Reserveringssysteem voor vergaderzalen
Dubbel geboekte vergaderruimtes, collega's die zomaar binnenlopen, geen inzicht in de bezetting van de vergaderzaal, miscommunicatie over het regelen van een beamer of lunch: het is in ieder kantoor aan de orde van de dag, maar met Reflex RoomManager zijn deze issues verleden tijd. Reflex RoomManager is een tool voor het reserveren en beheren van vergaderruimtes. U reserveert via RoomManager een vergaderzaal en boekt direct aanvullende diensten bij, zoals koffie, lunch of een beamer. Dat kan vanaf elke locatie en via uw mobieltje, tablet, laptop of desktop. Gemaakte reserveringen maakt u met onze software direct zichtbaar op zaalschermen bij de vergaderzaal of een welkomscherm bij de receptie.
Reserveert en beheert u vergaderruimtes in Office 365, Outlook of Google Calendar?
Reflex RoomManager maakt werken met deze agendasystemen eenvoudiger en efficiënter. In de basis werken deze systemen prima, u kunt immers een ruimte reserveren, maar de mogelijkheden zijn voor veel organisaties te beperkt.
Met onze software maakt u van Office 365, Outlook of Google Calendar een volwaardig reserveringssysteem voor vergaderzalen. U kiest de module die past bij de vraag van uw organisatie.
Bekijk in 1 minuut of ons reserveringssysteem biedt wat u zoekt.
RoomManager Modules
Reflex is modulair opgebouwd waardoor u, kostenefficient, zelf kunt bepalen welke modules voor u relevant zijn. Misschien zoekt u alleen een zaalscherm, zodat u kunt zien hoe lang de vergadering nog duurt. Of wilt u dat bezoekers via een welkomscherm kunnen zien waar de vergadering plaatsvindt. Of vindt u het juist belangrijk dat u de kosten eerlijk verdeelt en wilt u inzicht in bezettingssgraden van de faciliteiten.
De verschillende modules zijn beschikbaar als uitbreiding van uw Reflex RoomManager reserveringsysteem, maar kunnen ook snel en eenvoudig worden gekoppeld aan Office 365, Outlook en Google Calendar
RoomManager Toepassingen
RoomManager kent vele soorten klanten met ieder hun specifieke eisen en wensen. Deelt u uw vergaderruimte(s) met meerdere andere bedrijven? Of werkt u in een bedrijfsverzamelgebouw? Of bent u op zoek naar een systeem waarbij u over meerdere lokaties vergaderzalen kunt reserveren.
Veiligheid vóór alles
De Reflex reserveringssoftware draagt bij aan gemak en efficiency voor uw bedrijf of organisatie, en biedt veel extra inzicht en informatie. Daarbij staat veiligheid bij Reflex hoog in het vaandel. De software wordt gehost bij Windows Azure van Microsoft. Deze betrouwbare en veilige cloud service is volledig ISO gecertificeerd en voldoet aan alle eisen. Ons contract met Windows Azure waarborgt dat alle data binnen Europa blijven. Reflex laat bovendien jaarlijks door een externe partij zogenaamde penetratietesten uitvoeren om te verzekeren dat derden niet bij uw gegevens kunnen.
Reflex Visitor - digitale bezoekers registratie
Met Reflex Visitor zorgt u ervoor dat bezoekers zich eenvoudig en snel kunnen aan- en afmelden. Daarbij kan u er voor kiezen zelf vooraf op een simpele manier bezoekers via computer of app aan te melden. Vervolgens wordt de afspraak bevestigd in de Outlook agenda van u en de persoon met wie de afspraak is gemaakt. Is de afspraak voorbij, dan meldt de bezoeker zich weer af of u kiest ervoor dit zelf te doen.Altijd en overal inzage in uw reserveringen?
Dat kan. En ook nog eens gemakkelijk en snel. Wilt u weten hoe? Plan een online demoReferenties
Gispen
“Reflex RoomManager is een laagdrempelig systeem, geschikt voor heel veel gebruikers”, zegt Timo Jansen, ICT-manager bij Gispen. Gispen is inrichter van woon-, werk-, zorg- en onderwijsruimten en gebruikt RoomManager voor het beheren van 14 vergaderruimtes.
O2 Accountants
“We werken met Office 365 voor het reserveren van de vergaderzalen. Dit gaat via een centrale receptie. Zij reserveren de zaal en de reserveringen zijn op de dag zelf zichtbaar op het zaalscherm naast de vergaderzaal.”
Apeldoorn
“Uiteindelijk wilden we de regie meer bij alle collega’s neerleggen, dan bij één afdeling in onze organisatie”, zegt Daniël Keij, Smart Building Regisseur voor de eenheid Beheer & Onderhoud van gemeente Apeldoorn.
