Hybride werken: alles wat u erover moet weten

Het Nieuwe Werken. We praten er al sinds de jaren ’90 over, maar toch is het concept nooit volledig omarmd. Tijdens de Coronapandemie zijn bepaalde kantoortrends echter versneld. Denk aan online meetings in plaats van een fysieke ontmoeting, of de toename van thuiswerken. Maar ook de verregaande adoptie van SaaS-applicaties, zoals Microsoft 365. Dat alles heeft geleid tot een nieuwe werkvorm die veel wegheeft van Het Nieuwe Werken: het hybride werkplekmodel.


In deze longread leert u:

  • Wat hybride werken is
  • Wat medewerkers willen (spoiler: hybride werken!)
  • Hoe werknemers en werkgevers de rol van het kantoor zien
  • Vijf tips voor organisaties en bedrijven
  • De rol van technologie in hybride werken

Wat is hybride werken?

Hybride werken is niet nieuw, het heeft eigenlijk altijd bestaan. In de kern is hybride werken de werkvorm die volgt uit het hybride werkplekmodel. Het hybride werkplekmodel betekent dat werken op afstand en werken op kantoor worden gecombineerd. Wanneer een werknemer hybride werkt, heeft diegene de vrijheid om te kiezen waar wanneer wordt gewerkt en verdeelt men de werktijd tussen remote werken en werken vanuit een centraal kantoor. In de kern is hybride werken dus een regeling waarin een individu, team of organisatie een deel van hun tijd op de werkplek en een deel op afstand werkt.

Een bedrijf dat werkt volgens het hybride werkplekmodel, heeft vaak één of meerdere kantoren waar het personeel regelmatig aanwezig is. Bij grotere organisaties gaat het dan vaak om een centraal hoofdkantoor en meerdere kleinere hubs waar medewerkers verspreid over het land regelmatig samenkomen. Dit in tegenstelling tot een volledig remote model van werken, waarin er geen fysieke ruimte is en alle medewerkers op afstand werken.

Het afgelopen jaar zijn er talloze onderzoeken uitgevoerd door vooraanstaande bureaus. In al deze onderzoeken komt naar voren dat, hoewel hybride werken inderdaad versneld is doorgevoerd, het hybride werkplekmodel een blijvertje is. Voor meer informatie en inzichten verwijzen we u graag naar PWC, McKinsey of Deloitte.



Wat medewerkers willen (spoiler: hybride werken!)?

Een interessant inzicht komt uit onderzoek van het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid (KiM) en een grote survey van Salesforce in 2020, net na de eerste piek van de Coronapandemie. In deze survey komt duidelijk naar voren dat, hoewel werknemers zich afvragen of dagelijks woon-werkverkeer echt nodig is, ze de traditionele werkplek zeker niet volledig willen verlaten. De belangrijkste conclusies:

Slechts 37% van alle respondenten van het Salesforce survey beschouwt fulltime remote werken als het meest aantrekkelijke langetermijnscenario.
Daarentegen wil 64% ten minste een deel van zijn werkuren op een kantoor, winkel, fabriek of ander soort werkplek doorbrengen.
Generatie Z, binnenkort het grootste gedeelte van onze beroepsbevolking, is vooral geïnteresseerd in hybride werken.
Volgens het KiM heeft tussen de 55 en 70% van de thuiswerkers positieve ervaringen met thuiswerken tijdens de coronacrisis. Ongeveer 40-60% van hen verwacht vaker te blijven thuiswerken als de crisis voorbij is.


Binnen alle groepen is sprake van een significante voorkeur voor hybride werken. Een combinatie van factoren maakt hybride werken mogelijk en makkelijk.

  • Makkelijker thuiswerken door de adoptie van SaaS-applicaties en cloud-based software. Doordat organisaties steeds vaker gebruik maken van cloud-based software, zoals Microsoft 365, Zoom of Salesforce, hebben medewerkers eenvoudig toegang tot alle noodzakelijke gegevens, bestanden en applicaties. Daardoor is de noodzaak om naar kantoor te gaan een stuk kleiner geworden. Een voorbeeld is de toename van het aantal Microsoft 365-abonnees en Microsoft Teams-gebruikers met respectievelijk 27% en 53% (bron: Tweakers).
  • Toegang tot betere apparatuur en netwerken. Een niet onbelangrijke hygiënefactor als het gaat om thuiswerken: de beschikbare apparatuur en netwerken. Met de uitrol van 4G en 5G zijn mobiele netwerken verbeterd en investeringen in glasvezel hebben medewerkers thuis toegang tot steeds betere netwerken. Daarnaast hebben diverse organisaties tijdens de Coronapandemie (noodgedwongen) geïnvesteerd in thuiswerkplekken voor het personeel. Ruim 78% van de medewerkers geeft aan een goede thuiswerkplek te hebben.
  • Reiskosten en reistijd besparing. Werknemers die hybride werken besparen reistijd, met alle positieve neveneffecten van dien. Daarnaast sparen werkgevers significant op reiskosten.

