Reserveringssysteem voor vergaderzalen

Reflex RoomManager is een handzame tool voor het online reserveren van vergaderzalen. Gemakkelijker dan bestaande facilitaire systemen en met veel extra mogelijkheden, zoals zaalschermen, een welkomscherm en registratie bij aankomst. Ook geeft het reserveringsysteem heldere rapportages over het gebruik van de vergaderzalen. Deze tool is dus eigenlijk een modulair systeem om alle logistiek rondom de vergaderzalen te regelen. Vandaar de naam Reflex RoomManager.

Hoe het werkt

RoomManager maakt het mogelijk dat u via het vertrouwde Outlook een afspraak inplant en meteen een vergaderzaal kunt reserveren. RoomManager geeft een overzicht van de aanwezige faciliteiten zoals beamer en scherm. Ook kunnen aanvullende diensten worden geboekt, zoals specifieke faciliteiten, koffie of een lunch. Vanaf elke locatie, via mobieltje, tablet, laptop of desktop.

Bekijk in 1 minuut of ons reserveringssysteem biedt wat u zoekt.

Zaalschermen

Via een scherm in de zaal of bij de ingang van de zaal, gekoppeld aan het systeem, melden de gebruikers zich aan (en af). Op die manier biedt de Reflex reserveringsoftware real time inzicht in het werkelijke gebruik van elke vergaderruimte. Dat voorkomt dubbele boekingen en vermindert leegstand van zalen door onnodige boekingen en no-shows. Bekijk de schermen

Welkomscherm en registratie bij aankomst

Desgewenst kan een welkomscherm in de hal of bij de receptie worden geplaatst, met vermelding van zalen, reserveringen en gebruikers. Net als de zaalschermen is dit welkomscherm direct verbonden met het systeem. Ook biedt Reflex RoomManager een mogelijk voor uitbreiding met een module voor de registratie bij aankomst van de deelnemers aan de bijeenkomst. Zie voorbeeld welkomscherm

Heldere rapportages

Het reserveringssysteem levert heldere rapportages over het daadwerkelijk gebruik van de vergaderzalen: over bezetting, door wie, gebruik van extra faciliteiten en services. Handig voor het correct doorberekenen van de kosten.

Delen van vergaderfaciliteiten

Reflex RoomManager biedt dé oplossing voor het delen van vergaderzalen in een flexkantoor of bedrijfsverzamelgebouw waar bedrijven en instellingen ieder hun eigen netwerk en afsprakenprogramma hebben. Zo ook voor flex- en thuiswerkers van verschillende organisaties die samen willen vergaderen.

 

Altijd en overal inzage in uw reserveringen?

Dat kan. En ook nog eens gemakkelijk en snel. Wilt u weten hoe? Plan een online demo

Referenties

Gispen

“Reflex RoomManager is een laagdrempelig systeem, geschikt voor heel veel gebruikers”, zegt Timo Jansen, ICT-manager bij Gispen. Gispen is inrichter van woon-, werk-, zorg- en onderwijsruimten en gebruikt RoomManager voor het beheren van 14 vergaderruimtes. 

Lees verder

O2 Accountants

“We werken met Office 365 voor het reserveren van de vergaderzalen. Dit gaat via een centrale receptie. Zij reserveren de zaal en de reserveringen zijn op de dag zelf zichtbaar op het zaalscherm naast de vergaderzaal.”

Lees meer

Apeldoorn

“Uiteindelijk wilden we de regie meer bij alle collega’s neerleggen, dan bij één afdeling in onze organisatie”, zegt Daniël Keij, Smart Building Regisseur voor de eenheid Beheer & Onderhoud van gemeente Apeldoorn.

Lees verder