Maak eenvoudig en snel een agenda voor vergaderruimtes

Hoe maak ik een agenda voor vergaderruimtes?

Telkens een vergaderzaal moeten boeken via de receptie, collega’s die binnenlopen om te vragen hoe lang de ruimte nog bezet is, dubbelgeboekte zalen, de ruimte verlaten terwijl u eigenlijk nog niet uitvergaderd was: het is allemaal niet bevorderlijk voor de workflow. Maar hoe maakt u een agenda voor vergaderruimtes die wél werkt? Een online reserveringssysteem biedt uitkomst.

Digitale agenda voor vergaderruimtes

Kent u het ouderwetse planbord nog? Het whiteboard werd op menig kantoor ingezet om inzicht te bieden in de beschikbaarheid van vergaderruimtes. Tegenwoordig doen we dit liever digitaal. Dat scheelt heel wat geklieder, misverstanden en wandelingen naar de centrale hal in het bedrijfspand. Een digitale agenda voor uw vergaderruimte biedt u en uw collega’s inzicht. Dit kan op twee manieren: via uw agendasysteem of mailprogramma en via een reserveringsprogramma specifiek voor de vergaderruimte.

De meest gekozen manier: een agenda aanmaken voor een ruimte in Microsoft 365 of Outlook

Een groot deel van de Nederlandse bedrijven maakt gebruik van Microsoft 365 of het traditionele Office pakket en heeft zodoende Outlook als e-mail programma. Een agenda aanmaken voor een vergaderruimte is simpel en eenvoudig. We leggen het hier uit. Maar met de agenda bent u er nog niet. Dan wilt u bij de vergaderruimte zelf nog inzicht in de beschikbaarheid van de ruimte, om verwarring te voorkomen. Dit kan met de Reflex Zaaldisplays. Met behulp van een LED rand rondom het scherm is in één oogopslag en van een afstand duidelijk of de ruimte vrij is of bezet. Wij geven de kalender van de ruimte weer op het scherm en op die manier kunt u de beschikbaarheid checken. Natuurlijk is de ruimte ook vanaf het scherm te boeken of vrij te geven en ziet u welke faciliteiten beschikbaar zijn.

Meer informatie over de Zaaldisplays

Een goed alternatief: online een ruimte reserveren

Werkt u met meerdere bedrijven in één pand, of deelt u op een andere manier de vergaderruimtes? Dan is ons reserveringssysteem een goede oplossing. Met de RoomManager software kunnen alle medewerkers van de diverse organisaties  snel online checken of een vergaderzaal beschikbaar is. Is dit het geval? Dan kunt u de ruimte direct boeken. Dit kan vanaf iedere locatie en elke device: uw pc, smartphone of tablet. Eenmaal geboekt, is een ruimte binnen dit tijdsblok niet meer beschikbaar voor anderen. Mocht een meeting uitlopen en de zaal aansluitend nog vrij zijn, dan kunt u deze direct bijboeken. En ook extra’s zoals koffie, thee of een beamer zijn met één klik (of swipe) geregeld.

Leestip: Werkplekken reserveren via een app

De voordelen van een agenda voor de vergaderruimte

  • Realtime reserveren
  • Geen dubbelgeboekte ruimtes meer
  • In één oogopslag inzicht in de planning
  • Reserveren vanaf elke locatie en device
  • De mogelijkheid om de tijd aan te passen als een vergadering uitloopt of eerder eindigt