nu een email met een link om een afspraak in te plannen. Ook het eventueel aanpassen van de afspraak kan de klant zelf doen.

           

Verbeterpunten

Het aantal telefoontjes nam flink af, terwijl de agenda’s van de adviseurs wel vol liepen. ‘We hebben gemerkt dat onze klanten nog moesten wennen. Prima. Iedere afspraak die direct online gemaakt wordt, levert tijdwinst op. De klanten die toch liever bellen worden netjes geholpen,’ stelt Navin Rewti. ‘De implementatie ging niet helemaal zonder slag of stoot, maar in goede samenwerking met Reflex worden verbeterpunten opgepakt en afgehandeld. Al met al absoluut een positieve ervaring. Met dit systeem kunnen wij de organisatie en de service naar klanten verbeteren. We overwegen nu om de software ook in te zetten de afspraken met ondernemers voor het bespreken van de jaarrekening.’


Online afspraken gekoppeld aan uw eigen agenda

Voor klanten is het handig en efficiënt om online een afspraak te maken met uw bedrijf of organisatie. Uw medewerkers gebruiken een elektronische agenda (Outlook, Google Calendar of een ander programma), maar die biedt niet de mogelijkheid dat uw klanten ook daadwerkelijk kunnen zien welke tijden/dagen beschikbaar zijn. 

Lees meer

Online afspraken gekoppeld aan uw eigen agenda

Voor klanten is het handig en efficiënt om online een afspraak te maken met uw bedrijf of organisatie. Uw medewerkers gebruiken een elektronische agenda (Outlook, Google Calendar of een ander programma), maar die biedt niet de mogelijkheid dat uw klanten ook daadwerkelijk kunnen zien welke tijden/dagen beschikbaar zijn. 



Hoe het werkt

De Reflex software, die ‘in de cloud’ draait, kijkt als het ware direct in de elektronische agenda van de betrokken medewerkers om te zien welke tijden zij beschikbaar zijn. Binnen Reflex stelt u in wanneer u beschikbaar bent voor online afspraken. Als u binnen de ingestelde tijden in Outlook andere afspraken inplant, bijvoorbeeld een bezoek aan de tandarts, dan kan gedurende die tijden geen online afspraak worden ingepland. Dit werkt voor Outlook, Google Calendar en andere agenda-software

Veiligheid en privacy

De koppeling voldoet aan de hoogste privacy-veiligheidseisen. Reflex ziet niet waarvoor u afspraken plant maar vertaalt uw Outlook afspraken als non-beschikbaarheid voor de online afspraken. Bekijk ook onze veiligheidspolicy

Op een soortgelijke manier heeft Reflex voor haar pakket Booking voor verhuurders van vakantiehuizen een directe link met de bekende website Booking.com gerealiseerd, zodat dubbele boekingen (via Booking.com en het eigen systeem of de website van de verhuurder) worden voorkomen.


Mobiel vergaderzaal reserveren

Een vergaderzaal boeken kan nu nog gemakkelijker, via een smart phone of tablet, met de mobiele versie van Reflex RoomManager software. Deze software is eenvoudiger dan bestaande facilitaire systemen en biedt tal van extra mogelijkheden. 

 

Lees meer

Mobiel vergaderzaal reserveren

Een vergaderzaal boeken kan nu nog gemakkelijker, via een smart phone of tablet, met de mobiele versie van Reflex RoomManager software. Deze software is eenvoudiger dan bestaande facilitaire systemen en biedt tal van extra mogelijkheden. 

Bespaart tijd

‘Onze medewerkers boeken zelf een vergaderzaal via het internet. Dit bespaart hen en de mensen van facilitair management veel tijd,’ zegt Carl van Leemput van Voka, het Vlaams netwerk van ondernemingen dat nauw samenwerkt met de Belgische Kamer van Koophandel. Voka is een van de gebruikers van Reflex Facility, een online reserveringssysteem voor vergaderzalen.

Bezettingsgraad

Reflex RoomManager is makkelijk in gebruik en geeft direct antwoord op vragen zoals: Wie heeft de reserveringen gewijzigd? Wat is de bezettingsgraad? Welke zaal wordt het meest gebruikt? Hoe kan ik de vergaderkosten op de juiste manier doorberekenen? Een flexibele module biedt de mogelijkheid om te bepalen wie reserveringen kan maken in het systeem, en wie eventueel goedkeuring moet geven of wijzigingen mag aanbrengen. Er kan ook ook welkomsscherm aan gekoppeld worden.

