Aanmeldzuil voor studentafspraken bij UvA
Studieadviseurs van de Faculteit Economie en Bedrijfskunde van de Universiteit van Amsterdam (UvA) begeleiden jaarlijks een groot aantal studenten. Om studentafspraken overzichtelijk te organiseren en de communicatie rondom deze gesprekken te verbeteren, heeft de UvA gekozen voor een digitale check-in en afsprakensysteem. Deze oplossing ondersteunt zowel studenten als studieadviseurs in het dagelijkse proces rondom afspraken.
Uitdaging: grip houden op aankomst en informatievoorziening
Door het grote aantal gesprekken tussen studenten en studieadviseurs ontstond behoefte aan meer structuur in het plannen van afspraken, het registreren van aankomsten en het informeren van adviseurs. Handmatige processen boden hiervoor onvoldoende houvast en vergden veel tijd. De universiteit is daarom op zoek gegaan naar een geautomatiseerde oplossing die het check-inproces vereenvoudigt en de werkdruk bij adviseurs verlaagt.
Aanmeldzuil van Reflex Online met ProDVX en DIZ Informatiezuilen
Voor de realisatie van deze oplossing werkte de Universiteit van Amsterdam samen met Reflex Online, ProDVX en DIZ Informatiezuilen. Reflex Online leverde de afspraken- en bezoekersregistratiesoftware. DIZ Informatiezuilen verzorgde de interactieve Aanmeldzuil, voorzien van 15-inch displays van ProDVX. Samen resulteerde dit in een geïntegreerde oplossing die het ontvangstproces voor studenten structureert en interne werkprocessen ondersteunt.
Afsprakensoftware en digitale bezoekersregistratie van Reflex Online
De afspraken- en digitale bezoekersregistratie van Reflex Online is specifiek ingericht voor de UvA. Studenten melden zich eenvoudig aan via hun studentnummer of een QR-code. De interface is volledig vormgegeven in UvA-stijl, met herkenbare visuals, foto’s en duidelijke instructies, zodat de check-in zonder uitleg verloopt.
Na het inchecken ziet de student met wie het gesprek plaatsvindt, inclusief een foto van de studieadviseur. Tegelijk ontvangt de adviseur automatisch een melding dat de student aanwezig is in de wachtruimte. Hierdoor is er geen onzekerheid meer over aankomsttijden of no-shows op het moment van het gesprek.
De software registreert daarnaast relevante gegevens zoals gespreksduur, aantal afspraken en het percentage niet verschenen studenten. Deze data kan worden geëxporteerd en geanalyseerd, wat inzicht geeft in gebruik en planning en helpt bij het verbeteren van de dienstverlening.
Interactief touchdisplay van ProDVX
Voor de check-in zuilen is gekozen voor de ProDVX APPC-15XP. Deze 15-inch Android Panel PC sluit naadloos aan op de software van Reflex Online en biedt een stabiele en gebruiksvriendelijke touchinterface.
Dankzij ondersteuning voor Power over Ethernet (PoE) en flexibele configuratiemogelijkheden is het display geschikt voor vaste kioskopstellingen. Het heldere scherm en het responsieve touchscreen zorgen ervoor dat studenten snel en intuïtief kunnen inchecken. De robuuste bouw maakt het display geschikt voor intensief dagelijks gebruik binnen een onderwijsomgeving.
Hardware van DIZ Informatiezuilen
De zuilen op de UvA zijn gebaseerd op het custom voor Reflex Online ontwikkeld Stamodel 1915 van DIZ Informatiezuilen. Dit vrijstaande model is ontworpen voor een 15-inch display en combineert een professionele uitstraling met praktische toegankelijkheid voor onderhoud. De ergonomische opstelling zorgt ervoor dat studenten comfortabel gebruikmaken van het touchscreen, wat bijdraagt aan een rustige en overzichtelijke wachtruimte.
Resultaten en voordelen voor de Universiteit van Amsterdam
De check-in zuilen vormen een vast onderdeel van de wachtruimtes en brengen structuur in het afspraakproces. Administratieve handelingen worden beperkt, interne communicatie verloopt efficiënter en studenten ervaren een georganiseerde ontvangst.
Studieadviseurs besteden minder tijd aan afstemming en administratie en meer aandacht aan het gesprek zelf. Tegelijkertijd beschikt de universiteit over betrouwbare data om processen verder te optimaliseren. Met deze oplossing sluit de UvA aan bij hedendaagse verwachtingen rondom digitale dienstverlening op de campus.
Meer weten?
Wilt u meer weten over de mogelijkheden van bezoekersregistratie, het aanmelden van gasten of het maken van online afspraken? Onze specialisten vertellen er graag alles over. Neem vrijblijvend contact op +31(0)345 630123 of stuur een mail naar info@reflex-online.com.
Of plan een demo.
