Een digitale receptie om ontmoeten makkelijker te maken

Een digitale receptie klinkt innovatief. U ziet het wellicht voor u als de robot die met briefpapier door het pand rijdt, maar zo is het natuurlijk niet. Een digitale receptie zorgt ervoor dat ontmoeten makkelijker wordt en dat u snel en servicegericht op afstand bezoekers kunt helpen. Hoe werkt het precies? En hoe kunt u als bedrijf overstappen op een digitale receptie? We hebben het op een rij gezet.


Wat is een digitale receptie?

Een digitale receptie is een toevoeging op uw huidige receptie, in de vorm van een vriendelijke welkomstzuil bij de ingang van uw organisatie. Ze worden veel gebruikt in ziekenhuizen, gemeentehuizen en in verzamelpanden met verschillende ondernemers. Bezoekers kunnen zichzelf aanmelden via de zuil en worden doorverwezen naar de wachtruimte. Funfact: fastfoodketens gaan nog een stapje verder: zij gebruiken geen digitale receptie, maar een digitaal afhaalloket waarmee klanten zelf kunnen bestellen en afrekenen.

Hoe werkt een digitale receptie?

Een digitale receptie werkt met een combinatie van hardware en software. Onze digitale receptie heet Reflex Visitor. Dit is een systeem voor digitale bezoekersregistratie. Het kan worden gekoppeld aan uw agenda, een welkomstbord en aan de bewegwijzering in het pand. En ook helemaal worden afgestemd op de huisstijl van het bedrijf, voor een professionele look & feel.

Bezoekers melden zich bij binnenkomst aan via een scherm. De medewerker die de afspraak zal ontvangen, krijgt vervolgens een seintje en kan zijn of haar bezoek ophalen in de wachtruimte. Vooraf aanmelden, pre-registreren heet dat, kan ook. Op deze manier heeft u de volledige controle over wie er zich in uw pand bevindt. Iets dat in het ‘nieuwe normaal’ vaak een vereiste is. Pre-registratie werkt via Office 365, Outlook of Reflex Appointment. Uw medewerkers plannen online of via hun Outlook-agenda een overleg in met een externe bezoeker. Na het verzenden ontvangt de bezoeker een bevestigingsmail (of een SMS) met een uniek afsprakennummer of een QR-code, waarmee men zich aan kan melden bij de digitale receptie. Zo simpel is het en zo krijgt u grip op de bezoekersstromen.

Leestip: Bezoekersregistratie in het nieuwe normaal: Crowd Management

Een digitale receptie bij uw organisatie

Reflex Visitor kan in elke branche worden toegepast: in de zorg, transport, in overheidsgebouwen, verzamelpanden, in fabrieken etc. De software houdt aan de achterkant alle statistieken bij. Dit betekent dat u precies kunt uitlezen wie waar en wanneer in uw pand was. Dit kan om veiligheidsredenen makkelijk zijn, maar bijvoorbeeld ook om de in- en uitchecks van medewerkers te monitoren.

Digitale receptie in de praktijk

Een digitale receptie klinkt goed als wij er zelf over vertellen, maar een referentie van een ervaringsdeskundige is natuurlijk nóg beter. Lees hier meer over de ervaringen van Seasun en engels.

Wilt u meer informatie over de mogelijkheden? Plan dan gratis en vrijblijvend een online demo in of vul het formulier op deze pagina in.