Reflex RoomManager voldoet met tientallen kenmerken aan ieder denkbaar scenario voor het reserveren van vergaderzalen

Belangrijkste kenmerken Vergaderzalen reserveringssysteem

Reflex RoomManager is een online reserveringssysteem voor het reserveren en beheren van vergaderruimtes, zalen en andere objecten. Reflex RoomManager voldoet met tientallen kenmerken aan vrijwel ieder denkbaar scenario voor bedrijven die vergaderruimtes, voertuigen, AV-apparatuur en nog veel meer vanuit één tool willen reserveren en beheren.

Reserveringssysteem

Met ons reserveringssysteem houdt u de beschikbaarheid van uw objecten in één tool bij. Het doen van reserveringen, het versturen van bevestigingen, het bijboeken van extra’s en raadplegen van rapportages lopen allemaal via ons systeem.

Agendabeheer

Reserveer snel en duidelijk

Verstuur mails bij bevestiging, wijziging en annulering

Geen dubbele reserveringen/boekingen

Eenvoudig sluitingsdagen en/of vakantiedagen instellen

Meerdere statussen definieren (bijvoorbeeld: Goedgekeurd, No Show, Geannuleerd)

Verbeter de bezetting en voorkom no-shows

Direct reserveren inplannen via uw website

Herhaal reserveringen mogelijk(bv iedere dag of iedere dinsdag)

Meerdere objecten in één keer reserveren

Activeer e-mail- en/of SMS-berichten met uw eigen teksten

Toon beschikbaarheid per dag, week maand of in een lijst

Bepaal hoe lang van te voren men een reservering kan maken

Bepaal zelf welke velden ingevuld moeten worden

Online reserveringsmodule

Medewerkers of huurders zelf laten reserveren in drie simpele stappen 

Pas de lay-out aan uw huisstijl aan

Meerdere talen mogelijk

Als app beschikbaar op mobiele telefoon en tablet

Managementinformatie

Rapporten voor alle soorten gebruikersrollen

Stuur op basis van feitelijke kennis

Bekijk klanthistorie en toekomstige reserveringen

 Er zijn relevante standaard rapportages beschikbaar

De details van uw reserveringen kunnen in verschillende formaten, zoals Excel, worden gepresenteerd

  Gebruikersbeheer

Ondersteuning van diverse rollen en rechten

Toegangscontrole via individuele logins

Bepaal wie de de agenda's mag beheren en die namens andere gebruikers, afspraken toe mag voegen of wijzigen

Bepaal wie reservereingen kan toevoegen, bewerken en verwijderen en wanneer dit mag

Single sign-on via ADFS 

   
Dashboard
Op één scherm alle belangrijke zaken in beeld

Al de reserveringen van vandaag in één overzicht

Handig en compact weergegeven

 
Extra's bijboeken

Voor catering, AV-apparatuur en meer

Op één scherm alle extra's per dag in beeld

  

Beschikbaarheid delen

Bent u gewend uw ruimtes te beheren in Outlook/Office365 en wilt u Reflex RoomManager hieraan gekoppeld hebben?

  Synchronisatie met Outlook, Gmail en andere agendasystemen

Reserveer uw ruimtes zowel vanuit Outlook  of Google, als vanuit Reflex RoomManager

Meetings uit Outlook of Google direct zichtbaar op een Zaaldisplay

Voeg een zogenaamde “iCal” bijlage toe aan reserveringsbevestigingen, zodat gebruikers de reservering met een klik kunnen toevoegen aan hun agenda


  

Zaaldisplay & welkomscherm

Om een nóg beter beeld te krijgen van de beschikbaarheid van ruimtes, no shows en bezettingsgraden adviseren wij u gebruik te maken van zaaldisplays. Naast het feit dat u het beheer van de ruimtes verder optimaliseert ziet het er supermodern en professioneel uit. Of wat dacht u van de module welkomscherm. Al de reserveringen/vergaderingen in één real time overzicht op een presentatiescherm, bijvoorbeeld bij de receptie.

  Zaaldisplay

Modern en professioneel

Toegangscontrole via individuele logins

Direct ruimte reserveren vanaf display 

Direct zichtbaar of ruimte vrij/bezet is (groen of rode LED)

Personaliseer display in uw huisstijl

   
  Welkomscherm

Al de vergaderingen in één overzicht

Ideaal voor bij de receptie of ontvangsthal 

Te gebruiken i.c.m. narrowcasting oplossing

   

Veiligheid & juridisch

Met de afsprakensoftware van Reflex  bent u verzekerd van de veiligheid en juridische zekerheid van uw organisatie.

In de Cloud

Veilig en betrouwbaar bij Windos Azure

24/7 beschikbaar

 ✔

Support en helpdesk tijdens kantooruren

Veiligheid

Verwerkersovereenkomst

AVG- / GDPR-compliant

ISO 27001 gecertificeerd

 

 

 

Vraag een demonstratie aan