Digitale receptie: alles wat u erover moet weten

Een digitale receptie is populair en wordt steeds vaker ingezet. Of het nu gaat om de gezondheidszorg, kantoren of zorginstellingen: organisaties maken meer en meer gebruik van een dergelijk systeem. Maar wat is een digitale receptie nou eigenlijk? En waarom is het handig? Op deze pagina leert u:

  • Wat een digitale receptie is
  • Hoe het werkt (en waarom de receptiemedewerker belangrijk blijft)
  • Welke scenario’s er mogelijk zijn
  • Wat de voordelen van een digitale receptie zijn
  • Voorbeelden bij klanten met een digitale receptie


Digitale receptie uitgelegd

Laten we beginnen met het technische gedeelte. Een digitale receptie is een combinatie van hardware en software. De hardware wordt vaak gevormd door een tablet, al dan niet verwerkt in een aanmeldzuil, kiosk, vloerstandaard of bureaustandaard. Op de tablet wordt software geïnstalleerd. Deze software regelt alles rondom het aanmelden van bezoekers, het in- en uitchecken en het bijhouden van een volledige registratie. Een dergelijk systeem wordt vaak ook wel een aanmeldsysteem of bezoekersregistratiesysteem genoemd. Deze begrippen worden vaak door elkaar heen gebruikt.

Hoe werkt het?

Bij een digitale receptie denken veel mensen aan een systeem dat die vriendelijke receptiemedewerker en de welkomstbalie komt vervangen. Natuurlijk zijn er bedrijven die het aanmelden van medewerkers, gasten en bezoekers of leveranciers volledig digitaal regelen.
Maar veel vaker is digitale receptie een toevoeging op de traditionele manier van werken. Een digitale receptie is immers een hulpmiddel. Een hulpmiddel om de bezoeker een warm welkom te bezorgen, samen met de receptiemedewerker. Een kopje koffie inschenken, een praatje maken en vragen beantwoorden. Maar ook pakketten in ontvangst nemen en versturen, het overzicht bewaren van wie er op een moment in het pand aanwezig zijn.

Hoe het dan werkt? Bezoekers, medewerkers of leveranciers melden zich bij het betreden van het pand aan via het systeem. De medewerker die de afspraak zal ontvangen, krijgt vervolgens een seintje en kan zijn of haar bezoek ophalen in de wachtruimte. En als de afspraak is afgelopen, meldt de persoon zichzelf weer af. Zo heeft u altijd een compleet overzicht van wie zich er in uw pand bevinden. Belangrijk vanwege compliancy, om te kunnen voldoen aan allerlei soorten certificeringen.




Waarom kiezen voor een digitale receptie?

Reflex Visitor kan in elke branche worden toegepast: in de zorg, transport, in overheidsgebouwen, verzamelpanden, in fabrieken, et cetera. De software houdt aan de achterkant alle statistieken bij. Dit betekent dat u precies kunt uitlezen wie waar en wanneer in uw pand was. Dit kan om compliancy en veiligheidsredenen makkelijk zijn, maar bijvoorbeeld ook om de in- en uitchecks van medewerkers te monitoren. De vijf meest gehoorde redenen waarom organisaties kiezen voor een digitale receptie zijn:

  1. Compliancy & AVG: een real-time en volledig overzicht van alle in het pand aanwezige personen door het papieren inschrijfboek te vervangen met een digitale bezoekersregistratie
  2. Receptie (deels) onbemand: steeds meer bedrijven kiezen voor deels onbemande recepties. Bemand op drukke dagen en onbemand op minder drukke dagen.
  3. Efficiëntie en kostenbesparing: met een digitale receptie via aanmeldzuilen en intercomzuilen verloopt het ontvangstproces van bezoekers en leveranciers sneller en professioneler. Bezoekers kunnen zichzelf eenvoudig aanmelden via een intuïtieve interface, terwijl medewerkers direct een notificatie ontvangen. Een aanmeldzuil zorgt ook voor minder wachtrijen en een directe oplossing voor (deels) onbemande recepties. Hierdoor is er minder behoefte aan een fulltime receptionist(e), wat op termijn kosten bespaart.
  4. Veiligheid & bedrijfshulpverlening: Een goed georganiseerde digitale receptie biedt niet alleen gemak voor bezoekers, maar zorgt ook voor veiligheid binnen uw organisatie. Met automatische aanwezigheidsregistratie heeft u altijd realtime inzicht in wie er in het gebouw is, wat essentieel is voor BHV en noodsituaties. Bij een calamiteit kunnen BHV’ers snel een overzicht raadplegen en gericht actie ondernemen. Dit verhoogt niet alleen de veiligheid, maar maakt uw receptieproces efficiënter en volledig AVG-proof.
  5. 24/7 beschikbaarheid: Een digitale receptie werkt altijd – ook buiten kantooruren. Denk aan leveranciers die in de vroege ochtend komen, of bezoekers die ’s avonds aankomen. De digitale receptie blijft beschikbaar, ook als er niemand fysiek aanwezig is.

