Kenmerken room booking displays & vergaderruimte reserveringssysteem

Onderbroken meetings? Onnodige frustraties? Maak ontmoeten op kantoor makkelijk met een vergaderruimte reserveringssysteem en room booking displays. Met onze oplossingen worden duizenden vergaderruimtes gereserveerd en beheerd. Ontdek de belangrijkste kenmerken en features.

Zaaldisplay: het flexibele room booking display

Met het Reflex Zaaldisplay wordt vergaderruimtes reserveren een fluitje van een cent. Met het Zaaldisplay voorkomt u alle pijnpunten rondom vergaderruimtes, zoals dubbele boekingen en onnodige onderbrekingen.

  • Bekijk direct of een ruimte bezet is of vrij aan de kleur van de LED-rand
  • Volledig inzicht in de kalender van de ruimte
  • Reserveer een ruimte vanaf het scherm of via Outlook, Microsoft 365, Teams, Google Calendar of Topdesk
  • Ruimte bezet? Zoek en vind op het display een vrije ruimte elders in het pand
  • Reserveer ruimtes eenvoudig en snel met een NFC-tag en voorkom gebruik door ongeautoriseerde personen

Maar er is meer. Zo is het uiterlijk van het Zaaldisplay op maat aan te passen aan uw huisstijl. En is montage zowel op glas als op de muur mogelijk, voor een professionele en moderne uitstraling.
Meer informatie over zaaldisplays. 

Reserveringssysteem voor vergaderruimtes

Op zoek naar een volledig systeem om vergaderruimtes te reserveren, beheren en misschien te verhuren? Dan is Reflex RoomManager de oplossing voor u.

  • Reserveer ruimtes via RoomManager of de online reserveringsmodule
  • Simpel en snel reserveren, wijzigen of annuleren
  • Automatiseer alle communicatie rondom reserveren van ruimtes
  • Toegang tot belangrijke managementinformatie, zoals no-show en bezettingsgraden
  • Maak extra’s bijboeken, zoals catering of AV-apparatuur, makkelijk

Efficiënt vergaderen op basis van rapportages

Reflex Online biedt uitgebreide dashboards en rapportages via onze applicatie en PowerBI om bezettingsgraden per object en no-show inzichtelijk te krijgen, zodat u stuurt op basis van daadwerkelijke feiten en cijfers.

Wat levert onze Managementinformatie u op?

  • Bezettingsgraad van uw vergaderruimtes op organisatieniveau, maar ook op vestigings-, afdelings- en objectniveau
  • Hoeveel no-shows, hoe vaak staat een vergaderzaal ten onrechte leeg?
  • Welke zalen worden het vaakst geboekt? Zijn dat de zalen met de meeste faciliteiten, en worden die (duurdere) zalen wel terecht gereserveerd?
  • Welke afdelingen of bedrijven (in geval van bedrijfsverzamelgebouw) maken het meest gebruik van de faciliteiten? Met die informatie kunt u de kosten eerlijker verdelen.

Lees hier meer over Managementinformatie.

Koppelingen en integraties

Onze oplossingen integreren en koppelen we met verschillende andere systemen, om ontmoeten extra makkelijk te maken.

  • Integraties met agenda’s: Outlook, Microsoft 365 en Google Calendar
  • Reserveringen uit Microsoft Teams direct zichtbaar op het display
  • Koppelingen met Topdesk, Planon en andere FMIS-systemen

Als u al een agendasysteem gebruikt voor het reserveren en beheren van uw vergaderruimtes, zoals Office 365, Outlook of Google Calendar, is het ook mogelijk om alleen de Managementinformatiemodule af te nemen en uw organisatie op die manier meer inzicht te bieden.

Staat uw koppeling of integratie er niet bij? Neem dan contact met ons op.

Catering en faciliteiten bijboeken

Binnen uw bedrijf worden ongetwijfeld regelmatig vergaderruimtes gereserveerd voor relaties, klanten of langere interne meetings. Met de cateringmodule zijn de faciliteiten in de ruimte inzichtelijk en boekt u eenvoudig extra’s bij:

  • Eenvoudig extra faciliteiten bijboeken, naar eigen wens in te richten
  • Op voorhand catering, koffie, thee of een lunch reserveren en dat automatisch communiceren naar de relevante personen in uw organisatie
  • Logistieke voordelen: U regelt alle logistiek rondom de meetings op één plaats, wat een hoop tijd en communicatie bespaart

Meer weten? Neem contact met ons op via info@reflex-online.com of bel ons via +31(0)345 630123

Welkomscherm bij receptie: inzicht en overzicht


Direct overzicht van alle geplande meetings in uw pand. En inzicht in welke vergadering in welke ruimte plaatsvindt. Dat regelt u met een welkomscherm bij de receptie of op een specifieke afdeling.
Met een welkomscherm zien u en uw collega’s direct welke meetings waar plaatsvinden. Bovendien weten gasten waar en wanneer zij worden verwacht.

Veiligheid en compliancy

Ontmoeten makkelijk maken is onze missie. Daarbij hoort dat u zich geen zorgen hoeft te maken over veiligheid, compliancy en beschikbaarheid.

  • Reflex Online is ISO 27001 gecertificeerd
  • Onze oplossingen zijn AVG- en GDPR-compliant
  • Oplossingen zijn 24/7 beschikbaar met Nederlandstalige support
  • Onze uptime over de afgelopen 3 jaren was gemiddeld 99,97%

Plan een demo