Met Reflex RoomManager maakt u van uw Office 365 agenda een volwaardig reserveringssysteem

5 redenen om uw Office 365 agenda uit te breiden

Hoe tevreden bent u met uw Office 365 en Outlook agenda? Kunt u eenvoudig een meeting inplannen? Hebben u en uw collega’s direct inzicht in de beschikbaarheid van vergaderruimtes? Of is er sprake van veel onderbroken bijeenkomsten en leegstand? In de basis zijn Outlook en Office 365  prima online agenda’s voor vergaderruimtes, maar met onze modules maakt u van de agenda een volwaardig reserveringssysteem. Vijf redenen om uit te breiden.

  • Displays bij vergaderruimtes
  • Eenvoudig een meeting inplannen, verlengen of annuleren
  • Een plattegrond van lopende boekingen
  • Realtime managementrapportage
  • Online catering service

Reflex RoomManager biedt vele extra’s, die we hebben verdeeld in modules. U kiest simpelweg de module die aansluit op de behoefte binnen de organisatie.

1. Alle informatie op het zaaldisplay

Wanneer vindt de volgende meeting plaats? Is deze ruimte nu vrij of bezet? Vragen die u eenvoudig beantwoordt op een Zaaldisplay. Deze tabletformaat display hangt bij de deur van elke vergaderruimte en wordt gekoppeld aan onze Reflex RoomManager. Hij geeft, net als een welkomscherm, realtime de bezetting van de vergaderruimte weer. Alle aankomende reserveringen zijn zichtbaar op het scherm, net als de aanwezige faciliteiten in de ruimte. Voor hoeveel personen heeft de ruimte capaciteit? Ook dat treft u aan op het zaaldisplay.

En bent u bij de ruimte en is deze vrij? Reserveer dan direct via het zaaldisplay. Reserveringen worden direct teruggeschreven naar de Outlook- of Office 365-agenda, zodat er geen verwarring kan ontstaan bij uw collega’s.

Is de ruimte bezet? Zoek dan op het zaaldisplay naar een vrije ruimte en leg deze vast. De mogelijkheden en het gemak zijn eindeloos.

2. Realtime overzicht

Direct een handig, realtime overzicht van de geplande reserveringen en vergaderingen? Het kan, met een welkomscherm bij de receptie, of op elke afdeling. Onze Reflex RoomManager heeft verschillende modules ter uitbreiding van uw Office 365 en Outlook agenda, waaronder de module Welkomscherm. Deze module toont alle ingeplande vergaderingen, tijdstippen en locaties, zodat bezoekers en medewerkers niet langer meer hoeven te zoeken naar de juiste ruimte.

3. In een oogopslag duidelijkheid

Een plattegrond zegt meer dan duizend woorden. Anno 2019 worden we het liefst visueel op onze wenken bediend, daarom is het met onze module Plattegrond ook mogelijk om de reserveringen en lopende vergaderingen in één oogopslag te zien op een kaart. En direct weten welke ruimte of werkplek bezet is of vrij.

4. Wat is de Bezettingsgraad?

Hoe zit het met de bezettingsgraad van uw vergaderruimtes? Wie boekt regelmatig een zaal bij u? Hoe lang zijn de zalen in gebruik? Onze module Managementinformatie geeft inzicht. Dit werkt tijd- en kostenbesparend. Zo kunt u de kosten bijvoorbeeld eerlijk toewijzen aan verschillende reserveerders of bedrijven die gebruik maken van de vergaderruimte, maar ook inspelen op de statistieken. Merkt u op dat een bepaalde ruimte elke woensdag tussen 12:00 en 14:00 uur leegstaat, probeer hier dan voortaan rekening mee te houden in de planning.

5. Bied uw klanten roomservice

Niet geheel onbelangrijk: koffie, thee en bites! Digitale catering behoort ook tot de mogelijkheden binnen onze Reflex modules. Met de module Extra's boeken kunnen uw gasten simpel en snel koffie, thee en een lunch bestellen voorafgaand aan een vergadering.

Overweegt u om uw Office 365 agenda uit te breiden, maar wilt u liever eerst vrijblijvend kennismaken met Reflex RoomManager? Vraag de online demo aan.