In de cloud

De software werkt ‘in de cloud’, zodat Reflex op eenvoudige wijze voor onderhoud en updates kan zorgen. Inmiddels is Reflex RoomManager volledig geschikt gemaakt voor mobiel internet, zodat een vergaderzaal boeken nu ook via tablet of smart phone kan. Ook voor andere Reflex software zijn mobiele versies ontwikkeld. 


Tien tips voor verbeterde verhuur van vakantiewoningen

Op zoek naar extra boekingen of interesse in het verhogen van de kwaliteit? Samen met topondernemers van diverse verhuurorganisaties in Nederland heeft ‘Reflex online software’ een lijst gemaakt met verhuurtips voor recreatiebedrijven. De tips zijn gerangschikt naar voor, tijdens en na de klantreis.

Lees meer

Tien tips voor verbeterde verhuur van vakantiewoningen

Op zoek naar extra boekingen of interesse in het verhogen van de kwaliteit? Samen met topondernemers van diverse verhuurorganisaties in Nederland heeft ‘Reflex online software’ een lijst gemaakt met verhuurtips voor recreatiebedrijven. De tips zijn gerangschikt naar voor, tijdens en na de klantreis.

Gebruik ook mooie foto’s van de omgeving

Voor het verblijf;

Tip 1: Gebruik mooie foto’s van vakantiehuis en omgeving

Veel mensen zijn visueel ingesteld en bekijken direct de foto’s van het vakantiehuis. Besteed daarom extra aandacht aan het goed in beeld brengen van uw accommodaties. Denk er bijvoorbeeld aan om foto’s te maken bij mooi weer of zet ook leuke plekjes uit de omgeving erop. En waarom niet foto’s gebruiken waar ook mensen op staan?

Tip 2: Verzin een leuke naam

Het klinkt misschien een beetje raar maar het blijkt dat vakantiehuizen die een naam hebben vaker worden geboekt dan vakantiehuizen zonder een naam. Dus wordt er nu gewerkt met nummers of categorieën, verzin leuke passende namen en meet het resultaat.

Tip 3: Verleid gasten met gratis gebruik van faciliteiten

Denk aan sporten of zwemmen op een park of bijvoorbeeld gratis gebruik van WiFi tijdens het verblijf. Zal zeer zeker worden gewaardeerd door uw gasten en misschien een goede reden om het geven van kortingen te voorkomen.

Tip 4: Blijf touroperators op de huid zitten

Werkt u met touroperators die aanbod namens u in de markt zetten? Blijf dan met ze in contact over de verwachtingen en resultaten. Het is uiteraard niet erg om commissie te betalen als er een goed resultaat tegenover staat.


Tijdens het verblijf;


Tip 5: Doe meer dan beloofd.

Huurders houden ervan als ze verrast worden op een leuke manier. Dus een gevulde fruitschaal, een pot met snoepjes of een klein flesje wijn kan al de opmaat zijn naar een geslaagde vakantie.

Tip 6: Superschoon opleveren






In het algemeen gaan ontzettend veel klachten van reizigers over het feit dat een verblijf niet schoon is. Omdat dit relatief eenvoudig is te voorkomen, is dat natuurlijk eeuwig zonde als daar al ontevredenheid ontstaat. Zeker omdat het vaak gelijk aan het begin van de vakantie is. Dus let erop dat de accommodaties altijd superschoon worden opgeleverd en voorkom teleurstellingen.

Tip 7: Persoonlijke tips en suggesties werken goed

U kent alle verhalen van andere gasten en komt zelf ook regelmatig in de omgeving. Dus bent u voor uw huurders de plaatselijke expert. Deel die informatie over gezellige restaurants of leuke activiteiten in de buurt. Gasten waarderen dit.

Na het verblijf;

Tip 8: Wees attent en informatief

Dit kan op vele manieren, maar enkele voorbeelden zijn het versturen van een digitale verjaardagskaart of een leuke nieuwsbrief met activiteiten in de aankomende vakantieperiode. De huurder verwacht dit niet en zal het daarom extra waarderen.

Tip 9: Koester terugkerende gasten

Vaste (jaarlijks) terugkerende gasten worden vaak onvoldoende gewaardeerd. En dat is zonde, want die zorgen voor een vaste stroom van inkomsten. Mis niet langer deze huuromzet en verzin een passende (korting)actie. Ook leuk, verloot een weekendje weg met een prijsvraag. Of zeg het ze gewoon natuurlijk.

