Office 365 en Outlook optimaliseren met Reflex RoomManager

Vergaderruimtes beheren en reserveren vanuit Outlook en Office 365

Het beheer van vergaderruimtes verbeteren is een invloedrijke manier om het reserveren binnen organisaties te optimaliseren. Met een rechtstreekse koppeling naar Office 365 en Outlook bijvoorbeeld. Maar hoe gaat dit precies in zijn werk? Hoe plant u een nieuwe bijeenkomst in? En wat zijn waardevolle uitbreidingen? Alles over vergaderruimtes beheren in Office 365 en Outlook.

Microsoft Office en Outlook

Office365 is het meest gebruikte pakket binnen organisaties in Nederland. Een derde van de bedrijven zet Office365 in voor één of meerdere internetdiensten. Outlook - dat officieel Microsoft Outlook heet - is zo'n dienst van Microsoft Office. Het is een persoonlijke agenda en e-mailservice. Outlook valt onder de groupware: software die erop gericht is om met een groep van gebruikers een gemeenschappelijk eindresultaat te bereiken. Door samen te plannen bijvoorbeeld.

Een vergaderruimte aanmaken in Office 365

Wilt u via Office digitaal een vergadering plannen en collega's via de mail uitnodigen, dan zult u in de uitnodiging niet alleen een datum en tijd moeten vermelden, maar ook een locatie. Om deze te kunnen selecteren via de Planningsassistent, zullen eerst één of meerdere vergaderruimtes moeten worden toegevoegd als 'resource'. Een resource is een ruimte, dienst of product die voor iedereen binnen het bedrijf beschikbaar is en gereserveerd moet kunnen worden. De beste manier om dit binnen Office 365 te doen is door voor elke resource een eigen Postvak aan te maken. Een eigen inbox voor elke vergaderruimte dus. Geef ze een duidelijke en herkenbare naam, zodat alle gebruikers gemakkelijk de juiste ruimte kunnen selecteren. Een resource aanmaken doet u in het Microsoft 365 Admin Center. Opmerking: hiervoor heeft u wel beheerdersrechten nodig. Het werkt als volgt:

  1. Klik in de linkerbalk op 'Alles weergeven'.
  2. Klik op 'Bronnen'.
  3. Klik op 'Ruimten en apparatuur'.
  4. Selecteer het type resource dat u wilt toevoegen.
  5. Geef de kamer een naam, e-mailadres, locatie en vul overige gegevens in.
  6. Bij het e-mailadres vult u het unieke mailadres voor deze kamer in dat u heeft gemaakt.
  7. Staat alles goed? Dan kunt u voor Opslaan en sluiten kiezen.

De vergaderruimte is nu aangemaakt en kan via de Planningsassistent worden geselecteerd bij de plannen van een nieuwe vergadering.

Vergaderruimtes beheren in Office 365 en Outlook

Gebruikt u een Office 365 of een Microsoft Exchange-account met Outlook, dan kunt u de Planningsassistent inzetten. Een nieuwe vergadering aanmaken doet u in 6 simpele stappen.

  1. Ga naar uw Postvak In en klik in het topmenu op Nieuwe items > Vergadering. Werkt u vanuit de Agenda? Klik dan op: Nieuwe vergadering.
  2. Zet het selectieveld Deelnemers toevoegen aan.
  3. Geef uw vergadering een onderwerp en voeg deelnemers toe.
  4. Selecteer het tijdstip. Hierbij ziet u per deelnemer de beschikbaarheid vanuit hun persoonlijke agenda. U kunt hiervoor de optie Voorgestelde tijden gebruiken. U krijgt dan een suggesties voor een tijdstip, waarop de meeste genodigden beschikbaar zijn.
  5. Selecteer een beschikbare ruimte. Zodra u het selectievak aanklikt, wordt een lijst met beschikbare ruimtes op uw tijdstip getoond.
  6. Klik op Verzenden. Alle genodigden krijgen nu een melding van uw vergaderverzoek en kunnen op hun beurt hun aanwezigheid melden aan u.

Tip: werkt u met meerdere agenda’s en wilt u overzicht? Probeer dan de overlayweergave van Outlook. Deze toont alle agenda’s in verschillende kleuren over elkaar.

Verder optimaliseren met Reflex RoomManager

Met Reflex RoomManager wordt vergaderen nóg eenvoudiger. De verschillende mogelijkheden als zaaldisplays, een welkomscherm en catering zijn een aanvulling op vergaderen via Office 365 of Outlook. RoomManager biedt verschillende modules, die aan uw Office 365 of Outlook worden gekoppeld en een waardevolle uitbreiding zijn. Zo zijn er bijvoorbeeld modules die de bezettingsgraad monitoren en rapporteren, zodat u rendabeler kunt plannen. Mogelijkheden om catering aan te bieden - voor koffie, thee of lunch tijdens de meeting. En modules die gemaakte boekingen op een welkomscherm of zaaldisplay tonen. Hiermee heeft u niet alleen digitaal overzicht in uw agenda, maar ook zichtbaar bij de deur.

Welkomscherm en zaaldisplays

Een zaaldisplay hangt bij de deur van een vergaderruimte en toont de beschikbaarheid, de agenda en daarnaast is het mogelijk via een zaaldisplay direct een ruimte te reserveren. Zaaldisplays worden aan RoomManger gekoppeld en staan ​​in rechtstreeks contact met de andere modules en alle bijbehorende mogelijkheden én met uw Office 365 of Outlook agenda. Vergaderen was nog nooit zo leuk en winstgevend! Een welkomscherm bij de entree van de receptie geeft een overzicht van de zalen, verwelkomde bezoekers en de weg naar de ruimte waar zij verwacht worden.

Bekijk de demo