Met een vergaderruimte reserveringssysteem beheert u de vergaderzalen op kantoor en zorgt u ervoor dat collega's deze kunnen boeken. U maakt de agenda van de vergaderruimte online beschikbaar en inzichtelijk. Collega's kunnen die via het reserveringssysteem boeken. Of reserveren ruimtes via hun vertrouwde Outlook-agenda, Office 365 of Google Calendar.

Vaak kunt u via een vergaderruimte reserveringssysteem ook extra's bijboeken, zoals een lunch, beamer of flip-over. Veel bedrijven breiden het reserveringssysteem uit met moderne Zaaldisplays aan de muur van de ruimte. Op die manier is het direct duidelijk of een ruimte bezet is of vrij. Ook is de ruimte dan eenvoudig ter plekke te reserveren.

Een ander woord voor een vergaderruimte reserveringssysteem is een room booking systeem.