Tip 10: Vraag reviews van elke gast

Vertrouwen is ontzettend belangrijk bij het maken van een keuze voor een vakantieverblijf. Dit vertrouwen wordt steeds vaker gezocht door wat andere gasten ervan vinden. Probeer dus in alle gevallen reviews te vragen van uw gasten over het verblijf. En vraag of u een leuke recensie mag gebruiken op uw website bijvoorbeeld. Zijn de reviews minder positief? Dan geeft dit vaak goede aanwijzingen hoe de kwaliteit te verbeteren valt.


Reviews via enquête-tool Reflex Booking

Reviews van uw gasten worden steeds belangrijker als schakel om mogelijke klanten te informeren en te verleiden. De online enquête-tool van Reflex Booking is nu direct geïntegreerd in het programma. Met één klik heeft u online inzicht in de resultaten van de ingevulde enquêtes.

Lees meer

Reviews via enquête-tool Reflex Booking

Reviews van uw gasten worden steeds belangrijker als schakel om mogelijke klanten te informeren en te verleiden. De online enquête-tool van Reflex Booking is nu direct geïntegreerd in het programma. Met één klik heeft u online inzicht in de resultaten van de ingevulde enquêtes.


De resultaten worden op een duidelijke en inzichtelijke manier gepresenteerd in de vorm van cockpit-schermen en een zogenaamde tag cloud met trefwoorden. U ziet de resultaten in één oogopslag en kunt meteen de gewenste acties ondernemen.

 

 

ReflexQ kan worden gekoppeld aan Reflex Appointment en Reflex Booking, de afspraken- en verhuursoftware. Automatisch, per e-mail, kan de klant gevraagd worden naar de mening over de door uw bedrijf verleende service. Het moment en de frequentie van die email kunt u zelf instellen.

 


Directe koppeling met @Leisure

De Reflex Channel Manager uitgebreid met een directe koppeling naar @Leisure en de tot deze groep behorende boekingssites zoals onder andere Bellvilla, AanZee, Casamundo.

Lees meer

Directe koppeling met @Leisure

De Reflex Booking Channel Manager is uitgebreid met een directe koppeling naar @Leisure. Hierdoor is het nu mogelijk om rechtstreeks te koppelen met de boekingssites die horen bij de @Leisure groep, zoals BelvillaAanzeeCasamundoTopic Travel, VillaXLEurorelais en Ardennes Relais.





De @Leisure Group

De @Leisure Group is één van de belangrijkste spelers op de Europese online markt van accommodatieverhuur, zoals vakantiehuizen, vakantieparken en hotels. Zowel in de Benelux als in Duitsland heeft @Leisure een leidende positie op de online reismarkt.


ReflexBooking Channel Manager

Als eerste introduceerde Reflex Booking al een koppeling met Booking.com. Inmiddels biedt het programma een volledige integratie met Booking.com, Villas.com en Fijn op Vakantie, zowel wat beschikbaarheid, prijzen als reserveringen.

Bekijk het  totaaloverzicht van boekingssites 


Handige nieuwe applicatie: Mijn Reserveringen

Reflex heeft een handige en leuke applicatie toegevoegd aan het pakket Reflex Booking. Gasten hebben voortaan de extra mogelijkheid ‘Mijn Reservering’. In de gebruikelijke emailbevestiging na een reservering is nu een link opgenomen waarmee de betreffende gast rechtstreeks zijn persoonlijke pagina kan bezoeken.

Lees meer

Handige nieuwe applicatie: Mijn Reserveringen

Reflex heeft een handige en leuke applicatie toegevoegd aan het pakket Reflex Booking. Gasten hebben voortaan de extra mogelijkheid ‘Mijn Reservering’. In de gebruikelijke emailbevestiging na een reservering is nu een link opgenomen waarmee de betreffende gast rechtstreeks zijn persoonlijke pagina kan bezoeken.

 



Naast foto’s en beschrijvingen van de geboekte accommodatie kan hij daar de gegevens van de gemaakte reservering terugvinden en zelf de betalingen online regelen. Handig voor zowel gast als verhuurder, want dat scheelt tijd bij het invoeren, controleren en administreren van gegevens. De optie Mijn Reservering werkt zowel via pc als mobiel via tablet of smartphone.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Bob van der Plas.


