Vergaderruimte reserveringssysteem met room booking display
Reflex Online is dé oplossing voor het reserveren van vergaderruimtes. Een efficiënt vergaderruimte reserveringssysteem maakt het verschil in een moderne werkomgeving. Met de oplossing van Reflex Online reserveert u eenvoudig vergaderruimtes en ziet u direct welke ruimtes beschikbaar zijn. Met onze Zaaldisplays, moderne room booking displays, bij de deur van elke ruimte heeft u altijd realtime inzicht in de bezetting en voorkomt u dubbele boekingen of onduidelijkheid.
Ons systeem sluit naadloos aan op uw bestaande werkwijze. U kunt vergaderruimtes direct reserveren via Outlook, Microsoft 365 of Google Calendar, terwijl de displays bij de ruimte automatisch de actuele planning tonen. Zo weet iedereen in uw organisatie direct welke ruimte vrij is en waar een vergadering plaatsvindt.
Facility en IT Managers krijgen toegang tot waardevolle Data & Insights over het daadwerkelijke gebruik van de ruimtes, bezettingsgraden en no-show percentages.
Deze bedrijven vertrouwen op de oplossingen van Reflex Online
Denkt u na over…
- Hoe u een beter inzicht in de bezetting en beschikbaarheid van vergaderruimtes krijgt?
- Hoe u het aantal no-shows kunt verminderen?
- Hoe u bij een vergaderruimte ter plekke de ruimte kunt reserveren of vrijgeven?
- Organiseren van facilitaire diensten en bijbehorende overzichten?
Dan is Reflex RoomManager de oplossing voor u. Plan een vrijblijvende demonstratie in of bekijk de diverse toepassingen en use-cases.
Zaaldisplay: room booking display & meeting room tablet
Het Zaaldisplay van Reflex Online is één van de meest populaire room booking oplossingen in de markt. Inmiddels wordt ons display bij duizenden ruimtes gebruikt. Dit meeting room tablet zorgt voor optimale zichtbaarheid, efficiënt gebruik van ruimtes en directe interactie met uw reserveringssysteem.
Waarom kiezen voor de Zaaldisplay?
Real-time beschikbaarheid
in één oogopslag ziet u of een ruimte vrij of bezet is, inclusief informatie over de lopende en komende meetings.
Direct boeken
gebruikers kunnen eenvoudig ter plekke boeken, verlengen of annuleren zonder tussenkomst van een receptie of app.
Naadloze koppeling
integreert met gangbare agenda- en reserveringssystemen zoals Outlook, Google Calendar, TOPdesk en RoomManager.
Begin nu met gemakkelijk ruimtes boeken
Vind en reserveer in een paar tellen de juiste vergaderzaal of werkplek. Reflex toont realtime beschikbaarheid, zodat u nooit voor een bezette ruimte staat en uw team altijd weet waar het terechtkan.
- Realtime beschikbaarheid van alle zalen en werkplekken
- Direct boeken vanuit Outlook, Teams of Google Calendar
- Toegang tot waardevolle Data & Insights voor Facility & IT Managers
Vergaderruimte reserveringssysteem: de voordelen
Sturen op daadwerkelijk ruimtegebruik
Krijg waardevol inzicht in bezettingsgraden, no-shows en drukke of rustige momenten per ruimte en locatie. Ideaal voor Facility Managers & IT Managers om gefundeerde beslissingen te nemen over vierkante meters en vergadercapaciteit.
Minder no-shows en ongebruikte reserveringen
Laat medewerkers bij aankomst hun vergadering starten of een ruimte eerder vrijgeven. Dat kan via het display of via de Reflex RoomManager applicatie. Gereserveerde ruimtes blijven zo minder vaak onnodig leegstaan.
Reserveren vanuit vertrouwde systemen
Boek een vergaderruimte via Outlook, Microsoft 365, Teams, Google Calendar of onze eigen Reflex RoomManager. Alle reserveringen worden automatisch verwerkt en gesynchroniseerd met de agenda van de ruimte.
Zaaldisplay bij de ruimte
Zie aan de LED-rand direct of een vergaderruimte vrij of bezet is. Op het display bekijkt u de actuele planning en reserveert, verlengt of beëindigt u een vergadering. Ruimte bezet? Zoek via het display een andere vrije ruimte elders in et pand. Medewerkers vinden hierdoor sneller een beschikbare ruimte en hoeven niet meerdere deuren langs.
Facilitaire diensten bijboeken
Voeg tijdens het reserveren direct catering, audiovisuele middelen of andere facilitaire diensten toe. De catering of facilitaire afdeling ontvangt een centraal overzicht van alle aanvragen per ruimte, locatie en moment.
Verhalen vanuit onze klanten
100 room booking displays en vergaderruimtes reserveren bij Rijn IJssel
"Van tevoren worden overlegruimtes geserveerd via Outlook en mensen reserveren ter plekke ook ruimtes via de displays. En je ziet waar wél een ruimte vrij is als de desbetreffende ruimte gereserveerd is. De evaluatie onder docenten was enorm positief"
Juul Peper, Rijn IJssel College
Room booking displays en bezoekersregistratie bij XXL Nutrition
“Het werkt zoals bedoeld. Voor ons geeft het rust: ruimtes zijn overzichtelijk geregeld en bezoekersregistratie is gewoon goed georganiseerd. Het grootste verschil zit in het gemak. Je ziet direct of een ruimte vrij is en kunt die ook meteen boeken. Dat voorkomt afstemming en gedoe.”
