Belangrijkste kenmerken Vergaderzalen reserveringssysteem

Reflex RoomManager is een online reserveringssysteem voor het reserveren en beheren van vergaderruimtes, zalen en andere objecten. Reflex RoomManager voldoet met tientallen kenmerken aan vrijwel ieder denkbaar scenario voor bedrijven die vergaderruimtes, voertuigen, AV-apparatuur en nog veel meer vanuit één tool willen reserveren en beheren.

Reserveringssysteem

Met ons reserveringssysteem houdt u de beschikbaarheid van uw objecten in één tool bij. Het doen van reserveringen, het versturen van bevestigingen, het bijboeken van extra’s en raadplegen van rapportages lopen allemaal via ons systeem.

Agendabeheer

✔

Reserveer snel en duidelijk

✔

Verstuur mails bij bevestiging, wijziging en annulering

✔

Geen dubbele reserveringen/boekingen
✔

Eenvoudig sluitingsdagen en/of vakantiedagen instellen
✔

Meerdere statussen definieren (bijvoorbeeld: Goedgekeurd, No Show, Geannuleerd)

Verbeter de bezetting en voorkom no-shows

✔

Direct reserveren inplannen via uw website

✔

Herhaal reserveringen mogelijk(bv iedere dag of iedere dinsdag)

✔

Meerdere objecten in één keer reserveren

✔

Activeer e-mail- en/of SMS-berichten met uw eigen teksten

✔

Toon beschikbaarheid per dag, week maand of in een lijst
✔

Bepaal hoe lang van te voren men een reservering kan maken
✔

Bepaal zelf welke velden ingevuld moeten worden

Online reserveringsmodule

✔

Medewerkers of huurders zelf laten reserveren in drie simpele stappen 

✔

Pas de lay-out aan uw huisstijl aan

✔

Meerdere talen mogelijk
✔

Als app beschikbaar op mobiele telefoon en tablet

Managementinformatie

✔

Rapporten voor alle soorten gebruikersrollen

✔

Stuur op basis van feitelijke kennis
✔

Bekijk klanthistorie en toekomstige reserveringen
✔

Er zijn relevante standaard rapportages beschikbaar
✔

De details van uw reserveringen kunnen in verschillende formaten, zoals Excel, worden gepresenteerd
  Gebruikersbeheer
✔

Ondersteuning van diverse rollen en rechten
✔

Toegangscontrole via individuele logins
✔

Bepaal wie de de agenda's mag beheren en die namens andere gebruikers, afspraken toe mag voegen of wijzigen
✔

Bepaal wie reserveringen kan toevoegen, bewerken en verwijderen en wanneer dit mag
✔

Single sign-on via ADFS 
   
Dashboard
✔ Op één scherm alle belangrijke zaken in beeld
✔

Al de reserveringen van vandaag in één overzicht
✔

Handig en compact weergegeven
 
Extra's bijboeken
✔

Voor catering, AV-apparatuur en meer
✔ Op één scherm alle extra's per dag in beeld

 Plan een demo

Beschikbaarheid delen

Bent u gewend uw ruimtes te beheren in Outlook/Office365 en wilt u Reflex RoomManager hieraan gekoppeld hebben?
  Synchronisatie met Outlook, Gmail en andere agendasystemen
✔

Reserveer uw ruimtes zowel vanuit Outlook  of Google, als vanuit Reflex RoomManager
✔

Meetings uit Outlook of Google direct zichtbaar op een Zaaldisplay
✔

Voeg een zogenaamde “iCal” bijlage toe aan reserveringsbevestigingen, zodat gebruikers de reservering met een klik kunnen toevoegen aan hun agenda


  

Zaaldisplay & welkomscherm

Om een nóg beter beeld te krijgen van de beschikbaarheid van ruimtes, no shows en bezettingsgraden adviseren wij u gebruik te maken van zaaldisplays. Naast het feit dat u het beheer van de ruimtes verder optimaliseert ziet het er supermodern en professioneel uit. Of wat dacht u van de module welkomscherm. Al de reserveringen/vergaderingen in één real time overzicht op een presentatiescherm, bijvoorbeeld bij de receptie.
  Zaaldisplay
✔

Modern en professioneel
✔

Toegangscontrole via individuele logins
✔

Direct ruimte reserveren vanaf display 
✔

Direct zichtbaar of ruimte vrij/bezet is (groen of rode LED)
✔

Personaliseer display in uw huisstijl
   
  Welkomscherm
✔

Alle vergaderingen in één overzicht
✔

Ideaal voor bij de receptie of ontvangsthal 
✔

Te gebruiken i.c.m. narrowcasting oplossing
   

Meer over het Zaaldisplay

Veiligheid & juridisch

Met de reserveringssoftware van Reflex  bent u verzekerd van de veiligheid en juridische zekerheid van uw organisatie.

In de Cloud

✔

Veilig en betrouwbaar bij Windows Azure

✔

24/7 beschikbaar
 ✔

Support en helpdesk tijdens kantooruren

Veiligheid

✔

Verwerkersovereenkomst

✔

AVG- / GDPR-compliant

✔

ISO 27001 gecertificeerd

 

 



Plan een demo