IT Building en Reflex ontwikkelen reserveringssysteem voor vervoermiddelen

Via een app op je smartphone, tablet of computer reserveer je een fiets, scooter of auto voor je dienstreis. Vanaf elke gewenste plek, op ieder tijdstip. Met je personeelspasje open je vervolgens een sleutelkast en kun je de sleutel voor het betreffende vervoermiddel meenemen. Bij terugkeer hang je de sleutel weer in de kast. Zo werkt het nieuwe online reserveringssysteem ‘Sleutel tot besparen’ dat is ontwikkeld door IT Building in Apeldoorn en Reflex in Culemborg. Als eerste werkt de gemeente Apeldoorn inmiddels met dit systeem.

Lees meer

IT Building en Reflex ontwikkelen reserveringssysteem vervoermiddelen



Sleutel tot besparen

Via een app op je smartphone, tablet of computer reserveer je een fiets, scooter of auto voor je dienstreis. Vanaf elke gewenste plek, op ieder tijdstip. Met je personeelspasje open je vervolgens een sleutelkast en kun je de sleutel voor het betreffende vervoermiddel meenemen. Bij terugkeer hang je de sleutel weer in de kast. Zo werkt het nieuwe online reserveringssysteem ‘Sleutel tot besparen’ dat is ontwikkeld door IT Building in Apeldoorn en Reflex in Culemborg. Als eerste werkt de gemeente Apeldoorn inmiddels met dit systeem.

Registratie van gebruik

Het systeem toont de beschikbare vervoermiddelen, stuurt de betreffende medewerker per email een bevestiging van zijn of haar keuze, zorgt voor onbemande uitgifte (en inname) van de sleutel en registreert automatisch het gebruik. De kern bestaat uit het reserveringssysteem van Reflex, dat al bekendheid geniet als afsprakensysteem of als reserveringssysteem voor vergaderruimten. De sleuteluitgifte en -inname vindt plaats vanuit elektronische onbemande sleutelkasten van Deister. IT Building heeft ervoor gezorgd dat de verschillende componenten met elkaar communiceren.

 

 


Bezettingsgraad

Het systeem kan op maat worden gebouwd en is flexibel, ongeacht het aantal gebruikers, de aantallen en typen voertuigen en het aantal uitgiftelocaties. De gemeente Apeldoorn ging in januari 2016 van start met 160 gebruikers die veertig fietsen, tien e-bikes, tien elektrische scooters en vierendertig auto’s (deels elektrisch, deels op benzine) ter beschikking kregen. In de eerste maanden was de bezettingsgraad van de voertuigen rond zestig procent. In maart kregen nog eens enkele honderden medewerkers toegang tot het systeem.

Gemeentelijk projectleider Hans Kemper: ‘Als gemeente hebben we een voorbeeldfunctie in duurzaam vervoer. Daarom hebben we besloten fietsen, e-bikes, elektrische scooters en auto’s uit de zuinigste categorieën aan te schaffen voor onze zakelijke vervoersbehoefte.’

Bedrijfsvoering

Het systeem kan bepalen welke medewerkers autorisatie krijgen om van het voertuigenpark gebruik te maken. En bij de gemeente Apeldoorn geldt bij het reserveren de volgende prioritering: fiets; e-bike; scooter; openbaar vervoer; auto. De gemeente Apeldoorn overweegt overigens om ook ov-chipcards aan het systeem toe te voegen.

De auto’s zijn om belastingtechnische redenen voorzien van een gps-volgsysteem. Met bijkomend effect dat bekeuringen en onverhoopt privégebruik traceerbaar worden. Unitleider technische ondersteuning Wilbrand Oonk: ‘Belangrijker is dat het totale systeem inzichtelijk maakt hoe onze organisatie omgaat met mobiliteit. Nu al is merkbaar dat medewerkers individueel scherpere keuzes maken als het gaat om het combineren van ritten. Het leidt tot betere planning en effectiever werken. Dat is goed voor het milieu, maar ook goed voor de bedrijfsvoering van de gemeente.’