Kortom, volgens medewerkers is hybride werken here to stay en wordt dat door een verbetering in de randvoorwaarden ook goed gefaciliteerd.




Het doel van een kantoor volgens werknemers en werkgevers

Thuiswerken heeft een groot deel van de mensen een betere werk-privé balans bezorgd met een gezondere levensstijl en flexibelere werkpatronen. Maar dat geldt dus zeker niet voor iedereen, zoals we in de vorige paragraaf hebben gezien. Niet alle werknemers hebben thuis een ideale situatie om in te werken en niet alle werkzaamheden kunnen remote worden uitgevoerd. Vandaar dus hybride werken. In diverse onlinebronnen wordt daarom gesproken van een 50:50 of 60:40 split tussen thuiswerken en werken op kantoor. Wat betekent dat voor de rol van het kantoor? Nou, één punt waar zowel werknemers als werkgevers het volgens PWC over eens zijn: het kantoor wordt meer en meer een ontmoetingsplek.


Hoewel leidinggevenden nog steeds veel waarde hechten aan aanwezigheid van werknemers op kantoor, erkennen beide groepen dat kantoor bij uitstek zou moeten worden benut voor het verbeteren van de samenwerking tussen medewerkers. Bijvoorbeeld door team meetings, vergaderingen en brainstormsessies. Daarnaast is maar liefst 68% van de leidinggevenden van mening dat kantoor een cruciale rol speelt om een onderscheidende bedrijfscultuur te behouden. De volgende zes punten vormen volgens werknemers en werkgevers de functie van het kantoor in een hybride werkplekmodel:

  • Verbeteren van de productiviteit van medewerkers
  • Samenwerking tussen individuen en teams verbeteren
  • Ontmoeten van leveranciers en klanten op locatie
  • Bestendigen van een onderscheidende bedrijfscultuur
  • Training en persoonlijke ontwikkeling, leren van collega’s
  • Toegang tot bepaalde bestanden of apparatuur

Een voorbeeld van een bedrijf dat hybride werkt volgens de 60:40 split is Vodafone.



Hybride werken: vijf tips voor organisaties en bedrijven

Hybride werken is een blijvertje en dat heeft impact. Impact op de rol van het kantoor, maar ook impact op de manier van werken in uw organisatie. In een eerdere blog schreven we hier ook al over. Onder andere het eerdergenoemde onderzoek van McKinsey, maar ook dat van WeWork, bieden interessante inzichten over wat hybride werken betekent voor organisaties en bedrijven.
We hebben vijf inzichten gebundeld aan de hand waarvan u kunt bepalen wat de impact van hybride werken is voor uw organisatie:

1.Vraag het uw medewerkers

Met stip op nummer 1: ga er niet vanuit dat alle medewerkers hetzelfde willen, maar vraag het hen. Onderzoek het binnen uw team of stel een organisatie breed survey samen om inzichten te verkrijgen. Dit creëert ook draagvlak binnen uw organisatie voor te voeren beleid. Maak beleid op basis van de inzichten uit uw organisaties en geef medewerkers opties: vooral vanuit huis, vooral vanuit thuis of ertussenin. In de praktijk leidt dat tot een 50:50 of 60:40 split. Op deze manier kunt u vooruitplannen en een goed idee hebben van waar iedereen zich op een bepaald moment zal bevinden, zodat u middelen effectiever kunt toewijzen.

2. Geef prioriteit aan de bedrijfscultuur

Er zijn verschillende typen bedrijfsculturen, maar daar gaan we hier niet op in. Een cultuur onderscheidt de ene organisatie van de andere. Wat belangrijk is, is om die unieke cultuur te behouden en bestendigen en met name bij kleinere organisaties is dit een ondergewaardeerd punt. Is dat het geval? Maak daar dan binnen het managementteam of directie plannen om de bedrijfscultuur te bestendigen binnen een hybride werkomgeving.

3. Denk na over work-to-people of people-to-work

Kunnen bepaalde werkzaamheden digitaal worden uitgevoerd die eerst face-to-face contact vereisten? Is het bijvoorbeeld echt nodig om een wekelijkse salesmeeting op kantoor te doen, of kan dit ook prima digitaal? Voor bepaalde werkzaamheden en functieprofielen zal aanwezigheid op kantoor minder noodzakelijk zijn, maar wel gewenst met een bepaalde frequentie. Op basis hiervan kunt u de thuiswerkfactor bepalen.

