Alles wat u moet weten over Desk Booking

Steeds meer bedrijven en (overheids)instellingen maken gebruik van Desk Booking. Dit is een managementsysteem om ruimte efficiënt te benutten in tijden van de toenemende thuiswerktrend. Meer mogelijkheden met minder kantoorruimte. Wat is Desk Booking? Hoe werkt het? En wat zijn de voordelen? En we vertellen u graag alles over de mogelijkheden van Desk Booking met Reflex Workplaces.

Wat is Desk Booking?

Desk Booking betekent in essentie niet meer dan het reserveren van bureau’s, of werkplekken. Veel organisaties hebben een Desk Booking oplossing in gebruik om collega’s eenvoudig en snel een werkplek in het kantoor te laten reserveren. Desk Booking doet u met behulp van speciale software. Die maakt het mogelijk om op afstand werkplekken, flexplekken, vergader- en studieruimtes te reserveren. Vanaf elk device: uw pc, smartphone, laptop of tablet. U kunt werkplekken op die manier efficiënt benutten, vooraf een inschatting maken van de bezettingsgraad en de maximale capaciteit handhaven. Met Desk Booking bent u flexibel!


De toenemende thuiswerktrend

Het aantal flexwerkers in Nederland zit al een paar jaar in de lift. Hierdoor werd ook thuiswerken steeds populairder. Sinds maart 2020 is dit in een stroomversnelling terecht gekomen en de verwachting is dat veel werknemers ook in de toekomst gedeeltelijk thuis blijven werken. Hierdoor zullen kantoorpanden in de komende jaren 35 procent minder ruimte nodig zullen hebben.


 “Voor organisaties heeft dit impact op het aantal beschikbare en noodzakelijke werk- of studieplekken. Minder plekken betekent dat mensen zullen moeten reserveren voor de ‘kantoordagen’, zodat er niet meer mensen aanwezig zijn dan er capaciteit is. Ook vanuit veiligheidsoogpunt. Dan is een reserveringssysteem een uitkomst”, aldus Frans de Wit - directeur van Reflex Online.

 

Leestip: Werkplekken en flexplekken reserveren



Hoe werkt Desk Booking?

Sommige Desk Booking oplossingen zijn complex, anderen zijn weer wat laagdrempeliger. Het komt erop neer dat online werkplekken kunnen worden gereserveerd door collga’s. De beheerder maakt werkplekken aan in een systeem. Daarbij worden eventueel beschikbare tijdssloten aangegeven en de werkplekken onderverdeeld naar type werkplekken en eventueel op welke verdieping de plek zich bevindt. Bijvoorbeeld een concentratiewerkplek, flexplek of een overlegplek. Vervolgens krijgen collega’s toegang tot een pagina waar geschikte werkplekken kunnen worden gezocht en gereserveerd.

 

Om in die toenemende behoefte te voorzien, hebben wij een eigen Desk Booking systeem ontwikkeld: Reflex Workplaces. Wij richten de Desk Booking oplossing samen met u in en u bent snel up-and-running. Boeken kan via een applicatie: een app die u op uw pc, laptop, tablet en smartphone kunt gebruiken. Binnen het systeem kunnen ook één of meerdere beheerders worden benoemd. Zij hebben inzicht in de statistieken: de bezettingsgraad bijvoorbeeld en de no-shows. Reflex Workplaces is gebruiksvriendelijk, overal te gebruiken en geeft realtime insights. Dé manier om toekomstbestendig te werken.


Leestip: Werkplekken reserveren via een app 


Wat zijn de voordelen van Desk Booking?

Wilt u ook aan de slag met Desk Booking, of twijfelt u nog over de mogelijkheden? We hebben de voordelen nog eens op een rij gezet.

  • Nooit meer mensen op kantoor dan beschikbare werkplekken
  • U bepaalt zelf welke typen plekken en ruimtes beschikbaar zijn voor reserveringen
  • Altijd en overal de mogelijkheid om een ruimte te boeken
  • Collega’s kunnen elkaar eenvoudig opzoeken en toevoegen aan een reservering
  • De beheerder heeft realtime inzicht in de bezettingsgraad