Room booking display: simpel en snel ruimtes reserveren
Met een druk op de knop een vrije ruimte vinden en deze reserveren? Zo makkelijk is meeting rooms reserveren met een room booking display. Misschien heeft u ze al eens ergens zien hangen? Op deze pagina leert u onder andere:
- Wat een room booking display is
- Wat u ermee kan
- Wat room booking displays u opleveren
- Hoe u ruimtes reserveren extra makkelijk maakt
- Waar u op kut letten bij de aanschaf van een room booking display
- Veelgestelde vragen over room booking displays
Wat is een room booking display?
Een room booking display is een tablet dat bij de vergaderruimte hangt. Op dit tablet leest u de geplande meetings in de betreffende af. Ook is het mogelijk om de ruimte direct te reserveren, mocht deze vrij zijn. Daarnaast ziet u van een afstand of de ruimte bezet is of vrij door LED-lampjes op het display. En met sommige systemen, zoals met onze Zaaldisplays, kunt u direct de agenda van andere ruimtes raadplegen om zo snel een vrije ruimte te vinden. Een display wordt vaak aan de muur van de vergaderruimte gemonteerd, maar ze worden ook steeds vaker op het glas van de vergaderruimte gehangen.
Wat kan een room booking display?
Natuurlijk biedt iedere leverancier weer nét een andere oplossing dan de ander. Bij Reflex Online vinden we dat een room booking display in ieder geval een bepaalde basisfunctionaliteit móet hebben, om echt meerwaarde te kunnen bieden aan uw organisatie. De top 5 dingen die in ieder geval moeten kunnen:
- Met stip op 1, ter plekke een ruimte kunnen reserveren op het display
- De dagkalender van de ruimte weergeven
- Van afstand de actuele beschikbaarheid zien, bij voorkeur met LED-lampjes
- Informatie geven over de aanwezige faciliteiten van de ruimte (capaciteit, presentatiescherm, airco, et cetetera)
- Toegang bieden tot agenda’s van andere ruimtes, mocht de betreffende ruimte bezet zijn, en deze kunnen reserveren
De voordelen van een room booking display
Vergaderruimtes reserveren met een room booking displays levert een breed scala aan voordelen op:
- Simpel en snel reserveren en beheren
- Inzicht in gebruik en bezettingsgraad
- Altijd up-to-date kalender met integratie van Outlook, Office365 en Google Calendar
- Verbeterde productiviteit & mogelijkheid voor flexibel werken
- En last but not least: een moderne en professionele uitstraling van uw kantoor
Wilt u meer weten over deze voordelen? Daar hebben we een uitgebreid blog over geschreven. Lees hier alles over de top 5 voordelen van room booking displays.
Maak ruimtes reserveren extra makkelijk met integraties
U las het stiekem al bij voordeel nummer 3: een altijd up-to-date kalender met een integratie met Outlook, Microsoft 365 of Google Calender. Door uw agendasysteem te koppelen, maakt u ruimtes reserveren extra makkelijk. Het grootste deel van de scenario’s die wij tegenkomen, koppelt Outlook aan het room booking display. Op deze manier reserveren medewerkers simpel en snel een ruimte via hun vertrouwde Outlook-omgeving en wordt de beschikbaarheid van de ruimte in real-time bijgewerkt op het display. Zo zijn onderbroken bijeenkomsten voorgoed verleden tijd.
Waar op te letten bij de keuze voor een room booking display
Een room booking display schaft u niet vaak aan. Het is dus belangrijk uw keuze goed af te wegen. Maar bij de keuze voor een room booking display is het belangrijk om verder te kijken dan alleen de prijs of het uiterlijk. Een effectief systeem sluit aan op uw organisatiebehoeften. Het werkt naadloos met bestaande systemen en is toekomstbestendig. Wij adviseren daarom altijd te letten op de volgende kenmerken:
- Integratiemogelijkheden: Zorg dat het display kan koppelen met uw gebruikte agendasystemen, zoals Outlook, Office 365, Google Calendar of een FMIS zoals Topdesk.
- Gebruiksgemak: Zowel voor gebruikers als beheerders moet het systeem intuïtief en eenvoudig te bedienen zijn.
- Realtime synchronisatie: Beschikbaarheid en reserveringen moeten direct zichtbaar zijn, zowel op het display als in uw agenda.
- LED-statusindicatoren: Een duidelijk visueel signaal voorkomt onnodige onderbrekingen van belangrijke meetings.
- Montagemogelijkheden: Afhankelijk van uw pand is het belangrijk dat het systeem geschikt is ten minstevoor wand- of glasmontage.
- Ondersteuning en updates: Kies voor een leverancier die proactief ondersteuning biedt en het systeem blijft doorontwikkelen.
Een goed gekozen room booking display draagt bij aan een hogere bezettingsgraad, minder no-shows en een professionele uitstraling van uw kantooromgeving. Veel organisaties kozen daarom al voor het Zaaldisplay van Reflex Online. U leest hier enkele van hun ervaringen. Bent u geïnteresseerd geraakt of op zoek naar een oplossing voor op uw kantoor? Vraag hier een prijs op maat aan en wij nemen snel contact met u op. Wilt u liever bellen of mailen? Dat kan via +31(0)345 630123 of info@reflex-online.com.
Veelgestelde vragen over room booking displays
Wat is het verschil tussen een room booking display en een digitale ruimteagenda?
Een room booking display is speciaal ontworpen om direct bij de vergaderruimte fysieke en visuele informatie te tonen over de beschikbaarheid van die ruimte. In tegenstelling tot een digitale agenda op uw computer biedt het display real-time zichtbaarheid ter plaatse, inclusief de mogelijkheid om ad-hoc te reserveren of annuleren.
Heb ik technische kennis nodig om een room booking display te installeren?
Dat is afhankelijk van het systeem. Veel leveranciers, waaronder Reflex Online, bieden plug-and-play oplossingen die eenvoudig zijn te monteren en in gebruik te nemen.
Is een room booking display alleen geschikt voor grote organisaties?
Zeker niet. Juist in middelgrote of kleinere organisaties valt veel voordeel te halen uit een room booking display. Men gaat een stuk efficiënter om met de ruimtes. Het display voorkomt dubbele boekingen, verhoogt de efficiëntie en zorgt voor een professionelere uitstraling, ongeacht de omvang van uw organisatie.
Kan ik het display koppelen aan meerdere ruimtes?
Ja, het room booking display van Reflex Online biedt toegang tot meerdere agenda’s. Zo kunt u bij een bezette ruimte direct alternatieve beschikbare ruimtes reserveren. Dit verhoogt de flexibiliteit en vermindert de kans op onderbrekingen.