4. Denk na over de kantoorinrichting

Met minder mensen op kantoor kunt u de omgeving anders inrichten. Meer gericht op samenwerking bijvoorbeeld. Denk eens na over de volgende vragen: Wordt er veel samengewerkt? Of is er juist behoefte aan concentratieruimtes? Of juist veel sprake van flexibele werkplekken? Wellicht kunt u flexibel omgaan met kantoorruimte? Op bepaalde locaties afschalen en op een nieuwe locatie, dicht bij een grote groep medewerkers juist een nieuwe locatie openen?

5. Omarm technologie

Als leverancier van technologie om ontmoeten makkelijk te maken op kantoor mag deze tip natuurlijk niet ontbreken. Maar technologie en hybride werken gaat veel verder dan dat. Denk aan cloud-based software zodat medewerkers waar dan ook toegang hebben tot hun bestanden. Of goede videoconferencing tools om samenwerken op afstand mogelijk te maken. In de ideale hybride werkplek zou iedere medewerker altijd zijn werk moeten kunnen doen, zelfs als het kantoor van de ene op de andere dag is verdwenen.


De rol van technologie bij hybride werken

Het kwam al even voorbij, maar technologie speelt een essentiële rol bij hybride werken. We hebben vastgesteld dat het kantoor niet gaat verdwijnen, maar dat het wel een ander doel gaat dienen. Meer gericht op ontmoeten en samenwerken. Technologie helpt daarbij. En dan bedoelen we niet alleen de technologie in ons eigen straatje:

1. Enable hybride werken met cloud-based software

Pakketten zoals Microsoft 365 zijn bij uitstek geschikt voor hybride werken. Met dergelijke software hebben medewerkers te allen tijde toegang tot hun (gedeelde) bestanden en up-to-date applicaties.

2. Reserveren van werkplekken en werkruimten 

In veel kantoren wordt opnieuw gekeken naar de inrichting en komen er minder vaste werkplekken beschikbaar. Het reserveerbaar maken van werkplekken is in zo’n situatie echt een must. En dat doet u met een desk booking systeem, een reserveringssysteem voor werkplekken. Hiermee maakt u het leven van uw medewerkers makkelijker en faciliteert u hybride werken in uw organisatie optimaal. Bekijk ons desk booking systeem Reflex Workplaces voor meer informatie.

3. Optimaliseer de interne communicatie

Technisch gezien vaak ook cloud-based software, maar belangrijk om te benoemen is de interne communicatie. Waar er vaak een face-to-face teammeeting of projectoverleg was, gebeurt veel nu digitaal. Er zijn diverse tools beschikbaar die u helpen om projectmanagement te stroomlijnen en de interne communicatie te verbeteren. Denk aan Monday, Slack of Simpplr.

4. Implementeer een room booking systeem

Room booking systemen informeren werknemers over het aantal beschikbare kamers, de huidige status van deze kamers (leeg of bezet) op een bepaald moment en de geboekte en beschikbare tijdssloten voor toekomstig gebruik. Essentieel als u ontmoetingen makkelijk wilt maken en samenwerking wilt stimuleren. Een voorbeeld van een room booking systeem is Reflex RoomManager.

5. Toegang tot goede samenwerkingstools

Zorg ervoor dat alle medewerkers toegang hebben tot goede tools om samen te werken. Denk aan een videoconferencing oplossing, zoals Zoom of Teams. Of aan een oplossing waarmee mensen samen aan bestanden kunnen werken, zoals Sharepoint, Dropbox of Google Docs.
Wij hopen dat dit artikel u heeft geholpen aan meer kennis rondom het thema hybride werken. Reflex Online maakt ontmoeten makkelijk, want wij geloven dat het succes van uw organisatie ervan afhankelijk is. Daarom hebben wij diverse laagdrempelige applicaties ontwikkeld die afzonderlijk van elkaar of samen ontmoeten makkelijk maken.


Hulp bij Hybride Werken?

Reflex maakt ontmoeten makkelijk. Dat is niet voor niks onze missie en slogan, alles wat wij doen is daarop gericht. Hybride werken is hot en Facility Management, HR en IT besteden veel tijd en aandacht om hybride werken te embedden in organisaties. Onze experts staan voor u klaar om met u te sparren over concrete oplossingen voor allerlei vraagstukken. Zoals vergaderruimtes en werkplekken reserveren, bezoekers registreren of bezoeken op afspraak en online afspraken maken. Wilt u weten of en hoe wij u kunnen helpen om ontmoeten op kantoor makkelijk te maken? Neem direct contact met ons op of plan direct een vrijblijvende demonstratie in van één van onze oplossingen.