Room booking displays en bezoekersregistratie bij XXL Nutrition

Room booking: overzicht en grip op vergaderruimtes

Vergaderruimtes werden gereserveerd via Google Calendar. In de praktijk ontstonden vragen bij de deur van de ruimte: is deze vrij, tot wanneer, en kan ik hier nu terecht? Dat leidde regelmatig tot onderlinge afstemming. XXL Nutrition zocht een oplossing die aansloot op Google Workspace, direct inzicht gaf bij de ruimte zelf en ad hoc reserveren van ruimtes mogelijk maakte.

Er is gekozen voor room booking displays, gekoppeld aan Google Calendar. De eerste drie vergaderruimtes zijn voorzien van 10.1” displays met LED-indicatie, zodat in één oogopslag zichtbaar is of een ruimte vrij of bezet is. In het dagelijks gebruik merken medewerkers dat:

• De status van de ruimte direct zichtbaar is
• Reserveren ter plekke eenvoudig verloopt
• Bestaande afspraken automatisch worden getoond

Na de eerste periode zijn nog twee extra ruimtes uitgerust met displays. Inmiddels zijn vijf vergaderruimtes voorzien.

“Het grootste verschil zit in het gemak. Je ziet direct of een ruimte vrij is en kunt die ook meteen boeken. Dat voorkomt afstemming en gedoe.” — Guus van Nunen, COO, XXL Nutrition.

Bezoekersregistratie: inzicht en voorbereiding op audits

Naast het ruimtegebruik speelde een tweede vraagstuk. XXL Nutrition ontvangt dagelijks leveranciers van grondstoffen, logistieke partners, keuringsinstanties en zakelijke relaties. In een omgeving waar productie, opslag en kantoor samenkomen, is inzicht in aanwezigheid relevant. Met naderende audits groeide de behoefte aan een professionele bezoekersregistratie. Naast registratie bij binnenkomst ook een actuele presentielijst.

Bij de entree is een aanmeldzuil geplaatst waarop bezoekers zich zelfstandig aanmelden. De digitale registratie levert een realtime overzicht op van aanwezigen in het pand.

In de praktijk biedt dit:

• Inzicht in wie aanwezig is
• Registratie van aan- en afmeldmomenten
• Een actuele lijst bij calamiteiten

De implementatie is in korte tijd gerealiseerd, zodat de organisatie voorbereid was op geplande audits.

“De doorlooptijd was voor ons doorslaggevend. We moesten snel kunnen schakelen vanwege audits en dat is goed opgepakt.” — Guus van Nunen, COO, XXL Nutrition.

Twee oplossingen, één platform

Room booking en bezoekersregistratie zijn afzonderlijk ingevoerd, maar versterken elkaar in de dagelijkse praktijk. Vergaderruimtes zijn inzichtelijk en beheersbaar, bezoekers worden gestructureerd ontvangen en aanwezigheid is op elk moment zichtbaar.

“Het werkt zoals bedoeld. Voor ons geeft het rust: ruimtes zijn overzichtelijk geregeld en bezoekersregistratie is gewoon goed georganiseerd.” — Guus van Nunen, COO, XXL Nutrition.