De top 5 systemen voor bezoekersregistratie vergeleken

Waar letten we op in deze vergelijking?

Bij Reflex Online vinden we het belangrijk om systemen eerlijk en inhoudelijk te vergelijken. In deze analyse richten we ons op kenmerken die volgens ons essentieel zijn voor een professionele bezoekersregistratie:

• Informatiebeveiliging: Is de oplossing aantoonbaar ISO 27001-gecertificeerd? Een veilige omgang met persoonsgegevens is extreem belangrijk, want wat als gegevens van uw bezoekers op straat komen te liggen of er een datalek is?
• Veiligheid op locatie: Ondersteunt het systeem een calamiteitenlijst en/of BHV-app? Als je alle gegevens van bezoekers hebt, is het wel zo handig om deze in te zetten voor veiligheid.
• Gastbeleving: Wordt een gast professioneel ontvangen? Denk een notificatie naar ontvangers van het bezoek, een aanmeldzuil ter plekke, intercomzuil voor directe communicatie of pre-registratie en communicatie vooraf?
• Technische integratie: Is het systeem te koppelen met tools zoals Outlook, Teams of Google Workspace?
• Gebruiksvriendelijkheid en schaalbaarheid: Is het systeem intuïtief en geschikt voor groei?
  
  

Vergelijking van bezoekersregistratiesystemen

Er zijn veel oplossingen voor bezoekersregistratie op de markt, maar niet elke tool is geschikt voor elke organisatie. Om je te helpen bij het maken van een weloverwogen keuze, hebben we onderstaand overzicht gecreëerd. Daarnaast hebben we per systeem een korte conclusie geformuleerd. Zo zie je in één oogopslag welk systeem het beste bij jouw situatie past.

Reflex Visitor
Reflex Visitor biedt een zeer complete en veilige oplossing voor bezoekersregistratie. Het systeem combineert gebruiksgemak met een sterke focus op veiligheid en compliance. Denk aan de BHV App met calamiteitenlijst, intercomfunctionaliteit en de ISO 27001 certificering van de organisatie. De integraties met Microsoft 365 en Google maken het breed inzetbaar. Reflex Visitor is daarmee geschikt voor organisaties die maximale controle en betrouwbaarheid willen in hun bezoekersproces.

DigiReceptie
DigiReceptie is een toegankelijke oplossing die goed scoort op basisfunctionaliteiten zoals QR-check-in, badge printing en hostmeldingen. Voor eenvoudiger gebruikssituaties is dit een aantrekkelijk geprijsd systeem. Tegelijkertijd mist DigiReceptie enkele belangrijke elementen voor organisaties met hogere beveiligingseisen, zoals ISO 27001-certificering, intercomfunctionaliteit en BHV-ondersteuning.

EVA Bezoekersregistratie
EVA biedt een solide set functionaliteiten, waaronder voorregistratie, QR-check-in, badge printing en optioneel ook ID-verificatie. Het systeem ondersteunt ook koppelingen met M365 en Paxton. Wat wel opvalt, is het ontbreken van intercomfunctionaliteit en het feit dat het systeem niet ISO 27001-gecertificeerd is. Dat is zeer relevant voor organisaties die met gevoelige (persoons)gegevens werken. 

Envoy Visitors
Envoy richt zich op moderne gebruikerservaring en gebruiksgemak, met sterke integraties in Google- en Microsoft-omgevingen. De interface en onboarding zijn gebruiksvriendelijk. Tegelijk ontbreken er belangrijke veiligheidsfuncties. Zoals de BHV App en calamiteitenlijst en intercom. Ook is niet transparant waar de data worden opgeslagen. Dat is voor organisaties met databeveiligingsbeleid een punt van aandacht kan zijn.

Eptura (Proxyclick)
Eptura biedt een krachtige oplossing met nadruk op toegangscontrole, inclusief ID-scan en diverse hardwareopties zoals kiosken. Het systeem is ISO 27001-gecertificeerd en geschikt voor complexe of internationale omgevingen. Tegelijk ontbreken praktische veiligheidselementen zoals BHV-functionaliteit, een calamiteitenlijst of intercom. Daarmee is Eptura vooral geschikt voor organisaties met hoge eisen op toegangsbeheer, maar minder voor het middensegment en kleinere bedrijven.

Waarom is veiligheid van gegevens zo belangrijk bij bezoekersregistratie?

Een bezoekersregistratiesysteem verwerkt persoonsgegevens zoals namen, e‑mailadressen, aankomsttijden en bedrijfsnamen. Juist daarom is het van essentieel belang dat gegevens veilig worden opgeslagen en beheerd. ISO 27001-certificering is de internationale norm voor informatiebeveiliging van onder andere persoonsgegevens. Dit vormt een objectieve maatstaf voor hoe zorgvuldig een aanbieder met deze gegevens omgaat. Organisaties die hier niet aantoonbaar aan voldoen, lopen risico op boetes, reputatieschade of datalekken.

Reflex Visitor: combinatie van veiligheid, communicatie en eenvoud. Reflex Visitor springt er in deze vergelijking op de volgende onderdelen uit:

1. Volledige ISO 27001-certificering: inclusief processen én datacenterlocaties in Nederland met data die Europa niet verlaat.
2. Communicatiemogelijkheden: directe communicatie via onze aanmeldzuil of intercomzuil met notificaties via diverse kanalen.
3. Veiligheid op locatie: dankzij een realtime calamiteitenlijst én BHV App voor het melden van calamiteiten en het oproepen van BHV’ers.

Daarbij biedt Reflex Visitor krachtige integraties met Microsoft 365 en Google Workspace, plus een overzichtelijke interface en hardware die past bij elke organisatie.

Waarom kiezen organisaties voor Reflex Visitor?

Reflex Visitor is een geavanceerd systeem dat veiligheid, gebruiksgemak en integraties samenbrengt. Maar wat écht het verschil maakt? Onze aanpak. Reflex is namelijk meer dan alleen software. Bij Reflex Online combineren we al meer dan 20 jaar technologie met praktijkkennis. Ons team denkt actief mee, adviseert op maat en biedt ondersteuning die verder gaat dan alleen de techniek.

Klanten kiezen Reflex Visitor vanwege:

• Gebruiksgemak: Intuïtieve interface, snel te implementeren en makkelijk te beheren.

• Veiligheid: ISO 27001-gecertificeerd, volledig AVG-proof en dataopslag in Nederland.

• Beschikbaarheid: Meer dan 99,97% uptime over de afgelopen drie jaar.

• Schaalbaarheid: Voor kleine kantoren én multinationals met meerdere locaties.

• Voortdurende innovatie: Regelmatige updates op basis van klantfeedback.

Meer weten?

Bent u benieuwd hoe Reflex Online uw bezoekersproces kan versterken? Vraag een vrijblijvende demo aan of mail naar info@reflex-online.com of bel ons via 0345 630 123. Wij denken graag met u mee over een veilige, toekomstgerichte oplossing die past bij uw organisatie.