Direct inzicht in beschikbaarheid en capaciteit van een ruimte

Ruimtes

Room booking voor vergaderruimtes

RoomManager is een online reserveringssysteem voor vergaderruimtes, voor flexplekken, zalen en voor overige werkruimtes. Digitale roombooking die u een hoop telefoontjes, mailtjes en heen en weer lopen bespaart. Een uitkomst voor ondernemers die met meerdere bedrijven in één pand zijn gevestigd of voor organisaties die (vergader)zalen verhuren. Iedereen binnen het bedrijf kan gemakkelijk online een vergadering inplannen en een ruimte reserveren. Dit kan vanachter de computer, maar ook via de RoomManager app voor uw tablet en telefoon. Een kantoorbaan betekent immers niet dat u altijd achter uw bureau zit! Ons online reserveringssysteem heeft vijf modules.

Lees meer

Ruimte reserveren in Outlook, Office 365 en Google Calendar

Vergaderruimtes worden veelal geboekt vanuit een online agenda: Outlook, Google Calendar of Office365 bijvoorbeeld. Dit werkt in de basis wel, maar in de praktijk blijkt vaak dat bepaalde (onmisbare) functies ontbreken. Het online reserveringssysteem van RoomManager is simpel en snel te koppelen met deze bestaande agendasystemen. Het geeft u inzicht in de bezettingsgraad van ruimtes, no-shows en kostenposten. Deze informatie is realtime inzichtelijk voor alle deelnemers en altijd up to date! Extra opties, zoals het bijboeken van catering en de mogelijkheid om te koppelen met een zaaldisplay en welkomscherm, maken RoomManager een volwaardig online room booking systeem voor vergaderruimtes. Op die manier is onze veilige cloud software een waardevolle uitbreiding voor uw digitale werkagenda. 

Lees meer

Inzicht en overzicht met een welkomscherm en zaaldisplays

‘Inzicht en overzicht’, dat zijn de twee sleutelwoorden voor bedrijven die kiezen voor de welkomscherm en /of zaaldisplaymodule van Reflex RoomManager. Geef medewerkers en bezoekers een warm welkom door ze via een scherm te informeren over de tijd en de locatie van een bijeenkomst of vergadering.
Het is ook een optie om bij de deur van elke ruimte een scherm te bevestigen, niet alleen om te informeren maar ook met de mogelijkheid om direct een ruimte te reserveren of vrij te geven. U kunt bovendien ook meteen de beschikbaarheid van andere ruimtes checken op de zaaldisplay, wellicht dat die beter aansluiten op uw agenda. 

Lees meer

Efficiënt vergaderen op basis van rapportages

Hoe vaak wordt een ruimte geboekt? Welke werkplekken zijn vaak leeg en kunt u doeltreffender inzetten? Waren er no-shows bij uw meeting? Lopen vergaderingen vaak uit? Wie heeft welke faciliteiten geboekt en kunt u hiervoor factureren? Op welke momenten worden zalen het meest geboekt? Kunt u hierop inspelen? Allemaal zaken die bijdragen aan een soepeler werkproces. Bij het vinden van de antwoorden gaat vaak veel tijd verloren. Kostbare tijd die u kunt besparen als u Reflex RoomManager gebruikt. Onze room booking voor vergaderruimtes en zalen heeft namelijk een managementmodule, waarmee u in een handomdraai rapportages uitdraait en bezettingsgraden en kostenposten inzichtelijk maakt. 

Lees meer

Zaal reserveren met faciliteiten

Een vergadering is vaak meer dan simpelweg overleggen en notuleren. De bedrijfscijfers worden doorgesproken, nieuwe ideeën, producten en middelen gepresenteerd en wellicht wilt u deelnemers gastvriendelijk ontvangen met koffie, thee of een lunch. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van faciliteiten als een beamer, presentatiescherm, whiteboard, catering en soms ook extra stoelen. In onze room booking kunt u niet alleen simpel en snel een ruimte reserveren, maar ook aanvullende faciliteiten bijboeken. Deze verzoeken worden doorgestuurd naar uw facilitaire medewerkers en in een handig overzicht gepresenteerd. 

Lees meer