Het kantoor verandert, maar elkaar ontmoeten blijft belangrijk

Als u op kantoor bent, dan bent u productiever. En zonder een kantoor kan je never nooit een winnende bedrijfscultuur bouwen. Geen gekke gedachte, vóór de uitbraak van de Corona-pandemie. Het afgelopen jaar hebben we geleerd de rol van het kantoor gaat veranderen. Dat blijkt ook uit onderzoeken van onder andere PWC, McKinsey en Deloitte. Maar wat ook vaststaat, is dat elkaar ontmoeten belangrijk blijft voor het succes van uw organisatie. In dit artikel leggen we uit waarom elkaar makkelijk ontmoeten belangrijk blijft en geven we handvaten voor het kantoor na Corona.


Tevreden met thuiswerken?

Uit onderzoek van McKinsey blijkt 80% van de ondervraagden liever thuiswerkt en dat 41% zegt productiever te zijn dan voorheen. Terwijl 28% aangeeft even productief te zijn. Daarnaast zijn veel werknemers eindelijk verlost van lange reizen en genieten ze van de grotere flexibiliteit bij het combineren van hun persoonlijke en professionele leven.

Dat klinkt goed: meer productiviteit en meer tevredenheid. Maar tegelijkertijd stelt PWC dat face-to-face nog steeds belangrijk is, omdat het een goede verstandhouding tussen collega’s bevordert en wederzijds vertrouwen schept. Essentieel voor een succesvolle organisatie. Samen zijn en samenwerken bouwt relaties, ook door het oppikken van non-verbale communicatie. Ook blijven mensen hun dagelijkse rituelen belangrijk vinden: zich klaarmaken om van huis te gaan, een kopje koffie pakken en de dag weer afsluiten en verwerken onderweg naar huis. Dat zijn zaken die mensen echt missen.

De conclusie? Beide kanten hebben waarschijnlijk gelijk, want iedere organisatie en iedere persoon is anders. Maar wat vaststaat, is dat de thuiswerkfactor zal stijgen ten opzichte van voor het Coronavirus. Dat betekent dat er naar verhouding meer thuisgewerkt gaat worden. Hoe gaat u hier als organisatie mee om? En wat betekent dit voor uw kantoorruimte?


Het kantoor na Corona

We hebben allemaal weleens een kantoor van binnen gezien. Groot of klein, dat maakt niet uit: vaak hebben ze een typische indeling. Een entree of receptie, een aantal gedeelde of privékantoren, een kantoorlandschap en een aantal vergaderruimtes. En natuurlijk een pantry en wat andere gedeelde voorzieningen. Maar weinig kantoren zijn specifiek ontworpen met de activiteiten van de medewerkers in het achterhoofd. En dan met name: waarom komt iemand naar kantoor? Wat is het doel van een ruimte en van een persoon?


Een voorbeeld: er wordt meer vanuit huis gewerkt en in die thuiswerksituatie zijn mensen productief. Dan werken ze geconcentreerd en ronden mensen meer taken af in minder tijd dan op kantoor zou kunnen. Het doel van een kantoorbezoek, is dus niet per sé om productief te zijn. Waarom dan wel? In plaats van productie draaien, zal kantoorbezoek steeds vaker draaien om samenwerken en elkaar ontmoeten. Om relaties tussen collega’s te bouwen en om wederzijds vertrouwen te creëren.

Vier stappen om na te denken over de rol van kantoor

McKinsey heeft vier stappen gedefinieerd aan de hand waarvan u na kunt denken over de rol van uw kantoor:

  1. Denk na over hoe u wil dat werk gedaan wordt
    Kunnen bepaalde werkzaamheden digitaal worden uitgevoerd die eerst face-to-face contact vereisten? Is het bijvoorbeeld echt nodig om een wekelijkse salesmeeting op kantoor te doen, of kan dit ook prima digitaal?
  2. Groepeer functieprofielen op basis van een realistische thuiswerkfactor
    Voor bepaalde werkzaamheden en functieprofielen zal aanwezigheid op kantoor minder noodzakelijk zijn, maar wel gewenst met een bepaalde frequentie. Op basis hiervan kunt u de thuiswerkfactor bepalen.
  3. Ontwerp de kantooromgeving opnieuw op basis van de prioriteiten van de organisatie en haar medewerkers
    Wordt er veel samengewerkt? Of is er juist behoefte aan concentratieruimtes? Of juist veel sprake van flexibele werkplekken?
  4. Bereken de noodzakelijke capaciteit
    Wellicht kunt u flexibel omgaan met kantoorruimte? Op bepaalde locaties afschalen en op een nieuwe locatie, dichtbij een grote groep medewerkers juist een nieuwe locatie openen?


De rol van technologie om ontmoeten makkelijk te maken

Als de rol van kantoor meer en meer draait om elkaar ontmoeten en om samenwerken, moet er dan meer kantoorruimte worden besteed aan samenwerkingsruimtes? Of moeten we alle medewerkers die eigenlijk nooit samenwerken dan maar vragen om vooral vanuit huis te werken? Dat kan natuurlijk, maar als u goed heeft nagedacht over welke functies wel en niet vanuit huis kunnen worden uitgevoerd dan kan slimme technologie helpen om hier handen en voeten aan te geven:

  1. Planning van werknemers en werkruimten: een werknemer moet weten wanneer hij of zij op kantoor wordt verwacht en waar een werkplek voor deze persoon is gereserveerd.
  2. Capaciteitscontrole: toezicht houden op de verminderde capaciteit van uw werkplekken en vergaderruimten, om ervoor te zorgen dat werknemers zichzelf of anderen niet per ongeluk of onnodig in gevaar brengen
  3. Desk en Room Booking: het beschikbaar stellen van bepaalde ruimtes en deze op afstand reserveerbaar maken voor de medewerkers
  4. Contactopsporing: direct kunnen reageren als een medewerker symptomen vertoont door niet alleen diegene buiten de kantooromgeving te houden, maar ook iedereen met wie hij contact heeft gehad

Reflex Online maakt ontmoeten makkelijk. Wij geloven dat het succes van uw organisatie ervan afhankelijk is. Daarom hebben wij diverse laagdrempelige applicaties ontwikkeld die afzonderlijk van elkaar of samen ontmoeten makkelijk maken. Wilt u weten of en hoe wij u kunnen helpen? Neem direct contact met ons op.