Jasper Faber (Student Services Universiteit van Amsterdam)

‘Online afsprakensysteem scheelt vele uren werk’

Meertaligheid, flexibiliteit, prijs en vooral uitstekende support. Volgens Jasper Faber, informatie manager bij de afdeling Student Services van de Universiteit van Amsterdam (UvA) is zijn organisatie een zeer tevreden gebruiker van Reflex afsprakensoftware. ‘Je kunt met elke vraag terecht en de helpdesk is snel en effectief. Daar kan menig leverancier van leren.’






Lange wachtrijen voorkomen
De UvA is een van de grotere universiteiten in Europa, met ruim 31.000 studenten. Ruim een kwart van de pakweg 8000 eerstejaars zijn buitenlandse studenten afkomstig uit een 100-tal landen. In september 2016 verwacht de UvA zelfs 2500 studenten van buiten Nederland. ‘Bij hun aankomst aan het begin van het academisch jaar laten we bussen lopen van Schiphol naar de universiteit. Ze maken een eerste afspraak voor alle formaliteiten. We regelen dat ze een bankrekening kunnen openen - die afspraken spreiden we over de verschillende vestigingen en de daluren van de bank om lange wachtrijen te voorkomen. Zo ook met hun registratie bij de gemeente.’


Duizenden afspraken

Jasper Faber maakt duidelijk dat Student Services van de UvA, gevestigd op het Roeterseiland, te maken heeft met duizenden afspraken van allerlei soort. En dan gaat het alleen nog maar om de buitenlandse studenten. Ook de Nederlandse studenten (en zelfs scholieren van 5 en 6 VWO) kunnen er terecht met vragen over het kiezen van een studie, inschrijven, studiefinanciering, wonen, studeren in het buitenland en nog veel meer. Of voor allerlei diensten, van individuele begeleiding, hulp en advies tot aan trainingen, workshops en voorlichtingsbijeenkomsten. Ook de decanen, psychologen en artsen maken deel uit van Student Services.  


Universiteitsbreed
‘Vier jaar geleden ging een van de faculteiten van start met het online afsprakensysteem van Reflex. Ik was meteen verkocht,’ zegt Jasper Faber. ‘Een jaar later had het Student Services ook dat pakket. Zo’n systeem draait 24/7, studenten krijgen nog een extra bevestiging en kunnen de afspraak zelf aanpassen indien nodig. Het scheelt vele uren werk.’ Inmiddels is er intern bij de UvA een gebruikersoverleg, zijn er plannen voor universiteitsbreed gebruik, en past ook de partnerorganisatie Hogeschool van Amsterdam de software van Reflex toe.


Nog meer mogelijk
Is er dan geen enkel puntje van kritiek? Jasper Faber: ‘Er is in veel gevallen nog meer mogelijk met het systeem dan je krijgt aangereikt door Reflex. Daarom is het is handig als je zelf als klant met IT uit de voeten kunt. Maar er worden altijd oplossingen gezocht, je krijgt als klant veel invloed ten opzichte van wat je betaalt. Daarmee steekt Reflex met kop en schouders boven andere leveranciers uit.’

Bent u studieadviseur?

Benieuwd hoe de software eruit ziet? Wij geven u graag op afstand een online demo. Binnen een half uur kunt u beoordelen of Reflex past bij uw bedrijf.   Meldt u aan voor een demo