Werkplek reserveringssysteem met app: makkelijk werkplekken reserveren

Er is geen verschil. Desk booking is de Engelse term voor werkplek reserveren. Beide gaan over dezelfde oplossing: medewerkers reserveren vooraf een bureau of flexplek, zodat ze zeker weten dat er een plek voor ze is als ze naar kantoor komen.

Internationale organisaties en softwareleveranciers gebruiken vaak “desk booking” of “hot desk booking”. In Nederland zeggen de meeste mensen “werkplek reserveren” of “flexplek reserveren”. Ook de software heeft meerdere namen: een desk booking system is hetzelfde als een werkplek reserveringssysteem.

Met Reflex Online reserveren medewerkers een werkplek via de app, Microsoft Teams of Outlook. Ze zien op een plattegrond welke plekken vrij zijn en waar collega’s zitten. Facility managers krijgen inzicht in de bezetting, zodat ze de kantoorruimte beter kunnen inrichten.

Ja, Reflex Workplaces integreert volledig met Microsoft 365, Teams en Outlook. Medewerkers kunnen een werkplek reserveren, direct vanuit hun vertrouwde omgeving, zonder aparte inlogschermen.

Krijg ik inzicht in de bezettingsgraad met het werkplek reserveringssysteem?

Ja. Met Data & Insights ziet u niet alleen welke werkplekken gereserveerd zijn, maar ook hoe uw kantoor echt wordt gebruikt. Zo ontdekt u bijvoorbeeld dat er op dinsdag en donderdag te weinig plekken zijn, terwijl een hele verdieping op vrijdag leeg staat.

Het dashboard laat onder meer zien:

• Reserveringsgraad en bezettingsgraad: hoeveel plekken zijn geboekt, en hoeveel worden ook echt gebruikt?
• Piek- en dalmomenten: op welke dagen en tijden is het druk, en wanneer is het rustig?
• Populaire en ongebruikte plekken: welke werkplekken zijn het meest in trek, en welke blijven vaak leeg?

U kiest zelf de periode, van een week tot een heel jaar. U kunt inzoomen van de hele organisatie naar een locatie, een verdieping of één werkplek. Zo onderbouwt u beslissingen over het aantal werkplekken, de inrichting en de huisvesting met cijfers in plaats van gevoel.

Meer over het meten van werkplekbezetting.

Werkplekreservering laat zien welke werkplekken vooraf zijn geboekt. Werkplekbezetting laat zien welke werkplekken echt worden gebruikt. Het eerste is de planning, het tweede de werkelijkheid. En die twee lopen vaak verder uiteen dan u denkt.

Werkplekreservering: wie wil waar werken?
Medewerkers reserveren vooraf een bureau of flexplek via de app, Teams of Outlook. Zo weten ze zeker dat er een plek voor ze is, en ziet u hoe druk het kantoor wordt. Een reservering zegt alleen nog niet of iemand ook echt komt.

Werkplekbezetting: wie zit er echt?
Werkplekbezetting meet of een werkplek op een bepaald moment in gebruik is doordat sensoren automatisch detecteren of een werkplek bezet is of niet. Dat geeft het eerlijke beeld van hoe uw kantoor wordt gebruikt, ook bij medewerkers die zonder reservering ergens gaan zitten.

Waarom de combinatie zo waardevol is
Pas als u beide naast elkaar legt, ziet u wat er echt gebeurt:

• No-shows: werkplekken die geboekt zijn maar leeg blijven. Die kunt u automatisch weer vrijgeven voor collega’s.
• Ongeplande bezetting: plekken die worden gebruikt zonder reservering, een teken dat het reserveringsproces beter kan.
• Te veel of te weinig plekken: op basis van de echte bezetting bepaalt u of u werkplekken kunt afbouwen of juist moet uitbreiden.

Zo neemt u beslissingen over huisvesting en inrichting op basis van feiten in plaats van aannames. In het dashboard van Data & Insights ziet u reserveringsgraad en bezettingsgraad naast elkaar, per locatie, per verdieping of per werkplek.

Werkplekbezetting kan automatisch worden gemeten met sensoren op de bureaus. De sensor registreert het gebruik en geeft de status door aan een digitale plattegrond en dashboard.

Met werkplek reserveringssysteem Reflex Workplaces reserveren medewerkers simpel en snel een werkplek. Om dit extra overzichtelijk te maken, kan dit ook vanaf een plattegrond. Zo zien medewerkers direct waar de vrije werkplek zich bevindt. En ook wat voor type werkplek het betreft. Denk aan het onderscheid tussen een concentratiewerkplek, flexplek of overlegplek.

De plattegronden worden door onze vormgevers gecreëerd, of door klanten zelf gemaakt. De plattegronden zijn in zowel 2D als 3D beschikbaar.