Klanten Avant Accountants plannen online afspraak voor aangifte Inkomstenbelasting

Klanten van Avant Accountants, financieel dienstverlener uit Oudewater en onderdeel van de Avant groep,  kunnen sinds kort online een afspraak inplannen voor het maken van de aangifte Inkomstenbelasting. Hiervoor heeft Avant Accountant gekozen voor de afsprakensoftware van Reflex Online. De Avant groep geeft ondernemers, zoals zij zelf stelt,  financiële energie. Met ruim vijftig medewerkers leveren zij met hun kennis en ervaring klanten financiële services zoals bijvoorbeeld ondernemersadvies, pensioenadvies en HR advies. Om klanten zo goed mogelijk van dienst te zijn, wordt er altijd gekeken hoe zaken efficiënter kunnen.

Aangifteseizoen, topdrukte

Naast voornamelijk zakelijke klanten, hebben we ook zo’n 1.000 particuliere klanten die we ondersteunen bij het doen van de aangifte Inkomstenbelasting. Voorheen verstuurden we duizend brieven met daarin het verzoek om een afspraak met ons in te plannen. Dit had tot gevolg dat we 1000 telefoontjes kregen om deze afspraken in te plannen. Je kunt je enigszins voorstellen wat een drukte dit betekent voor onze baliemedewerkers”, vertelt Navin Rewti, IT Bedrijfsadviseur bij de Avant groep.

“We hebben gekeken hoe we dit proces konden stroomlijnen om de efficiency van het secretariaat te vergroten. Al snel werd duidelijk dat we een deel van dit proces moesten gaan automatiseren, maar met behoud van de service die onze klanten van ons gewend zijn”, gaat Rewti verder.

Op zoek naar de juiste software

We startten een zoektocht naar de juiste software om ons te ondersteunen bij het inplannen van de afspraken voor de belastingaangifte. Een groot aantal leveranciers werd onder de loep genomen, maar Reflex bleek de meest geschikte partner te zijn. Alle klanten van Avant Accountants die geholpen worden met de belastingaangifte, krijgen een mailtje met daarin een link om online een afspraak in te plannen. Dit alles in principe zonder tussenkomst van een medewerker. Zelfs het wijzigen van de afspraak kan de klant zelf doen.

Realtime inzicht in beschikbaarheid van medewerkers

Rewti: “Omdat we ons willen aanpassen aan de wensen van onze klanten, wilden we dat klanten een afspraak konden inplannen op een moment dat het hen het beste uitkomt. Om het vervolgens ook werkbaar te houden voor onze medewerkers, wilden we dus een oplossing welke realtime de beschikbaarheid van onze mensen weergeeft. Dat bleek een flinke uitdaging. Veel leveranciers van afsprakensoftware hebben wél een koppeling van de website naar de Outlook agenda, maar géén koppeling terug. Dat was onze eis. Wij wilden dat onze klant in de agenda van zijn adviseur kon zien wanneer deze beschikbaar was. Reflex Online bood deze mogelijkheid als enige wel aan. Dat was voor ons de belangrijkste reden om voor hen te kiezen.”

Proces in volle gang

“Op dit moment zitten we midden in het proces. De baliemedewerkers merken zeker al verschil. Het aantal telefoontjes voor het maken van de afspraken neemt af, terwijl de agenda’s van de adviseurs wel vol lopen. Er is nu tijd voor andere werkzaamheden en dat is zeer plezierig. Natuurlijk merken we dat de manier waarop we nu werken nieuw is voor onze klanten. En dat is prima. Iedere afspraak die gemaakt wordt zonder tussenkomst van een baliemedewerker levert tijdwinst op. En de mensen die wel bellen voor het maken van een afspraak worden netjes geholpen.

De  implementatie ging niet helemaal zonder slag of stoot, maar wel in goede harmonie. In samenwerking met Reflex worden de verbeterpunten die wij hebben aangegeven opgepakt en afgehandeld. Al met al absoluut een positieve ervaring. De mogelijkheden van dit systeem geven ons de kans de organisatie en de service naar klanten verder te verbeteren. We denken er over na om de software ook in te zetten voor het maken van de afspraken met ondernemers voor het bespreken van de jaarrekening”, besluit Rewti.

 

Uitnodigingen

Neem contact op met ons en wij laten u zien hoe de uitnodigingstool werkt. Contact