Meer informatie: www.desleuteltotbesparen.nl

 


Big Data; 6% boekt binnen twee dagen voor vertrek

Dankzij de digitalisering is het nu nog gemakkelijker om in kaart te brengen hoe vakantiegangers tot hun reserveringen komen. Reflex Booking, online boeking- en reserveringssysteem voor accommodatieverhuurders, analyseerde de verzamelde data van 175.000 boekingen. Deze boekingen, gerealiseerd door meer dan 200 Reflex gebruikende verhuurorganisaties, laten een aantal trends zien.

Lees meer

Big Data: 6% boekt zelfs binnen twee dagen voor vertrek

Dankzij de digitalisering is het nu nog gemakkelijker om in kaart te brengen hoe vakantiegangers tot hun reserveringen komen. Reflex Booking, online boeking- en reserveringssysteem voor accommodatieverhuurders, analyseerde de verzamelde data van 175.000 boekingen. Deze boekingen, gerealiseerd door meer dan 200 Reflex gebruikende verhuurorganisaties, laten een aantal trends zien.

Big data

Dankzij alle data die wordt verzameld als gasten hun vakantie of dagje uit boeken, krijgen we een steeds completer beeld van hoe zij tot hun reservering zijn gekomen.

Deze gegevens tezamen worden Big Data genoemd. De data kunnen variëren van de tijdstippen waarop boekingen worden gemaakt en het type apparaat dat gebruikt wordt  tot de tijd die men op de website door brengt. Van een enkele bezoeker zegt dit niet veel, maar wanneer (anonieme) data van grote groepen worden verzameld, laten data interessante patronen en trends zien. Deze zogenaamde Big Data leveren accommodatieverhuurders interessante inzichten op die zij kunnen gebruiken om marketingactiviteiten te plannen, hun online presentatie te verbeteren en de uiteindelijke boeking te realiseren.

Website doorslaggevend bij reservering

Gasten gaan in toenemende mate soepeler om met hun vakantie. Uit de geanalyseerde data blijkt dat boekingen voor een accommodatie heel kort van te voren worden gedaan.



Een kwart van de gasten boekt twee weken voor vertrek. Ruim 15% van de reizigers reserveert binnen een week van hun aankomstdatum. 6% boekt zelfs binnen twee dagen voor vertrek. Ook het grootste deel van de boekingen voor het afgelopen paasweekend werden slechts 7 dagen voor vertrek gemaakt.





Voor vakantiegangers is inzicht in actuele beschikbaarheid van de accommodatie op moment van boeking doorslaggevend. Meer dan ooit is de toegankelijkheid van de website van de accommodatieverhuurder van belang bij het tot stand komen van de reservering.

Boeken vanaf de bank

In de data die Reflex Online heeft verzameld en geanalyseerd is duidelijk waarneembaar dat de meeste boekingen ’s avonds tussen 19.00 en 23.00 worden gemaakt. Maar liefst 33,7 procent van alle boekingen werd ’s avonds gemaakt, steeds vaker op een mobiel apparaat.  



Aanstaande vakantiegangers oriënteren zich, na een drukke werkdag het liefst vanaf de bank, op hun ideale vakantiebestemming.  Dat wetende, is het voor iedere  accommodatieverhuurder natuurlijk interessant om ervan verzekerd te zijn dat gasten  zo gemakkelijk mogelijk de reservering kunnen doen via de website. Het merendeel van de gasten wil graag alles op de website kunnen vinden. Vooraf bellen of mailen over zaken als handdoekenpakket of kinderbed of zelfs beschikbaarheid is niet meer van deze tijd.

Juli en augustus ook hoogseizoen online

De zomermaanden juli en augustus zijn niet alleen hoogseizoen op het park, ook op de website zijn dan de meeste bezoekers. De maanden januari, juli en augustus zijn de drie maanden van het jaar waarin de meeste vakanties worden vastgelegd.



Juist op de momenten dat de accommodatieverhuurder al heel druk is met de gasten die al op het park zijn,  is het plezierig dat de gasten die de website bezoeken om te boeken dit zonder tussenkomst van een medewerker kunnen doen. Op deze manier hebben verhuurders de handen vrij om gasten persoonlijk  en met een glimlach te ontvangen.


Reflex RoomManager en Active Directory


‘Als mensen op onze site zijn, hoeven ze niet opnieuw in te loggen voor een reservering. Zo’n systeem met een Active Directory wilden we graag. Reflex voorziet daarin en is ook op andere punten gebruiksvriendelijk, zowel aan de voorkant - voor de gebruiker – als aan de achterkant – voor ons als IT-afdeling.’ Dat zegt Claudia Musters, applicatiebeheerder bij de grote Brabantse zorgorganisatie Thebe. Als alles goed gaat, heeft Thebe het nieuwe reserveringssysteem half juni in de lucht.

