Het gemak van Office 365 gecombineerd met het inzicht dat een facilitair systeem biedt

Zaal reserveren met faciliteiten

Verhuurt u vergaderruimtes aan andere partijen? Maakt u veel gebruik van presentatiemateriaal: een beamer, whiteboard of presentatiescherm bijvoorbeeld? Plant u bijeenkomsten tijdens lunchtijd? Dan kan een zaal reserveren met faciliteiten handig zijn. In de RoomManager Catering module boekt u eenvoudig kantoorartikelen, koffie, thee of een lunch. Dit kan via uw pc, tablet of mobiel en op de zaaldisplay bij de deur van de vergaderruimte. We leggen u uit hoe het werkt.

Een zaal reserveren met faciliteiten

Een zaal reserveren met faciliteiten werkt simpel en snel met RoomManager. U kunt bij het reserveren aangeven welke extra’s u wilt bijboeken. Deze faciliteiten zijn afhankelijk van de diensten die u aanbiedt en kunnen in de Catering module van RoomManager worden ingevoerd. Deze verzoeken worden in handige overzichten doorgestuurd naar uw facilitaire dienst, die ervoor zorgt dat alles voor aanvang klaar staat in de vergaderruimte.

Vergaderruimte reserveren vanuit uw online agenda

Outlook, Office365 en Google Calendar zijn de meest gebruikte online agenda’s op kantoor. Met Reflex RoomManager kunt u een ruimte reserveren in Outlook, Office365 en Google Calendar en ook direct aanvullende faciliteiten bijboeken. Onze room booking kan worden gekoppeld aan de bestaande agenda. Plan een dag en tijd en nodig deelnemers uit. Zij ontvangen via e-mail een notificatie van de vergadering en worden uitgenodigd om deel te nemen. Een vergaderruimte reserveren vanuit uw online agenda kan op de computer, maar ook via de app van uw aanbieder: op tablet en mobiel. Zo breidt u uw bestaande agendasysteem op een eenvoudige manier uit tot een volwaardig room booking voor vergaderruimtes.

 

Leestip: 5 redenen om Office 365 uit te breiden

Leestip: Vergaderruimtes boeken via een app

Catering via zaaldisplays

Naast de Catering module en de mogelijkheid om RoomManager te koppelen aan uw online agenda, is er ook een Zaaldisplay module. Deze maakt contact met zaalschermen in tabletformaat, die u bij de deur van elke ruimte bevestigt. Op de zaaldisplays wordt de beschikbaarheid van ruimtes getoond en kan een zaal direct worden gereserveerd, verlengd of vrijgegeven. En ook een zaal reserveren met faciliteiten kan via het scherm bij de deur. Reserveren gaat met een persoonlijke login via uw e-mailadres.

Leestip: Inzicht en overzicht met een welkomscherm en zaaldisplays

Inzicht met de Rapportage module

Biedt u bij het reserveren van een zaal faciliteiten aan, dan houdt de Rapportage module de statistieken voor u bij. Hiermee heeft u inzicht in wie welke vergaderruimte heeft geboekt en welke extra’s zijn gereserveerd. U draait simpel en snel een overzicht uit per klant en kunt hiermee direct de juiste partij factureren. Efficiënt vergaderen op basis van rapportages betekent ook dat u beter kunt inplannen en rendabeler te werk kunt gaan.