Toepassingen

Bedrijfsverzamelgebouwen

Vergaderruimte(s) delen met meerdere bedrijven

Deelt u uw vergaderruimte(s) met meerdere andere bedrijven? Of werkt u in een bedrijfsverzamelgebouw? Dan heeft uw vergaderruimte naar alle waarschijnlijkheid geen gedeelde, online inzichtelijke, agenda en verloopt het vastleggen van een ruimte vaak via een secretariaat. Dat levert frustratie op. U bent niet flexibel en legt niet even snel een vergaderruimte vast voor een overleg met die belangrijke klant. En wie maakt het meest gebruik van de vergaderruimte en hoe worden deze kosten verrekend? Daar hebben we met Reflex RoomManager een oplossing voor.

Online inzage in de agenda

Reflex RoomManager biedt de mogelijkheid om via een publieke module vergaderruimtes te reserveren. Deze module is voor ieder bedrijf toegankelijk en kan worden afgeschermd door middel van een inlog. De vergaderruimte is online beschikbaar, heeft een eigen agenda en geeft een overzicht weer van in de ruimte aanwezige faciliteiten. U boekt ook direct aanvullende diensten, zoals koffie, thee of lunch. Vanaf elke locatie, via uw mobiele telefoon, tablet, laptop of desktop. En van iedere reservering ontvangt u per mail een bevestiging, zodat geen verwarring meer over uw reservering kan ontstaan. Via de mobielvriendelijke publieke module plannen uw medewerkers écht altijd en overal vergaderingen in, waardoor uw organisatie een stuk flexibeler is en sneller kan schakelen.

Bezettingsgraad

We komen nog wel eens tegen dat bedrijven vergaderfaciliteiten delen, maar de kosten gelijk worden verdeeld. Met Reflex RoomManager heeft u de bezettingsgraad met een druk op de knop inzichtelijk en verdeelt u de kosten van de vergaderruimte naar gelang het gebruik ervan. Dat is eerlijk en efficiënt.

RoomManager met zaalscherm

Wanneer vindt de volgende meeting plaats? Is deze ruimte nu vrij of bezet? Vragen die onnodig leiden tot verwarring en onderbroken bijeenkomsten die u eenvoudig oplost met een tabletformaat touchscreen bij de vergaderruimte, gekoppeld aan Reflex RoomManager. Het scherm geeft de agenda van de zaal weer en maakt het mogelijk om de ruimte direct vast te leggen als deze vrij is. De zaalschermen bieden u diverse voordelen:

• De schermen zijn voorzien rode en groene LED-lampjes, deze tonen of de vergaderzaal bezet is of vrij;
• Plug & Play: dus heel eenvoudig te installeren en te gebruiken;
• Een veilige en betrouwbare connectie naar uw Office 365 omgeving;
• Met de beschikbare set-up wizard is het systeem binnen twee minuten in de lucht en onderhoudsvrij.

Klik hier voor meer informatie over de zaalschermen.

Meerdere locaties

Vergaderzalen reserveren voor een organisatie met meerdere vestigingen

Uw bedrijf heeft meerdere vestigingen, maar medewerkers van vestiging A hebben geen inzage in de beschikbaarheid van de ruimte in vestiging B en vice versa. Dat is natuurlijk onhandig en een veelvoorkomende irritatie. Gelukkig is dit met de software van Reflex RoomManager en onze publieke, via het internet toegankelijke, module in een handomdraai opgelost. Direct een ruimte reserveren op een andere locatie, omdat u daar volgende week een overleg heeft? Dat is de veelzijdigheid van Reflex RoomManager.

Publiek toegankelijke module

Reflex RoomManager biedt de mogelijkheid om vergaderruimtes binnen verschillende vestigingen te boeken. Uw medewerkers reserveren ruimtes binnen de eigen organisatie, maar ook (mits dit gewenst is) voor andere vestigingen. Super flexibel! Iedere vergaderruimte is namelijk online beschikbaar, onafhankelijk van in welke vestiging deze zich bevindt, voorzien van een eigen agenda en een overzicht van in de ruimte aanwezige faciliteiten en de capaciteit. U boekt ook direct aanvullende diensten, zoals koffie of een lunch. Vanaf elke locatie, onderweg via uw mobiele telefoon, tablet, laptop of desktop. En van iedere reservering ontvangt u per mail een bevestiging, zodat geen verwarring meer over uw reservering kan ontstaan. Via de mobielvriendelijke publieke module plannen uw medewerkers écht altijd en overal vergaderingen in, waardoor uw organisatie een stuk flexibeler is en sneller kan schakelen.

RoomManager met zaalscherm

Wanneer vindt de volgende meeting plaats? Is deze ruimte nu vrij of bezet? Vragen die onnodig leiden tot verwarring en onderbroken bijeenkomsten die u eenvoudig oplost met een tabletformaat touchscreen bij de vergaderruimte, gekoppeld aan Reflex RoomManager. Het scherm geeft de agenda van de zaal weer en maakt het mogelijk om de ruimte direct vast te leggen als deze vrij is.

De zaalschermen bieden u diverse voordelen:

• De schermen zijn voorzien rode en groene LED-lampjes, deze tonen of de vergaderzaal bezet is of vrij;
• Plug & Play: dus heel eenvoudig te installeren en te gebruiken;
• Een veilige en betrouwbare connectie naar uw Office 365 omgeving;
• Met de beschikbare set-up wizard is het systeem binnen twee minuten in de lucht en onderhoudsvrij.

