Nieuwe functies en nieuwe Userinterface

De afgelopen 15 jaar is Reflex steeds verder uitgebreid. Niet in de laatste plaats dankzij de ideeën en suggesties van onze klanten. In de nieuwste versie van onze software hebben we al deze functionaliteit hergroepeerd en de look-and-feel aangepast volgens de laatste standaarden.

Alle nieuwe klanten, vanaf september 2016,  gebruiken inmiddels de nieuwste versie naar volle tevredenheid. Nu is het ook tijd dat we de nieuwe versie bij onze bestaande klanten willen introduceren.

Hieronder volgt een opsomming van de belangrijkste verbeteringen.

  • Nooit meer verwarring of onderbroken bijeenkomsten

    Een mooie aanvulling op Room Manager is nu beschikbaar; Proflex Signage. Dit reserveringssysteem voor vergaderzalen koppelt de software van Reflex RoomManager aan een pre-installed tabletformaat touchscreen. Hiermee plant u meetings in via standaard agenda-software als Office 365 of Exchange of ad hoc bij de vergaderruimte zelf.


  • Nieuwe Userinterface

    We hebben alles wat te maken heeft met reserveringen een prominente plek gegeven en allerlei zaken die u als klant minder vaak  gebruikt, zoals emailtemplates en soorten reserveringen, minder zichtbaar gemaakt. De ervaringen bij nieuwe klanten zijn zeer positief. Men vindt het gebruik  dermate intuïtief en eenvoudig dat wij geen handleidingen meer hoeven te maken. 



  • Geïntegreerde helpdesk

    We hebben het gemakkelijker gemaakt om een vraag te stellen. U hoeft niet meer apart in te loggen in onze support tool, maar kunt vanuit Reflex RoomManager de vraag stellen, waarbij ons antwoord naast uw vraag komt te staan. Zo dat u de vraag en het bijbehorende antwoord gemakkelijk nog een keer kunt opzoeken. U stelt als het ware uw eigen FAQ samen.




  • Dashboard

    U ziet nu in een oogopslag welke reserveringtrends gelden voor uw bedrijf. Deze rapportages en andere handige informatie zijn binnenkort beschikbaar op uw mobiel.



  • E-mailhistorie

    Soms ontstaat er een discussie of een reserveringbevestiging nu wel of niet verzonden is. Dat is lastig voor u en voor uw klant of collega. Wij hebben nu handige overzichten binnen Reflex RoomManager opgenomen waarbij u de e-mailhistorie per klant kunt bekijken. Zichtbaar is wanneer de mail is verstuurd en wanneer die is aangekomen. Ook worden eventuele problemen weergegeven, bijvoorbeeld als het e-mailadres niet bestaat op de ontvangende server.

  • Eenvoudig her-plannen van reserveringen via Drag and Drop

    Het verplaatsen van reserveringen naar een andere vergaderzaal of tijdstip is nu heel gemakkelijk via een drag- en dropfunctionaliteit. U klikt op de reservering en verplaatst deze naar de juiste vergaderzaal en/of tijdstip. U kunt de reserveringen alleen verplaatsen naar zalen die geschikt zijn voor de reservering die u wilt verplaatsen.

  • Kleuren per Activiteit zichtbaar in de Dagagenda en Periodeagenda

    Bij veel reserveringsoorten kan het gemakkelijk zijn om in een oogopslag te zien welke reserveringen zijn ingepland. 



  • De dagenda verticaal of horizontaal

    U kunt ook kiezen of u de dagagenda horizontaal weergeeft of verticaal. Deze laatste variant lijkt meer op de Outlook weergave. 

 

Een aantal van de functies die hieronder zijn beschreven zijn ook in huidige versie van onze software aanwezig, maar misschien aan uw aandacht ontsnapt.

 

  • Grafische interface voor Openingstijden

    Om het bijwerken van uw beschikbaarheid een stuk gemakkelijker te maken is er een Beschikbaarheidskalender met een grafisch weergave van de beschikbaarheid.

  • Nieuwe online reserveringschermen voor Mobiel

    Meer dan 50 % van het website bezoek gebeurt via een mobieltje. Reflex RoomManager heeft daarom haar publieke schermen voor de mobiele telefoon aangepast. 



  • Labels aanpassen in de Backend

    We bieden de mogelijkheid om de termen binnen de backend van ons systeem aan te sluiten aan uw terminologie. 
  • Bijlage per soort reservering? Of activiteit

    We maken het nu mogelijk om soort reservering bijlages mee te sturen bij de bevestiging. Bijvoorbeeld een routebeschrijving als het een afspraak op een andere lokatie betreft.

  • Betaalde reserveringen en online betalingen via Buckaroo

    Uw klanten kunnen nu ook betaalde reserveringen maken via de website. Per reservering kunt u een tarief bepalen. Dankzij de koppeling met Buckaroo is het ook mogelijk de reserveringen online te laten betalen (via Ideal, Visacard en vele andere betalingsmogelijkheden.

  • Uitnodigingen versturen

    Reflex wordt ook ingezet voor het organiseren van evenementen bijvoorbeeld omwisselen van laptops of mobiele telefoons. Waarbij in enkele dagen soms duizenden afspraken worden ingepland. Zie ook op onze site.
    Wij hebben een mailingtool ontwikkeld waarbij u uw klanten kunt uitnodigen om een afspraak in te plannen. Men hoeft dan niet meer de contactgegevens in te vullen en men kan een afspraak inplannen bij de juiste persoon op de juiste locatie.
    Ook kan eenvoudig worden bijgehouden wie zich al heeft ingepland en kan men een reminder sturen naar de mensen die dat nog niet hebben gedaan.

  • Koppeling met Office 365 en In-House Exchange

    Reflex kan eenvoudig gekoppeld worden aan Exchange, zowel bij Office365 als bij In-House Exchange. Hierdoor kunnen gebruikers ook gewoon een vergadering plannen en gasten uitnodigen in Outlook. De koppeling zorgt ervoor dat de reserveringen in Outlook volledig gesynchroniseerd worden met de reserveringen in Reflex. Het grote voordeel is dat uw collega's afspraken en vergaderzalen in één handeling kunnen inplannen zoals ze zijn gewend, maar u wel inzicht krijgt in het gebruik van de zalen en onnodige zaalreserveringen kunt voorkomen.

Altijd en overal inzage in uw reserveringen?

Dat kan. En ook nog eens gemakkelijk en snel. Wilt u weten hoe? Plan een online demo