Werkplekken reserveringssysteem bij Eteck

“Eerst hielden we de beschikbare werkplekken en reserveringen bij in Excel, maar dat kostte erg veel tijd”, vertelt Esther Buitelaar, HR Adviseur bij Eteck. Eteck reserveert en beheert de werkplekken op haar locatie in Waddinxveen met Reflex Workplaces. Eteck is een energieleverancier waar circa negentig mensen werkzaam zijn. Door een snelle groei was het kantoor al wat krap voor het aantal medewerkers. “En nu met het Coronavirus kunnen er natuurlijk minder mensen op kantoor zijn. Dus moesten we een manier vinden om dat te faciliteren.”


“Je wilt uiteindelijk graag dat de mensen zelf in-control zijn”, vertelt Esther. “Niet dat iedereen telkens aan elkaar of aan mij moet vragen of er een werkplek beschikbaar is. Daarnaast hebben bepaalde afdelingen behoefte aan meer plekken op kantoor dan andere, die het werk wat meer vanuit huis kunnen doen. Dat maakte het extra lastig.”


Eteck gaat binnenkort verhuizen en was al in gesprek met Reflex Online om Zaaldisplays bij de nieuwe vergaderruimtes te plaatsen. “Dat zag er goed uit. En het was fijn dat we het werkplekken systeem en de vergaderruimtes met dezelfde partner kunnen organiseren”, geeft Esther aan. Na een snelle opstartfase en implementatie reserveren de medewerkers van Eteck nu op afstand de beschikbare werkplekken.


“Het fijne is dat ik er nu bijna geen omkijken meer naar heb. Workplaces is helemaal ingericht en dat werkt nu goed”, geeft Esther aan. “Verder vind ik het wel fijn dat je betaalt voor het aantal werkplekken en niet voor het aantal mensen. Straks, als de verhuizing naar Voorburg is afgerond, dan gaan we ook werken met plattegronden. Dan wordt het voor mensen nog makkelijk te zien welke plekken ze kunnen reserveren.”