Eén oplossing voor alle agenda’s

Organisaties kiezen vaak tussen Microsoft 365 & Outlook of Google Workspace & Google Calendar voor hun agendabeheer. Beide systemen zijn krachtig en breed ingeburgerd. Maar wanneer het aankomt op het beheren van de fysieke vergaderruimtes, ontbreekt in beide gevallen een sluitende oplossing.

Reflex Online vult dit gat door naadloos te integreren met zowel Outlook als Google Calendar. Zo wordt uw digitale agenda gekoppeld aan de fysieke wereld: ruimtes, displays, bezoekers, aanwezigheid en rapportages.

Deze gids legt uit hoe deze integraties werken, wat ze opleveren en hoe Reflex Online een complete oplossing biedt. Ongeacht uw platformkeuze. In deze gids:

  • Waarom kiezen voor room booking integratie met Outlook en Google Calendar via Reflex Online?
  • Hoe werkt de integratie met Microsoft Outlook en Microsoft 365?
  • Hoe werkt de room booking integratie met Google Calendar en Google Workspace?
  • Veelgestelde vragen over integraties met Microsoft 365 & Outlook of Google Workspace & Google Calendar



Waarom kiezen voor room booking integratie met Outlook en Google Calendar via Reflex Online?

Outlook en Google Calendar zijn krachtige tools voor productiviteit en het reserveren van ruimtes. Maar ze missen belangrijke functies voor fysiek ruimtebeheer. Reflex biedt daarom meerwaarde met room booking displays, onze Zaaldisplays, en de RoomManager. Zonder dat uw organisatie haar vertrouwde werkwijze hoeft aan te passen. Waarom kiezen organisaties voor Reflex Online:

  • Volledige synchronisatie: Boekingen in Outlook of Google worden automatisch gekoppeld aan ruimtes in Reflex. Geen dubbele administratie of extra handelingen.
  • Realtime zichtbaarheid op locatie: Zaaldisplays tonen actuele reserveringen en ruimtebeschikbaarheid. Medewerkers kunnen ter plekke reserveren of annuleren. En aan de LED-lampjes ziet men op kantoor direct of ruimtes bezet zijn of vrij.
  • Inzicht in gebruik en no-shows: Reflex registreert aanwezigheid en bezetting. U krijgt rapportages over bezettingsgraden, no-shows en ruimtegebruik.
  • Uitbreiding met extra diensten: Integreer bezoekersregistratie, catering of AV-faciliteiten binnen dezelfde boeking. Alles vanuit één systeem.
  • Veiligheid en centraal beheer: De koppelingen zijn gebaseerd op officiële interfaces. Reflex bewaakt vervaldatums en ondersteunt IT met beheertools.

Wilt u meer weten over de Zaaldisplays? Hier leest u alles over deze room booking displays. Of neem even contact met ons op via info@reflex-online.com of +31 (0) 345 630 123.



Hoe werkt de integratie met Microsoft Outlook via Microsoft 365?

Reflex maakt voor de integratie met Outlook gebruik van een beveiligde Microsoft Graph-koppeling. Deze verbindt de vergaderruimte-agenda’s (resource mailboxes) van Outlook met het platform van Reflex Online:

Voordelen:

  • Boekingen in Outlook worden automatisch gesynchroniseerd met Reflex
  • Zaaldisplays tonen reserveringen en beschikbaarheid in realtime
  • Verplaatsingen en annuleringen worden direct verwerkt
  • Inzicht in bezettingsgraad en no-shows per ruimte of locatie
  • Reserveringen via Zaaldisplays worden ook in de Outlook-agenda bijgewerkt

Gebruikerservaring:

  • Gebruikers boeken vergaderingen zoals gebruikelijk in Outlook
  • Gebruikers krijgen extra mogelijkheden om ruimtes ter plekke te reserveren
  • Aan LED-lampjes ziet men van afstand of een ruimte bezet is of vrij: dat voorkomt onnodige verwarring en onderbroken meetings
  • Reflex zorgt op de achtergrond voor koppeling met fysieke ruimtes en displays

Beheerfunctionaliteit:

  • Configuratie via Microsoft Graph in Azure AD
  • Rechten en toegang worden centraal beheerd
  • Reflex bewaakt de geldigheid van authenticatiegegevens

Voor technische implementatie-instructies verwijzen wij naar onze beveiligde beheerhandleiding of supportomgeving. Uiteraard helpen onze experts u met het opzetten van de noodzakelijke koppelingen tijdens het onboardingsproces.



Hoe werkt de room booking integratie met Google Calendar en Google Workspace?

Ook voor organisaties die werken met Google Calendar biedt Reflex een krachtige integratie. Via een OAuth 2.0-koppeling krijgt Reflex toegang tot de agenda’s van vergaderruimtes.

Voordelen:

  • Synchronisatie tussen Google-agenda’s en Reflex
  • Realtime weergave van reserveringen op Zaaldisplays
  • Eenvoudige configuratie via Google Cloud Console
  • Beheer van rechten en agenda-toegang volledig onder controle
  • Reserveringen via Zaaldisplays worden ook in de Outlook-agenda bijgewerkt

Gebruikerservaring:

  • Gebruikers boeken zoals gewoonlijk in Google Calendar
  • Reflex registreert automatisch de ruimte en koppelt deze aan de juiste Zaaldisplay
  • Ook verplaatsingen of annuleringen worden gesynchroniseerd
  • Aan LED-lampjes ziet men van afstand of een ruimte bezet is of vrij: dat voorkomt onnodige verwarring en onderbroken meetings

Beheerfunctionaliteit:

  • Autorisatie via eenmalige OAuth 2.0-configuratie
  • Toegang tot ruimteagenda’s via gedeelde rechten
  • Centrale controle over gekoppelde ruimtes en agenda’s

Meer informatie over de technische stappen vindt u in onze implementatiehandleiding voor Google Workspace. Voor technische implementatie-instructies verwijzen wij naar onze beveiligde beheerhandleiding of supportomgeving. Uiteraard helpen onze experts u met het opzetten van de noodzakelijke koppelingen tijdens het onboardingsproces.

Reflex: de ideale oplossing voor room booking

Of u nu werkt met Microsoft Outlook of Google Calendar: Reflex RoomManager integreert perfect. De combinatie van krachtige agenda’s met een slim reserveringssysteem en Zaaldisplays maakt Reflex tot de ideale uitbreiding voor professioneel ruimtebeheer. Kies voor maximale benutting van uw vergaderruimtes met minimale inspanning voor gebruikers. Vraag een vrijblijvende demo aan of neem even contact met ons op via info@reflex-online.com of +31 (0) 345 630 123.

 

Veelgestelde vragen over integraties met Microsoft 365 & Outlook of Google Workspace & Google Calendar



Ondersteunt Reflex zowel Outlook als Google Calendar?

Ja. Reflex koppelt met beide platformen via officiële interfaces (Graph API, OAuth 2.0).


Moeten gebruikers iets anders doen dan ze gewend zijn?

Nee. De koppeling is volledig onzichtbaar voor de eindgebruiker.


Worden wijzigingen zoals annuleringen ook gesynchroniseerd?

Ja, alle wijzigingen in Outlook of Google worden automatisch verwerkt in Reflex.


Wat is het verschil tussen de twee koppelingen?

Beide leveren functioneel hetzelfde resultaat. De technische configuratie is verschillend, afhankelijk van uw platform (Graph API of OAuth 2.0).


Waar vind ik technische instructies?

Deze zijn beschikbaar in onze besloten implementatiehandleidingen of via de supportomgeving.