Bent u op zoek naar een reserveringssysteem voor uw vergaderruimtes?

Dan is het belangrijk om met een aantal zaken rekening te houden, zodat u verzekerd bent van een room booking systeem dat meerwaarde biedt aan uw organisatie. Met meer dan 15 jaar ervaring in reserveringssoftware weten wij waar u op moet letten. We hebben 5 cruciale factoren en 20 goede vragen samengesteld die vaak over het hoofd worden gezien, maar essentieel zijn bij het maken van uw keuze. In dit artikel gaan we het hebben over:

  • Compatibiliteit met bestaande systemen
  • Gebruiksvriendelijkheid
  • Aanpassingsvermogen
  • Functionaliteit
  • Technische ondersteuning en klantenservice

Op ieder van deze factoren zoomen we verder in en geven we ideeën voor relevante vragen die u aan uw beoogde leverancier kunt stellen. Wilt u meer weten over reserveringssystemen voor vergaderruimtes? Neem dan vooral contact met ons op, onze experts helpen u graag verder.

1. Compatibiliteit met bestaande systemen

Het eerste punt waar u op moet letten bij de keuze voor een vergaderruimte of room booking systeem is compatibiliteit met de bestaande systemen. Een systeem dat naadloos aansluit op uw bestaande infrastructuur maakt de overgang soepeler en verzorgt minder verstoringen in de dagelijkse gang van zaken. Daarnaast verlaagt u de impact voor en beheerlast van uw IT-team.

Vragen die u zou kunnen stellen aan uw leverancier zijn:

  • Zal uw systeem naadloos integreren met onze bestaande agenda- en e-mailsoftware?
  • Zullen we ingrijpende wijzigingen in onze IT-infrastructuur moeten aanbrengen om uw systeem te installeren?
  • Is het een cloud-based oplossing zonder extra IT-beheer of is het een on-premises systeem?
  • Kunt u ondersteuning bieden bij de installatie en implementatie?



2. Gebruiksvriendelijkheid

Het derde punt waar u op moet letten bij uw keuze, is gebruiksvriendelijkheid. Dat is erg belangrijk voor de adoptie in de organisatie. Een gebruiksvriendelijk vergaderruimte systeem is cruciaal omdat het de productiviteit verhoogt en onnodige frustraties voorkomt. Een systeem dat lastig is in gebruik, kan leiden tot tijdverspilling en verminderde efficiëntie.

Overweeg daarom deze vragen:

  • Is uw systeem intuïtief en gemakkelijk te gebruiken, zelfs voor technisch minder onderlegde gebruikers?
  • Biedt u training aan voor onze medewerkers?
  • Wat ondersteuning biedt u na de installatie?


3. Aanpassingsvermogen

Uw organisatie zal groeien, krimpen, en veranderen: uw vergaderruimte systeem moet in staat zijn om dit bij te benen. Een flexibel systeem kan u helpen om deze uitdagingen aan te gaan. Een paar vragen die u kunt stellen:

  • Hoe flexibel is uw systeem als het gaat om software updates?
  • Moeten wij software updates zelf uitvoeren of verzorgt u dit?
  • Kan uw systeem aangepast worden aan onze omstandigheden, zoals groei, krimp, nieuwe of meerdere vestigingen, of overnames?
  • Hoe gaat uw systeem om met nieuwe technologieën en trends, zoals hybride werken en digitale transformatie?

 

4. Functionaliteit

Het is ook erg belangrijk om te letten op de gewenste functionaliteit, voor een effectief vergaderruimte of room booking systeem. Combineer bijvoorbeeld de kracht van een softwareplatform met de voordelen van een room booking display.

Om er zeker van te zijn dat uw leverancier meerwaarde biedt, zijn er enkele must-have functionaliteiten:

Weergave van agendasystemen
Een room booking display bij de vergaderruimte toont de geplande vergaderingen en beschikbaarheid van de ruimte direct uit uw agendasysteem, waardoor het gemakkelijk is om de status van een ruimte in één oogopslag te zien.

Vermindering van no-shows
Door herinneringen te sturen naar de deelnemers en de beschikbaarheid van de ruimte te updaten als een geplande vergadering niet doorgaat, helpt het systeem het aantal no-shows te verminderen.

Snel en eenvoudig boeken
Met een intuïtieve interface op het display, kunnen gebruikers snel en gemakkelijk een ruimte boeken of de reservering aanpassen. Maar reserveren kan ook nog steeds via het bestaande agendasysteem, zoals Outlook, Google Calendar of Microsoft 365.

Conflictbeheer
Het systeem voorkomt dubbele boekingen en helpt bij het oplossen van conflicten in de agenda.

Ruimtebeheer en optimalisatie
 Door rapportagemogelijkheden aan te bieden, kan het systeem u helpen bij het analyseren van vergaderpatronen en het optimaliseren van het gebruik van uw vergaderruimtes.

Vragen die u kunt stellen aan de leverancier zijn onder andere:

  • Hoe kan uw systeem helpen om het aantal no-shows te verminderen?
  • Hoe worden de gegevens van onze agendasystemen, zoals Outlook, op uw room booking displays weergegeven?
  • Op welke manieren kan ik een ruimte boeken of reservering wijzigen?
  • Kan ik van afstand zien of een ruimte bezet is of vrij?
  • Hoe worden dubbele boekingen en conflicten in de agenda beheerd?
  • Biedt uw systeem rapportagemogelijkheden voor het analyseren van kerncijfers over bezettingsgraden en opkomstpercentages?


5. Technische ondersteuning en klantenservice

Goede technische ondersteuning en klantenservice zijn onmisbaar voor een vlotte werking van het systeem. Let daar dus op bij het maken van uw keuze voor een vergaderruimte systeem, want dit kan net het verschil maken.

Deze vragen kunnen hierbij helpen:

  • Wat voor soort technische ondersteuning biedt u aan?
  • Hoe snel kunt u reageren op technische problemen of storingen?
  • Hoe toegankelijk is uw klantenservice?



Op zoek naar een vergaderruimte systeem?

Het selecteren van een vergaderruimte systeem is een beslissing die een grote invloed kan hebben op de efficiëntie en productiviteit van uw organisatie. Zorg er dus voor dat u de tijd neemt om uw behoeften te beoordelen, de juiste vragen te stellen en een systeem te kiezen dat kan meegroeien en zich aanpassen aan toekomstige veranderingen. Bent u op zoek naar een vergaderruimte reserveringssysteem? Wij weten waar u op moet letten. En misschien is onze oplossing interessant voor u. Neem contact met ons op via info@reflex-online.com, bel 0345 630 123 of plan direct een vrijblijvende demonstratie in.

Plan uw demo