Met de Reflex RoomManager softwaretool plant u een afspraak in, waarbij u direct een vergaderruimte kunt reserveren

Room booking voor vergaderruimtes

Eindelijk alle informatie op één plek! Overzichtelijk en toegankelijk voor iedereen. Reflex RoomManager is room booking voor vergaderruimtes en andere zakelijke ontmoetingsplekken. De ultieme tijdbesparende oplossing die het efficiënt beheren en reserveren van vergaderruimtes mogelijk maakt. Wat zijn de mogelijkheden van RoomManager? Welke modules zijn er? En wat zijn de voordelen voor bedrijven? Alles wat u moet weten over ons online reserveringssysteem.

Hoe RoomManager werkt

RoomManager is room booking voor vergaderruimtes en andere werkplekken. Denk bijvoorbeeld aan het toenemende aantal flexplekken, aan zalen of aan algemene ruimtes die worden gedeeld met andere ondernemers in het pand. Het werkt simpel: u koppelt de software aan uw bestaande agendasysteem - van Office, Outlook365 of Google Calendar bijvoorbeeld - en kunt meteen gebruik maken van de gekozen modules. Deze maken het o.a. mogelijk om een ruimte te reserveren, faciliteiten bij te boeken, reserveringen weer te geven op een welkomscherm en zaaldisplay en om de statistieken uit te draaien als rapportage. Er zijn twee mogelijkheden:

  1. met een koppeling naar uw bestaande online agenda zoals Office, Outlook of Google Calender
  2. inplannen via de ‘Online reserveren’ module van RoomManager 

De voordelen van room booking voor vergaderruimtes

  • Simpel en snel zalen reserveren en beheren
  • Inplannen kan op de computer, maar ook via de mobiele app voor tablet en telefoon
  • Te koppelen met Outlook, Office365 en Google Calendar
  • Altijd realtime inzicht, online en op een welkomscherm of zaaldisplay bij de deur
  • Room booking + extra faciliteiten bijboeken: een beamer, presentatiescherm of lunch
  • Met een paar klikken draait u rapportages uit over de bezettingsgraad en eventuele kostenposten

Leestip: Vergaderruimtes reserveren met een big smile

 Vijf modules voor room booking en aanvullende diensten

Onze room booking voor vergaderruimtes bestaat uit vijf modules, die meetings een stuk efficiënter maken. U kunt ook kiezen voor een koppeling met uw huidige online agenda en de module ‘Online reserveren’ niet meenemen in uw pakket.

1. Room booking voor vergaderruimtes

In de module ‘Online reserveren’ worden ruimtes gereserveerd en beheerd. U kies een tijd, locatie en stuurt alle deelnemers een uitnodiging per mail. Dit regelt RoomManager allemaal voor u. Geen losse mailtjes meer dus. Bijhouden wie wel en niet aanwezig zal zijn is ook niet nodig. De module toont een handig overzicht. De informatie is altijd realtime en kan zowel op de pc, als via de RoomManager app of op een zaaldisplay bij de deur worden ingezien en aangepast. Reserveren werkt met een persoonlijke login via uw e-mailadres. De module ‘Online reserveren’ is niet van toepassing als u besluit om Reflex RoomManager te koppelen aan Outlook, Office365 of Google Calendar

Leestip: Vergaderruimtes boeken via een app

2. Welkomscherm

Via deze module kan RoomManager worden gekoppeld aan een welkomscherm. Een digitaal scherm bij de ingang of receptie geeft bezoekers en medewerkers niet alleen een warm welkom, maar voorkomt ook verwarring en irritatie. Niets is vervelender voor uw gasten dan eindeloos zoeken naar de juiste locatie. Uw receptie is bovendien een hoop tijd kwijt aan dit soort vragen. Een welkomscherm toont de tijden en locaties van de vergaderingen van die dag. Op die manier zien bezoekers in één oogopslag waar ze moeten zijn.

3. Zaaldisplay

Naast het welkomscherm is het ook mogelijk om ons online reserveringssysteem voor vergaderruimtes te koppelen aan de zaaldisplays van Reflex. Dit zijn displays in tabletformaat die u bij de deur van elke ruimte hangt om gasten daar inzicht en overzicht te bieden. U heeft ook de mogelijkheid om direct een ruimte te reserveren of vrij te geven of om te kijken of elders in het gebouw nog een zaal kan worden gereserveerd.

4. Rapportages

Kostenbesparend werken begint met inzicht. Statistieken over de bezettingsgraad van uw vergaderruimtes en eventuele kostenposten, zoals no-shows en bijgeboekte faciliteiten. De managementmodule verzamelt alle gegevens en geeft u in een handomdraai inzicht en overzicht. Dit biedt u de mogelijkheid om aan de hand van rapportages te optimaliseren en kosten direct bij de juiste partij te innen.

5. Catering

De beste meetings beginnen met een goede kop koffie! Als gastheer wilt u het bezoekers natuurlijk een warm welkom bieden. Soms duurt een overleg langer en wilt u misschien ook catering bij bestellen. Of er zijn extra stoelen nodig of presentatiemiddelen als een beamer, whiteboard of presentatiescherm. Ook dit regelt u direct in de RoomManager room booking voor vergaderruimtes. De facilitaire dienst krijgt een seintje en zorgt ervoor dat alles op moment van aanvang gereed staat.