“Het levert ons uiteindelijk meer tijd voor de klant op”

Online afspraken maken bij zorginstelling Aafje

“Het levert ons uiteindelijk meer tijd voor de klant op”, vertelt Raymond Dubbelt, Adviseur Informatiemanagement bij Aafje. Aafje is een zorginstelling met 19 locaties in de regio Rotterdam. Sinds het besluit van de overheid om bezoek aan bewoners in een verzorgings- of verpleeghuis weer beperkt toe te laten, stroomlijnt Aafje haar bezoekersstromen met Reflex Appointment. “Door de grote hoeveelheid aanmeldingen kan je wel zeggen dat mantelzorgers er goed gebruik van maken.”

Afspraken inplannen in een zorginstelling

“We hadden zeer kort de tijd om een passende oplossing te zoeken en implementeren. De overheid gaf vrij kort dag aan dat het weer mogelijk was om bezoek te ontvangen. Het leek ons niet verstandig om een ‘bypasstooltje’ of Excel spreadsheet neer te zetten”, zegt Raymond Dubbelt. Raymond is vaak betrokken bij implementaties van softwaresystemen, maar is om dit project snel van de grond te krijgen als projectleider ingezet. “We zagen dat onder andere Thebe met de oplossing van Reflex Appointment werkt en toen hebben we contact opgenomen”, geeft Raymond aan. “Ik wist natuurlijk toen ik ging bellen, dat ik zou gaan vragen om een heel korte doorlooptijd. Reflex heeft er samen met een team van Aafje alles aan gedaan om ons precies op de gewenste datum in de lucht te hebben en dat is uiteindelijk ook gelukt.”

Leestip: Alles over Reflex Appointment voor zorginstellingen

Reflex Appointment geeft de zorg meer tijd

“Na enkele dagen hadden we al 750 afspraken binnen, dat ging erg hard. Voor de zorgmedewerkers scheelt dat dus al 750 keer de telefoon opnemen, een afspraak inplannen en bevestigen”, vertelt Raymond. “En waarschijnlijk is een handmatig proces nog tijdrovender, omdat je dan op papier of in Excel aan het schuiven bent. Nu zijn er vaste tijdsloten ingeregeld en kunnen mensen alleen op de beschikbare momenten inschrijven. Dat scheelt enorm veel tijd, die we nu aan de klant kunnen besteden.”

Ervaringen van medewerkers met het systeem

De implementatie van Reflex Appointment bij Aafje is goed verlopen en ook de ervaringen van medewerkers zijn positief. “We hebben geen signalen gehad dat mantelzorgers extreem veel aan het bellen zijn. Op de locaties zelf hebben we de locatiebeheerders toegang gegeven. Ook daar krijgen we erg weinig vragen”, vertelt Raymond. “Dat is een goed teken. We wisten dat we veel vroegen aan Reflex, inclusief demosessies met mensen met veel vragen, en we waarderen zeer hoe alles is verlopen.”