Lees meer

Reflex erg gebruiksvriendelijk aan de voor- en achterkant


‘Als mensen op onze site zijn, hoeven ze niet opnieuw in te loggen voor een reservering. Zo’n systeem met een Active Directory wilden we graag. Reflex voorziet daarin en is ook op andere punten gebruiksvriendelijk, zowel aan de voorkant - voor de gebruiker – als aan de achterkant – voor ons als IT-afdeling.’ Dat zegt Claudia Musters, applicatiebeheerder bij de grote Brabantse zorgorganisatie Thebe. Als alles goed gaat, heeft Thebe het nieuwe reserveringssysteem half juni in de lucht.


Flink gegroeid

Thebe biedt kraamzorg, thuiszorg en zorg in 24 woonzorgcentra is West- en Midden-Brabant. Met ongeveer 5000 medewerkers is het een van de grotere zorgorganisaties in het land. De wortels van Thebe liggen bij het Wit-Gele Kruis, een kruisvereniging op het gebied van zieken- en gezondheidszorg, die in 1919 is opgericht. Vooral door fusies is de organisatie in de afgelopen tien jaar flink gegroeid, zowel in omvang als in de breedte van het pakket aan dienstverlening.


Upgrade naar beter systeem

‘Bij ons gaat het om zo’n 40.000 reserveringen per jaar, van ruimtes tot rolstoelbussen en van een beamer tot een plek in een kapsalon,’ zegt Claudia Muster, ‎IT-er bij Thebe als applicatie beheerder. ‘De module voor reserveringen die we hadden, voldeed in principe. Maar met de overgang naar een nieuw intranet was het tijd voor een upgrade naar een beter systeem.’ De keuze viel op Reflex, met name vanwege het gemak van ‘the cloud’ en vooral de ingebouwde ADFS-koppeling (Active Directory Federation Services). Door een slimme manier van beveiliging hoeven gebruikers daarbij maar één keer in te loggen op een site en kunnen ze daarna ook de reserveringen doen zonder opnieuw te hoeven verifiëren.


Zelf inregelen

Claudia Musters: ‘Reflex is erg gebruiksvriendelijk. Voor de gebruiker, maar ook voor ons aan de achterkant. We konden een heleboel zelf inregelen. Waarbij de samenwerking met Reflex overigens prima is verlopen, in goed overleg hebben we samen de puntjes op de i gezet.’ Thebe kiest ervoor om het reserveren van ruimtes, beamers en laptops via het nieuwe systeem te laten lopen. ‘Dat omvat verreweg het grootste deel van de reserveringen. Voor de overige producten en diensten hebben we een andere oplossing.’ Na het inregelen en het testen worden momenteel de reserveringen in het oude systeem overgezet in het nieuwe systeem, dat half juni van start gaat.


Verhuur rondom Gardameer

“Wat bijzonder is, is dat een werkmethode waar men bij Italsol al 30 jaar bedrijf breed mee werkte in één jaar tijd vervangen is. Het boek waarin we boekingen en wijzigingen bijhouden is zo goed als verdwenen”, zegt Henriëtte Gerlsma, mede-eigenaar van Italsol. Het online boeking- en reserveringssysteem Reflex Booking maakte het leven van de medewerkers van deze verhuurorganisatie een stuk eenvoudiger.

Lees meer

Italsol richt  op de verhuur van vakantiewoningen en stacaravans rondom het Gardameer

“Wat bijzonder is, is dat een werkmethode waar men bij Italsol al 30 jaar bedrijf breed mee werkte in één jaar tijd vervangen is. Het boek waarin we boekingen en wijzigingen bijhouden is zo goed als verdwenen”, zegt Henriëtte Gerlsma, mede-eigenaar van Italsol. Het online boeking- en reserveringssysteem Reflex Booking maakte het leven van de medewerkers van deze verhuurorganisatie een stuk eenvoudiger.



