Office 365 en Outlook optimaliseren met Reflex RoomManager

Vergaderruimtes beheren en reserveren vanuit Outlook en Microsoft / Office 365

Reflex Online helpt vergaderruimtes reserveren makkelijk te maken. Eén van de meest veelvoorkomende manieren om een ruimte te reserveren, is via Outlook. In dit artikel leert u over het inrichten van Outlook en Microsoft / Office 365 voor het reserveren van vergaderruimtes:

• Hoe u een ruimte aanmaakt in Microsoft / Office 365
• Hoe u een nieuwe bijeenkomst plan met een vergaderruimte als locatie
• Wat waardevolle uitbreidingen zijn op Outlook en Microsoft Office 365

Microsoft 365 en Outlook

Maar eerst een klein stapje terug. Microsoft 365 is op dit moment het meest gebruikte productiviteitspakket binnen organisaties in Nederland. Bijna de helft van alle bedrijven zet Microsoft 365 in voor één of meerdere diensten. Outlook - dat officieel Microsoft Outlook heet - is zo'n dienst van Microsoft Office. Het is een persoonlijke agenda en e-mailservice en één van de diverse apps die u binnen Microsoft 365 kunt gebruiken. In dit artikel gaan we ervan uit dat u Microsoft 365 gebruikt om uw Outlook-omgeving te beheren.

Een vergaderruimte aanmaken in Office 365

Wilt u via Outlook  digitaal een vergadering plannen en collega's via de mail uitnodigen, dan zult u in de uitnodiging niet alleen een datum en tijd moeten vermelden, maar ook een locatie. Om deze te kunnen selecteren via de Planningsassistent, zullen eerst één of meerdere vergaderruimtes moeten worden toegevoegd als 'resource'.

Een resource is een ruimte, dienst of product die voor iedereen binnen het bedrijf beschikbaar is en gereserveerd moet kunnen worden. De beste manier om dit binnen Office 365 te doen is door voor elke resource een eigen Postvak aan te maken. Een eigen inbox voor elke vergaderruimte dus. Geef ze een duidelijke en herkenbare naam, zodat alle gebruikers gemakkelijk de juiste ruimte kunnen selecteren. Een resource aanmaken doet u in het Microsoft 365 Admin Center. Opmerking: hiervoor heeft u wel beheerdersrechten nodig.

Een resource aanmaken werkt als volgt:

1. Klik in de linkerbalk op 'Alles weergeven'.
2. Klik op 'Resources'.
3. Klik op 'Ruimten en apparatuur'.
4. Selecteer het type resource dat u wilt toevoegen.
5. Geef de kamer een naam, e-mailadres, locatie en vul overige gegevens in.
6. Bij het e-mailadres vult u het unieke mailadres voor deze kamer in dat u heeft gemaakt.
7. Staat alles goed? Dan kunt u voor Opslaan en sluiten kiezen.

De vergaderruimte is nu aangemaakt en kan via de Planningsassistent worden geselecteerd bij de plannen van een nieuwe vergadering.

Vergaderruimtes beheren in Office 365 en Outlook

Gebruikt u een Office 365 of een Microsoft Exchange-account met Outlook, dan kunt u de Planningsassistent inzetten. Een nieuwe vergadering aanmaken doet u in 6 simpele stappen.

1. Ga naar uw Postvak In en klik in het topmenu op Nieuwe items > Gebeurtenis. Werkt u vanuit de Agenda? Klik dan op: Nieuwe gebeurtenis.
2. Zet het selectieveld Deelnemers uitnodigen aan.
3. Geef uw vergadering een onderwerp en voeg deelnemers toe.
4. Selecteer het tijdstip. Hierbij ziet u per deelnemer de beschikbaarheid vanuit hun persoonlijke agenda. U kunt hiervoor de optie Voorgestelde tijden gebruiken. U krijgt dan een suggesties voor een tijdstip, waarop de meeste genodigden beschikbaar zijn.
5. Selecteer een beschikbare ruimte. Zodra u het selectievak aanklikt, wordt een lijst met beschikbare ruimtes op uw tijdstip getoond.
6. Klik op Verzenden. Alle genodigden krijgen nu een melding van uw vergaderverzoek en kunnen op hun beurt hun aanwezigheid melden aan u.

Tip: werkt u met meerdere agenda’s en wilt u overzicht? Probeer dan de overlayweergave van Outlook. Deze toont alle agenda’s in verschillende kleuren over elkaar.