Bezoekersregistratie: eenvoudig gasten aan- en afmelden

Maak ontmoeten makkelijk met bezoekersregistratie

Een warm welkom voor al uw gasten met onze digitale bezoekersregistratie. Of het nu medewerkers, bezoekers, cursisten of leveranciers zijn, wij regelen alles voor een soepele ontvangst. Met ons digitaal bezoekersregistratiesysteem Reflex Visitor maken we ontmoeten op kantoor makkelijk. Ons systeem past zich aan op uw specifieke situatie. Zo heeft u altijd een oplossing op uw maat. Onze oplossing biedt onder andere:

• Flexibel bezoekersstromen beheren: Naar wens inrichten en afhandelen van verschillende bezoekersstromen, zoals: bezoekers, pakketdiensten of bezorgers, medewerkers, chauffeurs en studenten.
• Sluitende bezoekersregistratie: Vooraf bezoekers aanmelden via Outlook of Google Calendar. Ter plekke registreren via aanmeldzuilen met afspraaknummers en QR-codes en afmelden bij het verlaten van uw pand.
• Realtime notificaties: ontvang meldingen wanneer bezoek is gearriveerd, per mail, Teams-bericht, SMS of telefonisch via de intercomzuil
• Bedrijfshulpverlening: Ondersteuning van de bedrijfshulpverleners met onze BHV App en real-time en volledige afvinklijst bij calamiteiten
• Toegangscontrole en toegangsdeuren: Met Reflex Visitor heeft u verschillende mogelijkheden voor toegangscontrole en het openen van toegangsdeuren

Maak een einde aan onoverzichtelijke bezoekersstromen. Geef uw gasten een professionele ontvangst en maak het werk van uw medewerkers leuker en makkelijker met onze digitale bezoekersregistratie. Meld u nu aan voor een gratis demonstratie en ontdek hoe gemakkelijk bezoekers aan- en afmelden kan zijn.

Plan een demo

Denkt u na over…

• Het verbeteren van de bezoekersregistratie bij uw organisatie?
• Een aanmeldzuil of intercomzuil bij de ingang van uw bedrijf?
• Het optimaliseren van bezoekersstromen, wachtrijen en balies?
• Hoe een digitale receptie en bezoekersregistratie kan bijdragen aan hybride werken?

Dan is Reflex Visitor de oplossing voor u. Plan een vrijblijvende demonstratie in en wij vertellen u er alles over.

Bezoekersregistratie: hoe bezoekers aanmelden en afmelden?

Stap 1

Maak een afspraak via uw portaal, of uw agendasysteem zoals Microsoft Office 365 of Outlook.

Stap 2

Met Reflex Visitor ontvangt de bezoeker een bevestigingsmail in uw huisstijl. 

Stap 3

Bij aankomst meldt de bezoeker zich aan op de aanmeldzuil of intercomzuil. 

Stap 4

Bij het aanmelden kan de bezoeker ook aangeven dat men akkoord is met de huisregels.

Stap 5

Na het aanmelden ontvangt u collega direct een mail of SMS dat het bezoek is gearriveerd.

Stap 6

En bij het verlaten van het pand meldt de bezoeker zich netjes af.

Digitale bezoekersregistratie, aanmeldzuil en aanmeldsysteem: de voordelen van Reflex Visitor

Verbeter de ontvangst van bezoekers op uw locatie met onze aanmeldzuil en ons aanmeldsysteem: Reflex Visitor. Door een naadloze integratie van een digitale bezoekersregistratie, aanmeldsysteem en aanmeldzuil wordt het beheren van bezoekersstromen nog eenvoudiger.

• Professionele uitstraling: Maak een goede eerste indruk op uw bezoekers, gasten en (potentiële) klanten. Een gestroomlijnd aanmeldsysteem in combinatie met een moderne eyecatcher in de vorm van een aanmeldzuil geeft uw organisatie een professionele uitstraling. Uw receptieproces stroomlijnen en toch persoonlijke aandacht bieden? De Reflex intercomzuil maakt het mogelijk. Een volledig geïntegreerd bezoekersregistratiesysteem in combinatie met een belfunctie biedt gemak en overzicht. Zeker bij (deels) onbemande recepties.
• Snelle verwerkingstijd: Door vooraf aan te kunnen melden én ter plekke te kunnen registreren, is het aanmelden van bezoekers een fluitje van een cent.
• Volledig en compliant: Met de combinatie van een aanmeldzuil, digitale bezoekersregistratie en aanmeldsysteem heeft u te allen tijde een volledig overzicht van alle aanwezige en te verwachten bezoekers. Zo bent u volledig compliant volgens de Arbowet, AVG/GDPR en voldoet u aan eisen vanuit onder andere ISO & HACCP.
• Bespaar kostbare resources: Geen gedoe meer met schuifborden, papieren lijsten of bewerkelijke Excel-spreadsheets. Met Reflex Visitor heeft u alles rondom aanwezige personen in uw pand in één toegankelijk en gastvrij systeem.
• Eén aanspreekpunt: Reflex maakt ontmoeten makkelijk. Met Reflex Online heeft u één aanspreekpunt voor alles rondom digitale bezoekersregistratie, aanmeldzuilen, toegangscontrole en andere slimme kantooroplossingen.

Wilt u meer weten over de voordelen van ons systeem? Vul dan het formulier op deze pagina. 
Wilt u liever direct contact? Bel ons op +31(0)345 630123 of stuur een mail naar info@reflex-online.com.

Een oplossing voor bezoekersregistratie en digitale receptie

Reflex Online maakt ontmoeten makkelijk. Dat doen wij met een systeem voor bezoekersregistratie en digitale receptie: Reflex Visitor. Met Reflex Visitor vervangt u het papieren inschrijfboek. Gasten aan- en afmelden is vanaf nu eenvoudig. Het systeem werkt op ieder device: via een tablet, aanmeldzuil of zelfs een applicatie op uw mobiele telefoon. Met een digitale bezoekersregistratie heeft u te allen tijde volledig overzicht van de aanwezigen in uw pand. Zo voldoet u aan allerlei richtlijnen, zoals Arbo, ISO, AVG/GDPR en HACCP. Of u nu gasten aan- en af wilt melden of balies en wachtrijen wilt automatiseren: met Reflex Visitor heeft u een oplossing op maat.
Ook heeft u met deze werkwijze altijd een compleet overzicht van collega’s en bezoekers die in uw pand aanwezig zijn. Zo voldoet u aan Arbo-, ISO en AVG/GDPR-regels.

Veilig en AVG-proof bezoekersregistratie

Het verwerken van persoonsgegevens moet zorgvuldig en volgens de geldende privacywetgeving gebeuren. Met de aanmeldzuilen van Reflex Online waarborgt u een veilige en conforme bezoekersregistratie. Gegevens worden automatisch verwijderd na de wettelijk vastgestelde bewaartermijn, zodat u altijd voldoet aan de AVG-richtlijnen. Daarnaast bieden onze zuilen de mogelijkheid om bezoekers digitaal akkoord te laten gaan met uw bezoekersbeleid of gezondheidsverklaringen. Dit zorgt niet alleen voor een efficiënter registratieproces, maar ook voor extra zekerheid op het gebied van compliance en dataveiligheid. Zo combineert u gemak met optimale bescherming van privacygevoelige informatie.