Ontmoeten op kantoor makkelijk maken

Hybride werken is hot. Werknemers verdelen hun werktijd steeds vaker tussen werken op kantoor en werken vanuit huis of een andere locatie. En dat brengt allerlei nieuwe uitdagingen met zich mee. Want waarom zou een medewerker nog naar kantoor komen, als het werk net zo goed vanuit huis gedaan kan worden? Elkaar ontmoeten is nog steeds erg belangrijk. Maar wat is nou de meerwaarde van elkaar ontmoeten op kantoor? En hoe kunt u ontmoeten op kantoor makkelijk maken?

Op deze pagina leert u in vier minuten leestijd:

  • Waarom elkaar ontmoeten op kantoor belangrijk is
  • Waarom medewerkers naar kantoor willen komen
  • Hoe u ontmoeten op kantoor makkelijk kunt maken
  • Wat wij daarin voor u kunnen betekenen


Waarom elkaar ontmoeten belangrijk blijft

Het kantoor verandert. Dat hebben we het afgelopen jaar wel geleerd. Vanwege de Coronapandemie is het hybride werkplekmodel versneld geadopteerd. Medewerkers geven zelf ook aan liever vanuit huis te werken en daar ook productiever te zijn, zo blijkt uit onderzoek van McKinsey. Maar tegelijkertijd blijkt uit diverse onderzoeken dat persoonlijk en face-to-face contact nog steeds belangrijk is. Dat komt omdat face-to-face contact:

  • Een goed verstandhouding tussen collega’s bevordert
  • Wederzijds vertrouwen schept
  • De onderlinge relaties verbetert, ook door het oppikken van non-verbale communicatie.

Bovenstaande drie zaken worden als zodanig ervaren door zowel medewerkers als leidinggevenden. En waar zowel werknemers als werkgevers het volgens PWC over eens zijn: het kantoor wordt daardoor meer en meer een ontmoetingsplek.

Leestip: Waarom ontmoeten belangrijk blijft

Waarom willen medewerkers nog naar kantoor komen?

Over dit onderwerp schreven we al eerder uitgebreid in ons blog over hybride werken. Bij een onderzoek van Salesforce bleek dat slechts 37% remote werken als de meest aantrekkelijke optie zijn. Het overgrote deel van de medewerkers wil dus zeker nog wel naar kantoor komen. Vooral bij de jongere generatie is die wil er. De belangrijkste redenen waarom medewerkers naar kantoor willen komen zijn:

  • Toegang tot betere apparatuur en netwerken. De randvoorwaarden op kantoor zijn voor veel personen beter dan thuis. Daarnaast heeft men op kantoor vaak toegang tot specialistische apparatuur.
  • Het maken van connecties. Dat merkt u zelf vast ook wel als u veel thuiswerkt, contact verwaterd snel. En uit onderzoek van Salesforce blijkt dat maar medewerkers die regelmatig naar kantoor komen maar liefst 19% kans hebben op waardevolle sociale relaties met collega’s.
  • Profiteren van de bedrijfscultuur. Een bedrijfscultuur is uniek en essentieel voor het succes van de medewerkers en daarmee de organisatie. Aanwezigheid op kantoor verstevigt de bedrijfscultuur, leidt tot meer samenwerking, verbetert het opbouwen van relaties tussen collega's en helpt bij opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden.
  • Mogelijkheden om te leren. Zeker de jongere generatie ziet het kantoor als een plek waar men kan leren. Leren van collega’s, maar ook door het volgen van trainingen en opleidingen.
  • Besparen op reiskosten en reistijd. Werknemers die hybride werken besparen reistijd, met alle positieve neveneffecten van dien. Daarnaast sparen werkgevers significant op reiskosten.

Hoe kunt u ontmoeten op kantoor makkelijk maken?

Ondanks alle voordelen van het werken op kantoor en goede intenties van collega’s, merkt u in de praktijk vast ook dat het soms lastig is om medewerkers te motiveren daadwerkelijk naar kantoor te komen. Een vaak genoemde barrière komt voort uit onzekerheid. Bijvoorbeeld: is er, als ik er ben, wel een werkplek voor mij beschikbaar? Zit ik dan ook bij die leuke collega in de buurt? Die onzekerheid wilt u wegnemen en daarom moet u het voor medewerkers zo makkelijk en aantrekkelijk mogelijk maken om naar kantoor te komen. Dat kan op allerlei manieren. Ontmoeten makkelijk maken is onze missie. Dat doen wij al sinds 2005 met slimme oplossingen voor talloze klanten. 

Technologie om ontmoeten makkelijk te maken

Er zijn talloze oplossingen om ontmoeten op kantoor makkelijk te maken. Verschillende aanbieders bieden zogenaamde point-solutions. Een oplossing voor één enkel probleem, zoals het reserveren van werkplekken. Bij Reflex Online maken we ontmoeten makkelijk, dat doen wij met een totaaloplossing voor onder andere de volgende uitdagingen:


Reserveren van werkplekken en werkruimten

Met ons systeem maakt u werkplekken, flexplekken of studieplekken reserveren nog makkelijker en toegankelijker. Medewerkers of studenten reserveren snel en eenvoudig een werkplek via een app op hun telefoon of snel en eenvoudig via de browser op hun laptop of PC.


Medewerkers, bezoekers of gasten aan- en afmelden

Er is vrije inloop en u wilt alle medewerkers, bezoekers of gasten die het gebouw betreden registreren, of u wilt enkel bezoekers registreren die vooraf een afspraak maken met uw organisatie. In beide gevallen bieden wij een aanmeldsysteem op maat.


Vergaderruimtes reserveren en beheren

Er komen steeds meer ruimtes om in te vergaderen, te brainstormen of juist geconcentreerd te kunnen werken. Zeker door het hybride werken. In zo’n situatie kunt u niet meer zonder een reserveringssysteem. Maak vergaderruimtes reserveren makkelijk met een room booking systeem.


Online afspraken maken

Bij veel kantoren is het dagelijks een zoete inval. Weet u te allen tijde wie zich in uw pand bevindt? Of wie uw organisatie heeft bezocht? Iedereen weet dat het eigenlijk wel moet, vanuit BHV en Arbowetgeving, maar toch is dit bij veel kantoren niet goed geregeld. Dat lossen wij voor u op met onze afsprakensoftware.

Contact opnemen

Of u nu enkel vergaderruimtes of werkplekken wilt reserveren, of van alle oplossingen gebruik wilt maken: met Reflex Online heeft u een oplossing op maat.

Wilt u meer weten? Vul dan het formulier in of neem direct contact met ons op of vraag een demo aan van één van onze diensten.

Bronnen die horen bij dit artikel: