Room Booking systeem voor vergaderruimtes en zalen
Als ondernemer wilt u natuurlijk een zo efficiënt mogelijke workflow voor het reserveren van uw faciliteiten. Tijd- en kostenbesparend werken staat bij vele bedrijven bovenaan de prioriteitenlijst. Een room booking systeem voor vergaderruimtes en zalen is een handige oplossing om ruimtes te reserveren en beheren. Gemakkelijk te koppelen aan de digitale agenda of aan een welkomscherm en zaaldisplay. Ons room booking systeem Reflex RoomManager biedt daarnaast de mogelijkheid om in een paar klikken een rapportage van de bezettingsgraad van de vergaderzalen uit te draaien, zodat u deze nóg efficiënter kunt inzetten. En ook aan de koffie is gedacht! We vertellen u alles over de modules en mogelijkheden van ons online reserveringssysteem.
Wat is Room Booking
De term room booking is een verzamelterm voor alles wat te maken heeft met het reserveren en beheren van ruimtes. Room booking systemen zijn vooral ontwikkeld om het reserveren en beheren van vergaderruimtes in kantoren, of andere gedeelde werkplekken, te vereenvoudigen. Een room booking systeem vormt een centraal punt waarin alle informatie over vergaderruimtes samenkomt. Room booking systemen informeren werknemers over het aantal beschikbare kamers, de huidige status van deze kamers (leeg of bezet) op een bepaald moment en de geboekte en beschikbare tijdssloten voor toekomstig gebruik.
Met een dergelijk systeem brengen organisaties structuur in het gebruik van vergaderruimtes. Daarnaast voorkomen zij frustratie en onnodige verwarring door onderbroken meetings en wordt de productiviteit van medewerkers verhoogd. Er zijn diverse room booking systemen op de markt beschikbaar, zoals Reflex RoomManager.
Voordelen van een room booking systeem:
- Simpel en snel zalen reserveren en beheren
- Inplannen kan op de computer, maar ook via de mobiele app voor tablet en telefoon
- Te koppelen met Outlook, Office365 en Google Calendar
- Altijd realtime inzicht, online en op een welkomscherm of zaaldisplay bij de deur
- Room booking + extra faciliteiten bijboeken: een beamer, presentatiescherm of lunch
- Met een paar klikken draait u rapportages uit over de bezettingsgraad en eventuele kostenposten
Room Booking voor vergaderruimtes
Een room booking systeem bespaart u een hoop telefoontjes, mailtjes en heen en weer lopen. Een uitkomst voor ondernemers die met meerdere bedrijven in één pand zijn gevestigd of voor organisaties die meerdere eigen vergaderruimtes hebben. Iedereen binnen het bedrijf kan gemakkelijk online een vergaderruimte inplannen en een ruimte reserveren. Dit kan vanachter de computer, maar ook via de RoomManager app voor uw tablet en telefoon. Een kantoorbaan betekent immers niet dat u altijd achter uw bureau zit. Ons online reserveringssysteem heeft vijf modules.
- Online reserveren: de module die het mogelijk maakt om online een ruimte te reserveren.
- Zaaldisplay: een tabletformaat display dat u aan de buitenkant van een vergaderruimte hangt.
- Welkomscherm: met een overzicht van geplande vergaderingen en bijbehorende ruimtes. Zo weten bezoekers en medewerkers waar zij wanneer worden verwacht.
- Rapportages: alle relevante informatie over bezettingsgraden en kostenposten met één druk op de knop inzichtelijk.
- Catering: via deze module zijn de faciliteiten per ruimte inzichtelijk en boekt u eenvoudig extra’s bij.
Leestip: Room Booking voor vergaderruimtes
Ruimte reserveren in Outlook, Office 365 en Google Calendar
Vergaderruimtes worden veelal geboekt vanuit een online agenda: Outlook, Google Calendar of Office365 bijvoorbeeld. Dit werkt in de basis wel, maar in de praktijk blijkt vaak dat bepaalde (onmisbare) functies ontbreken. Het online reserveringssysteem van RoomManager is simpel en snel te koppelen met deze bestaande agendasystemen. Het geeft u inzicht in de bezettingsgraad van ruimtes, no-shows en kostenposten. Deze informatie is realtime inzichtelijk voor alle deelnemers en altijd up to date! Extra opties, zoals het bijboeken van catering en de mogelijkheid om te koppelen met een zaaldisplay en welkomscherm, maken RoomManager een volwaardig room booking systeem voor vergaderruimtes. Op die manier is onze veilige cloud software een waardevolle uitbreiding voor uw digitale werkagenda. Meer over ruimte reserveren in Outlook, Office365 en Google Calendar. 
Leestip: Uw agenda als reserveringssysteem
Inzicht en overzicht met een zaaldisplays
‘Inzicht en overzicht’, dat zijn de twee sleutelwoorden voor bedrijven die kiezen voor ons Zaaldisplat. Ons Zaaldisplay is een tabletformaat display die realtime inzicht geeft over de beschikbaarheid van een ruimte en welke meetings er gepland staan. U kunt bovendien ook meteen de beschikbaarheid van andere ruimtes checken op de zaaldisplay, wellicht dat die beter aansluiten op uw agenda. Faciliteiten bijboeken - zoals een beamer, whiteboard of catering - kan ook met een paar klikken op de display. Meer over inzicht en overzicht met Zaaldisplays.