Voor verhuurders tot 100 accommodaties heeft Reflex gewoon heel veel te bieden
Henriëtte Gerlsma                          
eigenaar van Italsol.com

Italsol richt zich specifiek op de verhuur van vakantiewoningen en stacaravans rondom het Gardameer. Henriëtte Gerlsma is sinds januari 2016 eigenaar van Italsol en implementeerde Reflex Booking in haar organisatie. “Als je echt specifiek naar ons als Italsol kijkt, is het heel fijn dat er meerdere locaties en accommodaties in één reserveringssysteem zitten”, geeft Henriëtte aan. “Het hoeft niet altijd op één park te zijn en dan werkt het nog altijd goed. Daarnaast vind ik het ook belangrijk dat mensen op een website in drie stappen kunnen boeken. Het moet snel en duidelijk zijn en mensen moeten weten wat ze moeten doen. Het is ook fijn dat er verschillende koppelingen zijn met andere verhuur websites. De koppeling met Booking.com loopt goed en eenvoudig”, aldus Henriëtte.


 

Henriëtte vindt flexibiliteit enorm belangrijk in een boeking- en reserveringssysteem. “Een belangrijk ding is dat Reflex Booking een internetapplicatie is. Zodat je dus op je telefoon, je iPad en overal waar je maar bent je werk kan doen. Anders moet je per werkstation een licentie kopen. Of er nu twee of twintig mensen met Reflex werken, de prijs blijft hetzelfde. Dat is, zeker in deze tijd met flexibel werken, gewoon essentieel”, zegt Henriëtte Gerlsma.

Over de samenwerking met Reflex Booking zegt Henriëtte het volgende: “Ver-schrik-ke-lijk! Nee, haha. Er is ruimte om af en toe eens nieuwe dingen te vragen of neer te leggen en er wordt snel geschakeld. Zoals koppelingen met bepaalde verhuurorganisaties.”

Voor de schaalgrootte van haar organisatie is een dergelijk boeking- en reserveringssysteem een uitkomst. “Als je nu duizenden woningen in de verhuur hebt, zijn er enorm veel partijen geschikt. Maar als je er bijvoorbeeld 100 of minder hebt, dan zijn die veel te duur en veel te complex. Voor die categorie heeft Reflex gewoon veel te bieden en is de prijs/kwaliteitverhouding erg goed”, sluit Henriëtte haar verhaal af.


Meer tijd over met afsprakensoftware in het onderwijs

Hoeveel keer per dag worden uw medewerkers geraadpleegd om een afspraak in te plannen? Studenten maken afspraken met hun studieadviseur, docent of andere medewerker of schrijven zich in voor (gast)lessen, werkgroepen of cursussen. Tientallen keren per dag per faculteit is geen uitzondering. Daarom kiezen verschillende Universiteiten en Hogescholen nu voor de afsprakensoftware van Reflex Appointment XL, want dat neemt hen veel werk uit handen.

Lees meer

Meer tijd over met afsprakensoftware in het onderwijs

Hoeveel keer per dag worden uw medewerkers geraadpleegd om een afspraak in te plannen? Studenten maken afspraken met hun studieadviseur, docent of andere medewerker. Of schrijven zich in voor (gast)lessen, werkgroepen of cursussen. Dat doen zij vaak aan de balie van het secretariaat, of telefonisch of per mail direct met de desbetreffende medewerker. Tientallen keren per dag per faculteit is geen uitzondering. Daarom kiezen verschillende Universiteiten en Hogescholen nu voor de afsprakensoftware van Reflex Appointment XL, want dat neemt hen veel werk uit handen.

 

Afspraken komen nu binnen per mail, telefonisch of via de balie. Lastig om dan het overzicht te behouden en alle afspraken goed in te plannen. Met Reflex Appointment XL maken uw studenten en medewerkers online afspraken met elkaar. Zo heeft u minder vragen aan secretariaten of informatiebalies, wat uw medewerkers enorm veel werk uit handen neemt. Dat levert hen tijd op, die aan andere zaken kan worden besteed.



Weet u wanneer al uw medewerkers beschikbaar zijn? Zo niet, dan werkt dit dubbele afspraken en bijkomende frustraties in de hand. Met Reflex Appointment XL worden tijdsloten direct geblokkeerd en ingepland in de (Outlook)agenda van de betreffende medewerker en degene die de afspraak maakt. Nu zijn dubbele afspraken niet langer mogelijk en voorkomen we onnodige misverstanden en tijdsverlies.

