Het verschil tussen moeten en meeten is op papier klein, maar in de praktijk maakt die motivatie wel degelijk verschil

Fijn vergaderen doe je zo! 3 tips voor efficiënte meetings

Het verschil tussen moeten en meeten is op papier klein, maar in de praktijk maakt het wel degelijk verschil of je met lood in je schoenen de vergaderruimte binnen stapt of juist super enthousiast en gemotiveerd bent. Maar als het ene na het andere overleg in je agenda staat, wil je de moed nog wel eens verliezen. Kunnen we inkomen, daarom hebben we 3 tips voor fijn vergaderen op een rij gezet op.

Te veel nutteloze gesprekken

Ren jij ook van de ene naar de andere vergadering? Heb je tussendoor nauwelijks tijd om je voor te bereiden? Laat staan dat je aan het einde van de werkdag toe komt aan de actiepunten. Stop en neem even een adempauze! Eén van de meest gemaakte fouten aan de vergadertafel is tijdverspilling. Nutteloze bijeenkomsten en het ontbreken van een efficiënte werkwijze zijn de oorzaak.

Hoe fijn vergaderen wél moet

Met onderstaande ‘how to’s’ leer je waarom we veel te veel tijd verspillen en hoe fijn vergaderen wél moet.

Vergadertip 1: Overleg alleen als er iets te bespreken is

Alleen overleggen als er iets te overleggen valt, dat klinkt logisch. Toch worden vergaderingen bij veel bedrijven routinematig ingepland. Een wekelijks overleg bijvoorbeeld. Dit resulteert in bijeenkomsten op maandagmorgen waarbij mensen elkaar verveeld zitten aan te staren en eigenlijk niets te melden hebben. Een vergadering is op zo’n moment niet erg effectief en misschien zelfs wel overbodig. Plan alleen meetings in wanneer nodig.

Vergadertip 2: Zorg voor een goede planning, warm welkom en overzicht

Onderbrekingen zijn een storende factor binnen een overleg. Mensen die later binnenkomen omdat ze niet juist waren geïnformeerd of niet wisten in welke ruimte ze moesten zijn. Reflex RoomManager is een tool voor het reserveren en beheren van vergaderruimtes. Dubbel geboekte ruimtes, collega’s die zomaar binnenlopen, een miscommunicatie over de beamer of het boeken van de lunch: met RoomManager zijn deze issues verleden tijd.

Hoe werkt RoomManager?

RoomManager is een reserveringssysteem die gemakkelijk aan Office 365, Outlook en Google Calendar te koppelen is. Je reserveert simpel en snel een ruimte en boekt aanvullende diensten bij: eten en drinken en kantoor supply. Ingeboekte vergaderingen gaan per mail naar alle collega’s die zijn uitgenodigd. En gemaakte afspraken zijn realtime zichtbaar op een welkomscherm bij de deur en zaalschermen bij de vergaderruimtes.

 3: Stel agendapunten op en notuleer

Tijdens een vergadering kan iedereen zijn zegje doen, er wordt veel over en weer gepraat. Hierdoor kan een wirwar aan informatie ontstaan. Maak vooraf een agenda voor de meeting met duidelijk actiepunten, die je op logische volgorde bespreekt. Laat mensen hier ook in meedenken, door ze naar hun agendapunten te vragen. Zo weet je zeker dat alle onderwerpen aan bod komen. Schrijf ook mee. De notulen van deze week zijn de actiepunten voor de volgende vergadering. Zorg dat je ze op een rijtje hebt.