Maak een goede eerste indruk met een bezoekersregistratie

De receptie van nu: een kijkje achter de schermen

Wellicht werd er vroeger nog gedacht dat een receptioniste niet veel meer vaardigheden nodig had dan koffiezetten. Tegenwoordig kan een bedrijf niet functioneren zonder administratieve duizendpoot. Je staat er misschien niet bij stil, maar de eerste indruk blijft je altijd bij. Een kijkje achter de schermen bij de receptie van nu.

Een kijkje achter de schermen bij de receptie van nu

Een leuke ontwikkeling binnen veel bedrijven is dat er tegenwoordig steeds meer mannen achter de receptie te vinden zijn. Patrick is receptionist en geeft je een kijkje achter de schermen.

“Heel af en toe vinden mensen het vreemd om een man bij de receptie te zien zitten, maar ik geef iedere bezoeker een professioneel ontvangst. Mijn dag begint iets eerder dan die van mijn collega’s. Ik zorg ervoor dat ik om 8 uur aanwezig ben, zodat ik de binnengekomen post kan sorteren en verdelen. Daarna loop ik naar de keuken en ruim ik de vaatwasser uit. Ondertussen start ik mijn systemen op en kijk ik of er ziekmeldingen zijn binnengekomen. Mocht dit het geval zijn, dan bel ik de afspraken voor die dag af.”

Digitale bezoekersregistratie

"Het is ongeveer half negen als de eerste bezoekers worden verwacht, daarom zorg ik ervoor dat alle systemen dan zijn opgestart. Iedere bezoeker meldt zich aan via de digitale receptie. Dat scheelt een hoop tijd, die ik kan besteden aan belangrijke telefoontjes en voorbereidende werkzaamheden voor die dag. Wij werken met Reflex Visitor, de klant kan zich hiermee op een tablet registreren. In het begin moest ik hier even aan wennen, maar sinds de nieuwe AVG en GDPR is bezoekersregistratie verplicht. Bezoekers ervaren het vooral als gebruiksvriendelijk en veilig en het scheelt mij administratief gezien een hoop tijd en papierwerk.”

De receptie van nu beperkt zich niet tot bezoekersregistratie

‘’Het is nu negen uur, de telefooncentrale draait op volle toeren en ik heb eindelijk mijn eerste kopje koffie voor vandaag kunnen halen. Ondertussen verwelkom ik de klanten en hou ik me, naast het bedienen van de telefooncentrale, bezig met voorraadbeheer en het opstellen van facturen. Soms heeft een collega nog een dringend verzoek tussendoor of gebeurt er iets totaal onverwachts. Hier moet je als receptionist echt mee om kunnen gaan.”

Zonder glimlach niet compleet

“Gelukkig kan ik goed prioriteiten stellen, zo behoud ik het overzicht en komt alles meestal wel op tijd af. Aan het eind van de middag loop ik alle ruimtes nog even na om te zien of er geen vuile kopjes zijn achtergebleven. Ten slotte frankeer ik de post en sluit ik alle systemen af. Ik ben vaak als eerste aanwezig en ga als laatste naar huis. De receptie van nu is eigenlijk heel modern, maar zonder echte glimlach niet compleet!”