Vervang het papieren inschrijfboek met een digitale en afgeschermde bezoekersregistratie

Reflex Visitor en certificeringen

In mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), ofwel General Data Protection Regulation (GDPR), van kracht gegaan. Ondernemers die met persoonsgegevens werken, hebben sindsdien met strengere privacywetten te maken en moeten deze gegevens verplicht verifiëren en beveiligen. Dit geldt ook voor bezoekersregistratie. Alles over Reflex Visitor en certificeringen.

AVG / GDPR

De Algemene Verordening Gegevensbescherming is de nieuwe wet- en regelgeving omtrent de verwerking van persoonsgegevens, die sinds mei 2018 geldt voor bedrijven en overheidsinstanties binnen de Europese Unie. General Data Protection Regulation (GDPR) is de Engelse benaming voor de AVG. De verordening schrijft ondernemers die met persoonsgegevens werken onder anderen voor om toestemming te vragen voor het verwerken van deze gegevens en om ze goed te beveiligen. Daarnaast moeten personen in kwestie worden geïnformeerd over wat u met de data doet en hoelang u deze bewaart. Er zijn tal van branches die met de AVG te maken hebben. Denk aan scholen, ziekenhuizen, gemeenten, banken, webshops, hotels. En zo zijn er nog veel meer ondernemers die hun policy moeten bijstellen.

Bezoekersregistratie met Reflex Visitor

Bezoekersregistratie is één van de speerpunten van de nieuwe privacywetgeving. Voor bedrijven die voldoen aan HACCP, ISO 9001 en ISO 22000 is bezoekersregistratie verplichte kost. U kunt zich waarschijnlijk wel voorstellen hoe onveilig het is om een simpel registratieboek en een pen neer te leggen bij de receptie. Iedereen kan het inzien en bovendien kunnen kwaadwillenden het complete boek in een handomdraai meenemen. Reflex Visitor biedt een veilige, digitale oplossing voor bezoekersregistratie. Bezoek meldt zich bij het betreden van uw pand met hun voor- en achternaam en bedrijfsnaam aan op een tablet, waarop u hen over huisregels of een privacy statement kunt informeren. Zo voldoet u meteen aan de AVG. Het is daarnaast mogelijk om een onbeperkt aantal bezoekers vooraf via uw pc of een app aan te melden. Zij kunnen zich vervolgens bij binnenkomst dan eenvoudig aanmelden via het tablet .

Tijd- en kostenbesparend

Naast het beveiligen van persoonsgegevens, zorgt Reflex Visitor ook voor een efficiëntere workflow. Zodra iemand zich beneden heeft gemeld, ontvangt de medewerker die het bezoek zal ontvangen een e-mail met de boodschap dat zijn gasten er zijn. Dat scheelt de receptioniste weer tijd (en de onderneming geld). Daarnaast heeft u te allen tijde een actueel overzicht van alle personen die uw onderneming in de loop ter tijd bezocht hebben. Natuurlijk afhankelijk van de bewaartermijnen die u met het bezoek afstemt.

Strengere handhaving

Hoewel de AVG dus al 1,5 jaar geleden is ingevoerd, voeren veel bedrijven de nieuwe regels nog maar mondjesmaat door. Minister voor Rechtsbescherming Sander Dekker heeft daarom eerder dit jaar bekendgemaakt dat het budget van de Autoriteit Persoonsgegevens van 15,1 miljoen naar 18,5 miljoen euro wordt opgeschroefd. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving van de AVG. Sinds de wet vorig jaar mei werd ingevoerd, zijn er bij de toezichthouder al meer dan 20.000 klachten binnengekomen over overtreders. Vorig jaar werd zeventien keer een handhavingstraject gestart om verdere actie te ondernemen. Met een groter budget zal de waakhond nu waarschijnlijk nog strenger toezien op de regels. Tijd om in actie te komen dus!

De voordelen van Reflex Visitor

  • Juiste bezoekersregistratie volgens HACCP, ISO 9001 en 22000
  • Voldoen aan Arbowet met betrekking tot calamiteiten
  • AVG- en GDPR-proof
  • Professioneel ontvangst
  • Meld (onbeperkt aantal) bezoekers vooraf aan
  • Real time inzicht in aanwezige bezoekers
  • Opmaak is aan te passen naar eigen huisstijl
  • Eenvoudige rapportage en uitdraai van bezoekerslijsten