Wilt u meer informatie over de mogelijkheden? Plan dan gratis en vrijblijvend een online demo in of vul het formulier op deze pagina in.

Veelvoorkomende scenario’s bij organisaties

Dat zijn er nogal wat. We proberen het kort en krachtig te omschrijven. In grote lijnen zijn er drie veelgebruikte scenario’s waarbij een digitale receptie wordt ingezet:


Vervang het papieren inschrijfboek

Bij veel organisaties is het gebruikelijk dat gasten zomaar binnenstappen, zonder vooraf een afspraak te maken. Voorheen schreven zij zich dan vaak in op een papieren inschrijfboek op de balie. Maar volgens de Arbowetgeving, ISO- en HACCP-richtlijnen en meer recent AVG/GDPR is dat niet voldoende. U moet te allen tijde een sluitend overzicht kunnen presenteren en privacygevoelige informatie afschermen. Daarom kiezen organisaties voor een digitale receptie die een volledig overzicht biedt van wie wanneer het pand heeft betreden. Lees hier meer over het vervangen van het papieren inschrijfboek.


Bezoeken op afspraak implementeren

Een ontwikkeling die aan terrein wint, is bezoeken op afspraak implementeren met een digitale receptie. Bezoekers worden dan vooraf aangemeld en ontvangen een afspraaknummer of QR-code. Bij binnenkomst meldt de bezoeker zich aan, en degene die de afspraak heeft gemaakt ontvangt een mail of SMS dat hun bezoek is gearriveerd. Zo makkelijk kan het zijn. Hier leest u meer over bezoeken op afspraak implementeren.


Wachtrijen en balies optimaliseren

Veel servicegerichte organisaties maken gebruik van balies en wachtrijen. Daarvoor zetten zij een digitale receptie in die fungeert als wachtrijmanagementsysteem. Bezoekers melden zich op de tablet aan, al dan niet met afspraaknummer, en worden daarna naar de juist balie geleid. Zo leiden deze organisaties bezoekersstromen in goede banen. Op deze pagina treft u meer aan over wachtrijmanagement.

Wat zijn de voordelen van een digitale receptie

Bekijk de volledige top vijf voordelen van een digitale receptie.

Plan een demo

Digitale receptie van Reflex Online

Reflex Visitor is ons systeem voor digitale receptie. Met meer dan dertig kenmerken en features is Reflex Visitor geschikt voor ieder denkbaar scenario. Het systeem wordt inmiddels gebruikt door talloze organisaties.  Op deze pagina lichten we twee voorbeelden uit:


Van Excel naar efficiënte bezoekersregistratie bij Engels

Bij Engels werd bezoekersregistratie voorheen handmatig bijgehouden in een Excel-sheet, wat zorgde voor een gebrek aan overzicht en inefficiëntie. Er was geen gestructureerd systeem om bezoekers en medewerkers in en uit te checken. Dit bracht niet alleen administratieve uitdagingen met zich mee, maar ook risico’s op het gebied van veiligheid en compliance.

Sinds de implementatie van Reflex Visitor meldt iedereen zich eenvoudig aan via een digitale aanmeldzuil. Medewerkers registreren hun aanwezigheid, terwijl bezoekers zich snel en veilig kunnen aanmelden. Dit zorgt voor een compleet en realtime overzicht van wie zich in het pand bevindt, waardoor Engels nu efficiënter en veiliger werkt. Lees hier meer over het referentieverhaal van Engels.


Strakke bezoekersregistratie bij voedselproducent Seasun

Bij Seasun, een grote teler van tomaten en paprika’s, was bezoekersregistratie een tijdrovend proces. Bezoekers schreven zich handmatig in, en de receptie moest vervolgens de juiste persoon opsporen om het bezoek op te vangen. Dit zorgde niet alleen voor inefficiëntie, maar ook voor uitdagingen op het gebied van kwaliteitsmanagement en naleving van wet- en regelgeving.

Met Reflex Visitor registreert Seasun bezoekers nu digitaal bij binnenkomst. Het systeem stuurt automatisch een melding naar de juiste contactpersoon, zodat bezoekers niet onnodig hoeven te wachten. Bovendien accepteren bezoekers direct de bedrijfsregels op de aanmeldzuil, wat zorgt voor een gestroomlijnd, compliant en gastvrij proces. Lees meer over de ervaringen van Seasun.