Eigen vergaderruimtes

Bedrijven met eigen of interne vergaderruimtes

Heeft u in uw bedrijfspand één of meerdere vergaderruimtes? Dan zijn de volgende opmerkingen voor u herkenbaar:

• “Ik heb de vergaderruimte gereserveerd, maar er is iemand anders in gaan zitten”
• “Wanneer is jouw meeting afgelopen, want ik heb de ruimte nodig”
• “Kan je ergens anders gaan zitten, want ik heb een afspraak met een klant”
• “Is er wel een beamer en projectiescherm aanwezig?”

Met Reflex RoomManager zijn deze irritaties en frustraties verleden tijd. Met de Reflex RoomManager softwaretool plant u een afspraak in, waarbij u direct een vergaderruimte kunt reserveren. Zo voorkomt u dubbele boekingen en bijbehorende verwarring. Daarbij geeft RoomManager een overzicht van de aanwezige faciliteiten in de vergaderruimte. Denk aan een beamer of presentatiescherm, maar ook het aantal zitplaatsen. Daarnaast kunnen extra’s direct worden geboekt, zoals koffie of een lunch. Vanaf elke locatie en via uw mobiele telefoon, tablet, laptop of desktop.

Reflex RoomManager is modulair opgebouwd en kent naast het reserveringssysteem voor vergaderzalen verschillende uitbreidingen en hardware-toepassingen.

Verhuurders

Verhuurder van kantoorruimte of vergaderruimte

Verhuurt u vergaderruimtes of kantoorruimtes? De vijf onderstaande issues komen u dan vast bekend voor. Als u in uw eigen bedrijfspand vergaderruimtes heeft of in bijvoorbeeld een bedrijfsverzamelgebouw zit, neem dan vooral hier een kijkje.

• Ik heb weinig Inzicht in het gebruik van de ruimtes
• Afrekening per huurder kost veel tijd en er worden fouten gemaakt
• “Ik heb de ruimte gereserveerd, maar er zit al iemand anders”
• “Is er wel een beamer en projectiescherm aanwezig?”
• Het beheer en logistiek rondom de vergaderruimtes kost uw organisatie veel tijd

Met Reflex RoomManager lost u deze (en meer!) issues in één klap op. Reflex RoomManager biedt u namelijk managementrapportages waarmee u het gebruik van de ruimtes in één overzicht inzichtelijk maakt. Op basis van deze rapportages maakt u per huurder eenvoudig een afrekening op basis van het daadwerkelijke gebruik. Met de Reflex RoomManager softwaretool plant u of plannen uw klanten direct tijdsloten in de vergaderruimte of kantoorruimte in. Zo voorkomt u dubbele boekingen en bijbehorende verwarring. Daarbij geeft RoomManager een overzicht van de aanwezige faciliteiten in de ruimte. Denk aan een beamer of presentatiescherm, maar ook het aantal zitplaatsen. Daarnaast kunnen extra’s direct worden geboekt, zoals koffie of een lunch. Vanaf elke locatie en via uw mobiele telefoon, tablet, laptop of desktop.

Reflex RoomManager is modulair opgebouwd en kent naast het reserveringssysteem voor vergaderzalen verschillende uitbreidingen en hardware-toepassingen.

Resellers

Reflex RoomManager partnermodel

Meerwaarde creëren en de best-passende oplossing bieden aan uw klant. Dat is uw passie, uw uitdaging en daar bent u constant naar op zoek. Tegelijkertijd wilt u niet al uw tijd daaraan spenderen. Met ons doordachte Reflex RoomManager partnermodel bedienen wij uw eindklant optimaal. U blijft namelijk te allen tijde in-control en bepaalt zelf of uw serviceorganisatie of die van ons het contact met uw klant onderhoudt.

Levert u signage oplossingen?

Reflex RoomManager is een veelzijdige en handzame tool voor het beheren en reserveren van onder andere ruimtes en vergaderzalen binnen de organisatie van uw klant. Met Reflex RoomManager heeft uw klant een volwaardig reserveringssysteem voor het reserveren van vergaderzalen en andere ruimtes, eenvoudig koppelbaar aan de bestaande agenda- of e-mailsoftware van uw klant of als stand-alone oplossing. Of uw klant nu Outlook, Exchange, Office 365 of G Suite gebruikt: het maakt niet uit, Reflex RoomManager koppelt direct. Door middel van diverse modules, zoals slimme software voor de zaalschermen en welkomschermen die u levert, biedt u de meerwaarde waar uw klant naar op zoek is en maakt uw klant een enorme efficiëntie- en professionaliseringsslag.

Levert u Office 365 aan organisaties?

Het gebruik van Office 365 neemt een enorme vlucht. Meer en meer organisaties ontdekken het gemak en de eenvoud waarmee hun Office-applicaties altijd up-to-date zijn, voor een vast bedrag per maand. Door resources aan te maken in Office 365 beheren veel organisaties zelf hun ruimtes. Dat gaat vaak goed, maar kan efficiënter en professioneler. In plaats van Office 365 te vervangen, bieden wij diverse modules om van Office 365 (en ook Google Calendar) een volwaardig reserveringssysteem van ruimtes en vergaderzalen te maken:

• Zaalschermen
• Welkomschermen
• Bezoekersregistratie
• Werkplekken
• Plattegrond
• Online reserveren
• Rapportages
• Extra’s boeken, zoals catering

Nieuwsgierig naar wat we voor elkaar kunnen betekenen? Neem dan direct contact met ons op.