Met ons reserveringssysteem heeft u alle relevante informatie over bezetting van de vergaderzalen

Efficiënt vergaderen op basis van rapportages

Nederlandse werknemers zitten zo’n 29 uur en 39 minuten per maand in vergaderingen. Dat is bijna 15 werkdagen per jaar. Gemiddeld kost dit ondernemers € 6.508 op jaarbasis, zo blijkt uit recent onderzoek. Daar komt nog eens bij dat maar liefst 85 procent van de werknemers aangeeft dat ze achter hun bureau productiever zijn. Met RoomManager online room booking van Reflex kunt u efficiënt vergaderen op basis van rapportages. Via de Rapportage module draait u simpel en snel overzichten uit van de bezettingsgraad, bijgeboekte faciliteiten en andere kostenposten. Hoe dit in zijn werk gaat? We leggen het u uit.

Online een ruimte reserveren

Uit het onderzoek komt verder naar voren dat 61 procent van de Nederlandse werknemers van mening is dat de vergaderruimtes ouderwets zijn en niet voldoen aan de 2020-standaarden. 33 procent baalt van het gebrek aan informatie over tijd en locatie en 26 procent geeft aan dat het vaak gebeurt dat de juiste mensen niet of te laat aanschuiven. Ons room booking voor vergaderruimtes bestaat uit vijf modules, die meetings een stuk efficiënter maken. U kunt een ruimte reserveren in Outlook, Office365 en Google Calendar of via de Online reserveren module.

Leestip: Vergaderruimtes reserveren met een big smile

Efficiënt vergaderen op basis van rapportages

Met de online room booking van Reflex houdt u realtime bij hoe vaak een ruimte gereserveerd is, of meetings uitlopen, wie welke ruimte reserveert, welke zalen vaak leeg staan, of er no-shows waren en wat drukke en minder drukke momenten zijn in de agenda. Het antwoord op al uw vragen. Efficiënt vergaderen op basis van rapportages betekent dat u beter kunt inplannen en rendabeler te werk kunt gaan. Het scheelt bovendien een hoop oponthoud...en de helft aan irritatie. De Rapportage module in onze room booking software laat ook zien wie een zaal heeft gereserveerd, wanneer de meeting plaatsvond en of/welke aanvullende faciliteiten zijn geboekt. In een bedrijfsverzamelgebouw of binnen een onderneming met meerdere filialen biedt dit de mogelijkheid om gemaakte kosten direct aan de juiste persoon in rekening te brengen.

Leestip: 5 tools voor innovatieve ondernemers

Een welkomscherm en zaaldisplays

33 procent van de Nederlandse werknemers baalt dus van het gebrek aan informatie over tijd en locatie en 26 procent geeft aan dat het vaak gebeurt dat de juiste mensen niet of te laat aanschuiven. Met een welkomscherm en zaaldisplay voorkomt u dit soort onduidelijkheden. Bezoekers worden meteen bij binnenkomst naar de juiste locatie doorverwezen en daar aangekomen, treffen ze een zaaldisplay bij de deur die aangeeft welke bijeenkomst er plaatsvindt. Het is ook mogelijk om via een persoonlijke login een zaal te reserveren, bij te boeken of vrij te geven op het zaalscherm. Een zaal reserveren met faciliteiten kan ook: een beamer, presentatiescherm, whiteboard, koffie, thee of catering bijvoorbeeld.