 

Reflex Appointment XL maakt gebruik van zogenaamde single sign-on (SSO) oplossingen, waarbij de Veiligheid van Persoonsgegevens voorop staat. Zo voeren wij jaarlijks penetratietesten uit. Alle verzamelde data blijven binnen Europa. Overheidsdiensten zoals DUO en de Kamer van Koophandel Nederland maken gebruik van onze software. Uw data en die van uw studenten is met Reflex Appointment XL dus goed verzekerd.

 

Veel Universiteiten en Hogescholen werken al met Reflex Appointment XL. Vraag het maar eens aan uw collega’s van de Universiteit van Amsterdam, Hogeschool Amsterdam, Radboud Universiteit Nijmegen,  Erasmus Universiteit Rotterdam, Universiteit Maastricht of de Technische Universiteit Eindhoven.

 

Bent u geïnteresseerd in de mogelijkheden? Wij bieden u een gratis online demonstratie aan, zodat u de functionaliteit kunt leren kennen. Leuk detail: u plant de demo direct met onze afsprakensoftware in.

 


Nieuw Short Stay-hotel vanaf dag één volgeboekt

“Onlangs kozen meerdere vernieuwende verhuurconcepten voor Reflex Booking om reserveringen van hun accommodaties af te handelen. Vernieuwende concepten omdat ze een combinatie maken tussen shortstay en longstay, opgezet door creatieve ondernemers, met plannen die tot de verbeelding spreken. Mede dankzij Reflex Booking vertalen zij deze plannen nu naar een stabiele inkomstenstroom”, vertelt Bob van der Plas, manager van Reflex Booking.

Lees meer

Nieuw Short Stay-hotel vanaf dag één helemaal volgeboekt

 

De tijd van Excelletjes is in Nederland inmiddels wel voorbij. Om reserveringen af te handelen kiezen ondernemers voor gespecialiseerde reserveringssoftware. Een fundamentele keuze, die mede het succes van de onderneming bepaalt. Want hoe zet je als ondernemer je mooie plannen om in opbrengsten en hoge bezettingsgraden?





“Onlangs kozen meerdere vernieuwende verhuurconcepten voor Reflex Booking om reserveringen van hun accommodaties af te handelen. Vernieuwende concepten omdat ze een combinatie maken tussen shortstay en longstay, opgezet door creatieve ondernemers, met plannen die tot de verbeelding spreken. Mede dankzij Reflex Booking vertalen zij deze plannen nu naar een stabiele inkomstenstroom”, vertelt Bob van der Plas, manager van Reflex Booking.

Eén van deze concepten is Hotel Jansen: een all-inclusive Short Stay-hotel in Amsterdam. Zij bieden studenten, trainees en young professionals gezellige en comfortabele accommodaties. “We zijn de ideale landingsplek voor jong talent dat voor korte tijd naar Amsterdam komt. Onze gasten maken vanuit ons hotel, dat niet bedoeld is voor toeristen, kennis met Amsterdam en stappen direct in op een levendige community”, vertelt Loek van Doorn, mede-eigenaar van Hotel Jansen, enthousiast.



Het hotel bestaat uit 143 shortstay rooms, 23 hotelrooms en 5 clubrooms. Niet misselijk om mee te starten. Leegstand is immers dodelijk voor een concept wat het voornamelijk van langdurige boekingen moet hebben. Vanaf dag één zit het hotel helemaal vol en dat is zo gebleven. “Het gaat goed! Inmiddels zijn we zelfs al op zoek naar een broertje of zusje van Hotel Jansen. Mede dankzij onze keuze voor Reflex Booking gaan wij flexibel en efficiënt met onze accommodatie om. Dat leidt logischerwijs tot hogere bezettingsgraden. Daarnaast hebben we intensieve samenwerkingen met verschillende partners zoals universiteiten en toonaangevende bedrijven uit de regio”, geeft Van Doorn aan.





“Zonder een goed idee, creativiteit en heel veel doorzettingsvermogen wordt een project nooit succesvol. Ik vind het geweldig en inspirerend om van dichtbij mee te maken hoe zo’n idee langzaam werkelijkheid wordt. Dat wij daar met onze software een steentje aan bij hebben mogen dragen maakt het werk zo leuk”, aldus Bob van der Plas.



Reflex Booking is het leidende online boeking- en reserveringssysteem voor vakantie- en bungalowparken en verhuurders van huizen, vakantievilla’s en appartementen. Daarnaast biedt Reflex Booking integrale oplossingen voor de verhuur van short stay en long stay accommodaties en appartementen.