Guus van Nunen, COO
Lees meer over Reflex Online
Vergaderruimtes reserveren met Outlook, Teams en Google Calendar
Ons vergaderruimte reserveringssysteem werkt naadloos samen met Outlook, Teams en Google Calendar. Medewerkers reserveren een vergaderruimte rechtstreeks vanuit hun gewenste agendasysteem. De reserveringen komen netjes terecht in RoomManager en worden getoond op ons Zaaldisplay of Welkomscherm. De actuele beschikbaarheid is meteen zichtbaar, waardoor dubbele boekingen tot het verleden behoren. Zowel medewerkers als de organisatie behouden volledig overzicht en grip op het gebruik van vergaderruimtes. Ook extra’s, zoals catering of AV-faciliteiten, worden eenvoudig toegevoegd tijdens het reserveren. Een vergaderruimte reserveringssysteem helpt organisaties om vergaderruimtes eenvoudig te beheren, dubbele boekingen te voorkomen en medewerkers snel een beschikbare ruimte te laten vinden. Ideaal voor moderne kantoren, waar hybride werken steeds meer de norm geworden is.
Veelgestelde vragen over het vergaderruimte reserveringssysteem
Wat is een vergaderruimte reserveringssysteem?
Met een vergaderruimte reserveringssysteem beheert u de vergaderzalen op kantoor en zorgt u ervoor dat collega's deze kunnen boeken. U maakt de agenda van de vergaderruimte online beschikbaar en inzichtelijk. Collega's kunnen die via het reserveringssysteem boeken. Of reserveren ruimtes via hun vertrouwde Outlook-agenda, Office 365 of Google Calendar.
Vaak kunt u via een vergaderruimte reserveringssysteem ook extra's bijboeken, zoals een lunch, beamer of flip-over. Veel bedrijven breiden het reserveringssysteem uit met moderne Zaaldisplays aan de muur van de ruimte. Op die manier is het direct duidelijk of een ruimte bezet is of vrij. Ook is de ruimte dan eenvoudig ter plekke te reserveren. Een ander woord voor een vergaderruimte reserveringssysteem is een room booking systeem.
Wat is een room booking display of Zaaldisplay?
Een room booking display, zoals ons Zaaldisplay, is een 10.1" tablet bij de vergaderruimte. Een LED-rand rondom het display laat direct zien of de ruimte vrij of bezet is. Via het display boekt u de ruimte meteen en ziet u de dagagenda.
Waarom een vergaderruimte reserveringssysteem?
Er zijn talloze redenen waarom bedrijven kiezen voor een oplossing om vergaderruimtes te reserveren. De top vijf meest gehoorde redenen van onze klanten zijn:
- Het bespaart enorm veel tijd in de zoektocht naar een vrije vergaderruimte
- Bijeenkomsten worden niet zomaar meer onderbroken door collega's die een vrije ruimte zoeken
- Dubbel geboekte vergaderruimtes behoren tot het verleden
- Het is, zeker met een Zaaldisplay, direct duidelijk of een ruimte bezet is of vrij
- Een ruimte reserveren gaat makkelijk en snel via ieder device
Bent u op zoek naar een vergaderruimte reserveringssysteem?
Waarmee kan het vergaderruimte reserveringssysteem koppelen?
Reflex koppelt onder andere met Outlook, Microsoft 365, Google Calendar en TOPdesk. Daarnaast zijn koppelingen met veel andere systemen mogelijk.
Werkt jullie vergaderruimte reserveringssysteem met Outlook of Microsoft 365?
Jazeker, het is mogelijk om onze oplossing te koppelen met Outlook. Veel van onze klanten kiezen juist voor deze oplossing. Op die manier maken zij van hun Outlook-agenda een volwaardig reserveringssysteem voor vergaderruimtes. Zij schaffen in dat geval ook een Reflex Zaaldisplay aan. Met het Zaaldisplay worden alle afspraken uit de Outlook-agenda in realtime zichtbaar gemaakt op het Zaaldisplay. Dit Zaaldisplay hangen zij dan op aan de muur bij de vergaderruimte. Een nieuwe afspraak in de Outlook-agenda is binnen luttele seconden zichtbaar op het display. En via het Zaaldisplay kunt u ook ter plekke, bij de ruimte, de betreffende ruimte reserveren.
Kan ik met jullie systeem vergaderruimtes blijven boeken met Outlook?
Vergaderruimtes boeken via Outlook is juist één van de favoriete oplossingen van onze klanten. Dat kan dus absoluut. In dat geval breiden onze klanten hun Outlook-agenda uit met een Zaaldisplay. Dit Zaaldisplay hangen zij aan de muur of op het glas bij de vergaderruimte. Op het Zaaldisplay zijn dan alle afspraken uit de Outlook-agenda zichtbaar. Het is ook mogelijk om de ruimte via het display te reserveren.
Begin nu met gemakkelijk ruimtes boeken
Vind en reserveer in een paar tellen de juiste vergaderzaal of werkplek. Reflex toont realtime beschikbaarheid, zodat u nooit voor een bezette ruimte staat en uw team altijd weet waar het terechtkan.
- Realtime beschikbaarheid van alle zalen en werkplekken
- Direct boeken vanuit Outlook, Teams of de plattegrond
